Los servicios en la nube son flexibles, fáciles de manejar y transparentes en materia de costes. Por lo tanto, no es extraño que cada vez más empresas utilicen software en la nube. Las soluciones de alojamiento son frecuentes sobre todo en las áreas de comunicación y de gestión de proyectos. Y también cada vez más clientes de DocuWare optan por un sistema ECM en la nube. Pero ¿qué ventajas ofrece alojar el ECM en la nube? ¿Tiene también inconvenientes? Haga el test de la nube:Seguridad
¿Dónde están más seguros los documentos, en la nube o en las instalaciones propias? Si hay algo seguro, es que DocuWare Cloud ofrece la máxima seguridad, con procedimientos de cifrado de varios niveles y almacenamiento de datos redundante por partida triple que garantizan la absoluta fiabilidad en el centro de datos. (Encontrará toda la información detallada sobre el planteamiento integral de seguridad en la Documentación técnica de DocuWare Cloud.)
Para alcanzar este mismo nivel profesional de seguridad en la propia infraestructura de TI se requiere un considerable esfuerzo, que exige además invertir recursos y un conocimiento profundo de los entornos informáticos. Los clientes de la nube, por el contrario, no necesitan preocuparse de medidas de protección ante posibles fallos de funcionamiento, ni de soluciones de almacenamiento, ni de la actualización de los sistemas operativos.
Costes
Las ventajas decisivas del modelo de alojamiento en la nube son un precio fijo y previsible y licencias más económicas. El cliente no tiene que afrontar inversiones adicionales imprevistas (por ejemplo, en caso de fallar un servidor) ni cargar con gastos corrientes de mantenimiento del sistema y archivado a largo plazo. Además, puesto que el personal informático no tiene que ocuparse continuamente de la operación, del mantenimiento o de solucionar problemas de hardware, puede concentrarse en optimizar los procesos empresariales, y con ello, contribuir a asegurar el futuro de la empresa.
Flexibilidad
El concepto de DocuWare Cloud permite contratar espacio de memoria y capacidad de usuarios en función de la demanda, y contar siempre con la gama completa de funciones del paquete de ECM, incluidas todas las funciones de los distintos módulos. De este modo es posible reaccionar a los cambios sin gastos extraordinarios y adaptar el ECM flexiblemente a las nuevas necesidades de los distintos departamentos o grupos de trabajo. Aunque la configuración de formularios o los flujos de trabajo móviles para smartphones puedan parecer funciones innecesarias en un primer momento, a la larga pueden resultar muy prácticas, sobre todo si ya están incluidas en el servicio de la nube. Y, puesto que en DocuWare Cloud se incorporan de forma automática todas las actualizaciones, sus usuarios son los primeros en acceder a las funciones y tendencias de ECM más avanzadas.
Rendimiento
¿A qué velocidad se guardan los documentos en la nube, y cuánto tardan en poder visualizarse? Hay que admitir que los sistemas virtuales en la nube suelen ser algo más lentos que los sistemas físicos instalados in situ. También influyen la estabilidad y el ancho de banda de la conexión a Internet. Pero esto no significa que el usuario llegue a percibirlo realmente en todos los casos.
Ello depende, por una parte, de los volúmenes de documentos procesados, pero por otra parte también de los tiempos de reacción a los que el usuario está habituado. Así pues, en una empresa que haya trabajado hasta ahora exclusivamente en la red local, la merma de rendimiento se hará notar más que en una compañía con una red que abarca varios emplazamientos y que ya ha externalizado partes de su arquitectura de TI.
Nuestra experiencia demuestra que la ligera pérdida de rendimiento que supone el servicio alojado es en realidad en pocos casos excepcionales un obstáculo a la hora de dar el paso a la nube. Nuestro consejo: pruebe el rendimiento de DocuWare Cloud durante 30 días gratuitamente con la versión de prueba de DocuWare Cloud.
Conclusión
DocuWare Cloud es la solución de ECM del futuro para:
- Empezar con una configuración de TI mínima
- Disponer de un paquete completo que permite despreocuparse del aspecto de la seguridad
- Ampliar las funciones en cualquier momento de forma flexible
- Ahorrar
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