Actualmente, muchas empresas y organizaciones sufren un lastre difícil de detectar: una gestión documental ineficaz que malgasta recursos e incontables horas de sus empleados.
Incluso cuando los directivos de una empresa se dan cuenta que existe un gran margen en la mejora de procesos, puede que tengan ideas erróneas sobre lo que implica realmente disponer de un sistema de gestión documental corporativa.
A veces, cuando oímos hablar sobre sistemas de gestión documental o sobre la gestión de contenido empresarial nos imaginamos sistemas de gran complejidad técnica que resultan difíciles de utilizar para el personal de una empresa. Ese es un malentendido habitual.
Muchas personas creen, equivocadamente, que los sistemas de gestión documental tienen elevados costes, conllevan una larga instalación y requieren cambios drásticos en la infraestructura de TI y en los procesos empresariales ya establecidos. Estas creencias erróneas llevan a muchas empresas a perpetuar innecesariamente su precaria situación, mientras que sus competidores, liberados de sus lastres, progresan mucho más rápidamente.
A continuación se enumeran nueve hechos sorprendentes acerca de la gestión documental corporativa, desde el coste real de los sistemas ineficaces hasta el potencial de mejora de procesos si se utilizan medios de gestión documental digital:
1) Los empleados probablemente malgastan gran parte de su tiempo buscando entre papeles: los empleados dedican un promedio del 30-40 % de su tiempo para intentar recuperar información que está atrapada en almacenes de documentos, como cuentas de correo electrónico y archivadores, según se desprende de los resultados de The Paperless Project.
2) Utilizar documentación en papel supone elevados costes: si empieza a sumar lo que paga por suministros, franqueos y mensajería, y los costes de compra y mantenimiento de impresoras y fotocopiadoras, verá que el resultado es mucho mayor de lo que cabría imaginar.
3) La gestión documental afecta al desarrollo de su negocio principal: el hecho de que sus recursos estén lastrados por una gestión documental ineficaz tiene un efecto inmediato en su productividad y en los costes operativos, pero también afecta al negocio principal. Así, la forma en que su empresa gestiona el flujo de documentos puede ser o bien una carga o un elemento que le diferencie de sus competidores.
4) Un flujo de trabajo digital no requiere de una formación extensa: de hecho, un flujo de trabajo de documentos digital es muy parecido a su actual sistema de archivado en papel, con la salvedad de que es todavía más intuitivo y fácil de utilizar. Por ejemplo, al aplicar una marca electrónica en un documento digital, el aspecto es el mismo que tendría el utilizar un sello sobre papel. Pero con un flujo de trabajo de documentos digital, puede hacer que el documento se envíe automáticamente a la próxima persona del flujo, en lugar de que se quede estancado en una bandeja de salida de documentos en papel.
5) Podrá encontrar cualquier documento en segundos: en un sistema de gestión documental digital, los documentos se escanean e indexan automáticamente, lo cual proporciona potentes funciones de búsqueda de índice y de texto completo. Supongamos que desea localizar información sobre un dispositivo que se adquirió o vendió hace 15 años. Bastará con que escriba el número de serie para recuperar la factura, el recibo y otros documentos pertinentes.
6) La integración con los sistemas existentes no es un problema: es posible integrar potentes medios de gestión documental corporativa dentro de la infraestructura empresarial actual. Por ejemplo, en una plataforma de contabilidad, puede agregar un botón que permita acceso inmediato a todos los documentos contables relacionados con el contenido de la pantalla actual.
7) Rápido escaneo de los documentos físicos: la actual velocidad de la tecnología de escaneo permite crear versiones digitales a un ritmo de 30 a 60 páginas por minuto.
8) Gestión documental para todo tipo de documentos: un buen sistema de gestión documental debe ser exhaustivo: no solo debe ser capaz de organizar documentos en papel, sino también archivos digitales como correos electrónicos, documentos de Microsoft Office u otros.
9) Los flujos de trabajo digitales ofrecen simplicidad y velocidad: en lugar de aumentar la complejidad, un sistema de gestión documental permite optimizar los flujos de trabajo, como por ejemplo el proceso de revisión y aprobación de facturas, y crear automáticamente auditorías que supondrán un enorme ahorro de tiempo en el futuro.
Muchas empresas tienen un gran margen en la mejora de procesos de gestión documental. Con estas nueve cuestiones sobre la mesa, ya no hay motivo para dejar que las concepciones erróneas acerca de la gestión documental corporativa limiten a su organización.
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