Si su organización tiene algunos empleados en la oficina central y otros tantos repartidos en las ubicaciones donde se realizan sus proyectos, es fácil que un proceso aparentemente sencillo se ralentice y resulte ineficiente.
Pongamos que es el director de una empresa de construcción ubicada en San Francisco, pero que trabaja en una obra en la ciudad de Nueva York. Es probable que sus proveedores y subcontratistas envíen las facturas y los pagos a su oficina central, pero los ingenieros necesitan comprobar y aprobar estos documentos mientras están sobre el terreno, en Nueva York. Debido a este ir y venir, la coordinación de las aprobaciones conlleva más tiempo y esfuerzo de lo que debería.
El análisis de los procesos es un tipo de análisis de proceso empresarial que identifica las oportunidades que existen para simplificar y automatizar los flujos de trabajo. En la empresa de construcción del anterior ejemplo, el hecho de analizar el proceso de tratamiento de las facturas permitiría identificar cuellos de botella en el flujo de trabajo documental y, posteriormente, diseñar las mejores soluciones. Mediante la implementación de un sistema de gestión documental digital, podría escanear una factura al recibirla en la oficina central, archivar la factura electrónica en un depósito de documentos central y enviarla automáticamente para su aprobación.
De esta forma el proceso sería mucho más eficiente que la opción actual, que implica enviar facturas de un sitio a otro y hacer un seguimiento de la aprobación. Un ingeniero destacado en Nueva York podría recuperar la aprobación en un dispositivo móvil y revisarla en cuestión de segundos.
A medida que las organizaciones pasan de procesos basados en papel a procesos basados en la gestión documental digital, este tipo de análisis de proceso empresarial se convierte en un paso importante para sacar el máximo partido de las inversiones en tecnología.
He aquí tres ventajas que tiene hacer este paso:
1) Mayor transparencia: el análisis de procesos permite conocer mejor el avance de un proyecto y quién trabaja en él. La transparencia es esencial para eliminar ineficiencias.
2) Coordinación mejorada: un cuello de botella habitual en los procesos empresariales es el hecho de que un empleado se encuentre fuera de la oficina u ocupado. Si envía un documento en papel a alguien que no está en la oficina, lo más probable es que el documento permanezca en su bandeja de entrada hasta que esta persona vuelva. La optimización y automatización de los procesos implica identificar las tareas que se pueden llevar a cabo de forma paralela (sin tener que esperar a que se complete otra tarea) y definir las sustituciones.
En un flujo de trabajo digital, definir las sustituciones o las alternativas significa que el sistema reacciona automáticamente cuando detecta que el aprobador habitual está fuera de la oficina y envía la factura electrónica al sustituto del aprobador.
3) Ahorro de tiempo: la optimización de los procesos y la automatización de pasos permite a los empleados dedicar menos tiempo en acciones básicas como buscar y recopilar información.
En el contexto de la gestión documental, el análisis de procesos consiste en identificar las formas en que la información fluye por su organización a fin de mejorar la estructura del flujo de trabajo y la eficiencia. Básicamente, se crea un modelo funcional de su organización para utilizarlo en su análisis de proceso empresarial. Este modelo ayuda a definir dos aspectos del proceso: la forma en que la información fluye por su organización y los tipos de documentos en papel o electrónicos existentes y dónde se archiva la información.
Una vez que se han definido estos aspectos, ya puede determinar cuál es la forma de organización más eficaz para los componentes. Es posible que una solución sencilla y económica sea suficiente para dar respuesta a un proceso empresarial, mientras que otro puede que requiera una solución más compleja o costosa.
Lo cierto es que el ejercicio de análisis de procesos y la configuración de un flujo de trabajo digital eficaz lleva su tiempo. Puede que desee trabajar con consultores o con una empresa de servicios profesionales para que le ayuden a evaluar y mejorar sus sistemas.
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