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Des processus dématérialisés et des circuits de validation accélérés avec la GED pour l’Ecolint, grande école internationale basée à Genève.

L’Ecole Internationale de Genève (Ecolint), établissement d’enseignement maternel, primaire et secondaire à vocation internationale, recommande DocuWare pour la dématérialisation et la validation de ses documents (factures, contrats…).

Fondée en 1924 par des fonctionnaires du BIT (Bureau international du travail) et de la Société des Nations (devenue l’ONU), l’Ecolint est l’établissement scolaire accueillant la communauté la plus diversifiée au monde. Avec 140 nationalités et 80 langues maternelles, l’école dispose de 3 campus, qui accueillent au total 4500 élèves de 4 à 18 ans.

Première école internationale jamais créée, l’Ecolint n’a cessé d’innover depuis sa création, notamment à travers la création du Programme du diplôme du Baccalauréat International. L’établissement emploie actuellement 1125 employés (professeurs, fonctions support) pour gérer son fonctionnement au quotidien. 

Avec plus de 9.000 factures annuelles et 10.000 documents se rapportant aux dossiers élèves, cette structure de taille importante faisait face à une volumétrie conséquente de documents papiers, ces derniers entrainant des risques liés à la perte, aux oublis ou aux défauts de suivi. Cela était d’autant plus problématique que l’Ecole est présente sur 3 campus distincts.

Pays:
Suisse
Industrie:
Éducation
Domaine d’utilisation:
Comptabilité |Achats |Administratifs
Déploiement:
On-Premises
Integration:
ERP Select Line

A l’issue d’un appel d’offres, nous avons retenu DocuWare en raison de la puissance de son paramétrage, de sa flexibilité et de sa capacité à gérer tous types de documents : factures, contrats, budget. Enfin, son rapport qualité prix a également été un critère de choix déterminant.

Vincent PUTTEMANS
Responsable Comptabilité, Ecole Internationale de Genève – ECOLINT, Genève (Suisse)

Pour remédier à ce problème, l’établissement se met en quête d’une solution de dématérialisation fin 2019, pour une mise en place début 2020. Son Responsable Comptable, Vincent Puttemans, était déjà familiarisé avec ce type d’outils au cours de ses précédentes fonctions. Ses différentes expériences professionnelles lui ont fait rapidement prendre conscience des bénéfices engendrés par la digitalisation, en termes de gain de temps, de stockage, de suivi et d’automatisation des processus.

A l’issue d’un appel d’offres, la solution DocuWare est retenue début 2020. Ses fonctionnalités de paramétrage particulièrement poussées, sa flexibilité et sa transversalité permettant de gérer tous types de documents (factures d’achats, contrats, dossiers clients, budgets…) avec une gestion des droits d’accès remportent l’adhésion des équipes.

Enfin, le rapport qualité/prix, jugé plus satisfaisant que celui des offres concurrentes, fait définitivement pencher la balance en faveur de la solution DocuWare. Après une phase d’installation et de prise en main de l’outil, la solution est généralisée et adoptée par la plupart des équipes lors du premier confinement de mars 2020.

« La totalité de nos équipes ont basculé en télétravail en mars 2020 », précise Vincent Puttemans. « DocuWare a tout de suite prouvé sa puissance à cette période, au cours de laquelle nous avons pu traiter et approuver les factures sans problème depuis notre domicile ».

Désormais, le télétravail a été instauré dans l’école pour certains départements, avec un retour en présentiel à 80%. Le personnel a pris l’habitude d’accéder à DocuWare et de valider les factures à la maison ou en mobilité. « C’est une nouvelle habitude de travail » précise Vincent Puttemans.

Ce sont ainsi plus de 250 utilisateurs, dont 20 utilisateurs clés, qui utilisent l’outil, aussi bien en consultation qu’en validation au quotidien. De nombreux départements de l’établissement sont concernés : la Finance/ Comptabilité en premier lieu pour le traitement et la validation des factures, mais également les professeurs, pour valider les factures de leur département, le service Achats pour la validation des contrats, ou encore la logistique et les frais généraux.

Le système de workflows est ainsi largement utilisé au sein des différents services, ce qui favorise le travail collaboratif et l’accélération des processus de validation. L’accompagnement, la disponibilité et la réactivité du distributeur partenaire DocuWare local ont été un facteur décisif dans la réussite de ce projet d’envergure, qui mobilise une grande partie du personnel de l’établissement. 

Très satisfaite de l’outil, la Direction analyse désormais l’opportunité d’étendre le périmètre de DocuWare à la gestion des dossiers RH.

DocuWare a tout de suite prouvé sa puissance durant le confinement, où nous avons pu valider les factures à la maison, sans aucune interruption de nos processus comptables.

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