La posibilidad de una recesión económica es inquietante, y su potencial impacto es difícil de predecir. Pero reducir los gastos operativos, que incluyen todo lo que tu empresa gasta para mantener el negocio en funcionamiento, seguro que tendrá un impacto positivo en la salud financiera de tu empresa. Cambiar los procesos basados en papel y las soluciones parciales como Google Drive o SharePoint por una solución de gestión documental (DMS), reducirá dichos costes en todos los departamentos donde esté implantada la solución.
Indice
1. El impacto de la eliminación del papel en los gastos de la empresa
2. ¿Cómo contener los costes de los procesos empresariales mediante la automatización?
2.1 Aprovecha al máximo el tiempo del personal
2.2 Controla los costes de tu departamento financiero
2.3 Vigila los gastos
2.4 Gana productividad invirtiendo en tecnología para tu equipo de trabajo remoto
3. Los beneficios a largo plazo de implantar un gestor documental (DMS)
Los gastos operativos incluyen nóminas, alquileres, impuestos, seguros, viajes y servicios públicos, así como comisiones de ventas y amortización de activos. El coste de los bienes vendidos, el desembolso en efectivo para fabricar, empaquetar y vender tu producto, es un gasto de funcionamiento que se calcula por separado. Generalmente, las empresas de servicios tienen poco o ningún coste por bienes vendidos. Este post describe las formas en que la gestión documental digital y la reducción de gastos van de la mano.
El impacto de la eliminación del papel en los gastos de la empresa
Con una solución que te permita convertirte en una oficina sin papeles, todo, desde la correspondencia y los correos electrónicos hasta las facturas y los contratos, se almacena en formato digital. Una copia actualizada de estos documentos electrónicos se archiva en el repositorio centralizado del sistema, donde está disponible para todos los usuarios autorizados en cualquier momento.
Un sistema de gestión documental elimina la necesidad de imprimir y archivar documentos en papel. Y en el actual entorno de trabajo a distancia, los archivos digitales pueden compartirse de forma segura e instantánea, que es lo que todos necesitamos, no copias impresas.
Ya no tendrás que pagar por almacenar y mantener copias impresas de los archivos de tu empresa dentro o fuera de las oficinas. Además, los empleados pasan menos tiempo archivando, buscando y compartiendo documentos. Las tareas que llevaban horas con un sistema manual basado en papel se realizan en segundos con una gestión documental rentable. Tu personal también puede dejar de buscar información que falta o de intentar leer letra manuscrita utilizando formularios web. Por otro lado, los empleados, clientes y proveedores ya no pierden tiempo rellenando formularios en papel.
¿Cómo contener los costes de los procesos empresariales mediante la automatización?
Cuando se trata de los beneficios de una oficina digital, sustituir un módulo de tu ERP, software de contabilidad o RRHH o archivos compartidos, como Google Drive, por un gestor documental diseñado específicamente para ello, produce muchos de los mismos beneficios que eliminar los procesos en papel.
Los módulos de gestión documental de un ERP, contabilidad, RRHH u otro software empresarial especializado no satisfacen las necesidades de todos los departamentos de tu empresa. Están diseñados sólo para un aspecto de tu negocio. Estas opciones sólo proporcionan una parte de una solución de gestión documental, que suele ser sólo el almacenamiento y la recuperación.
Numerosas organizaciones utilizan software de intercambio de archivos para almacenamiento o manejo de documentos colaborativos, ya que sus empleados trabajan en proyectos demasiado grandes para enviarlos por correo electrónico y que requieren la revisión de distintos miembros del equipo. Google Drive, Dropbox y otros servicios similares favorecen el trabajo en equipo y son gratuitos. Sin embargo, tener documentos desorganizados y en silos que no se pueden buscar sigue siendo un problema importante.
El software de gestión documental ofrece almacenamiento digital y gestión de archivos y permite indexar la información vital, facilitando su búsqueda y acceso. También incorpora la gestión de flujos de trabajo automáticos, creando procesos eficientes y automatizados que permiten a los responsables supervisar los procesos empresariales en tiempo real para tomar decisiones informadas.
Aprovecha al máximo el tiempo del personal
Los flujos de trabajo automatizados agilizan los procesos de las empresas en los equipos de contabilidad, ventas, atención al cliente, RRHH y otros departamentos. Utilizar una solución de gestión de flujos de trabajo optimizada conduce a un cobro más rápido, menores costes de compra, mayor satisfacción del cliente y mayor retención de los empleados. Cualquier flujo de trabajo consta tanto de tareas desencadenadas por el usuario como de tareas automatizadas. Por ejemplo, en la automatización de procesos empresariales, se puede pedir a un empleado que determine el estado de un documento concreto, como aprobar o rechazar una factura. Después, el sistema realiza actividades automáticas, como enviar la factura aprobada para su pago o rechazar la factura y reenviarla a una persona designada para que tome otras medidas.
La automatización en las empresas ahorra tiempo eliminando el trabajo manual, reduciendo los errores y asumiendo algunas funciones rutinarias, de modo que ya no es necesaria la intervención humana. Así, el mismo número de empleados puede conseguir más y utilizar su tiempo para aumentar la productividad de la empresa.
Controla los costes de tu departamento financiero
La digitalización acelera los pagos reduciendo el tiempo entre la recepción, la aprobación y el pago de una factura. Con un sistema de gestión de documentos, los plazos de pago se controlan automáticamente y se envían recordatorios por correo electrónico. Cuando un aprobador está ausente, el sistema redirige las facturas a la persona que reemplaza a éste.
El ahorro de costes incluye aprovechar los descuentos por pronto pago, evitar los recargos por mora, mejorar las relaciones con los proveedores para favorecer las condiciones de compra y tener una visión precisa de los gastos mensuales y las deudas pendientes. Con esta visión global, puedes ver si los gastos están aumentando con un proveedor concreto y pedir a otros proveedores que te hagan presupuestos competitivos para ver quién puede suministrar los bienes o servicios al precio más bajo.
Vigila los gastos
El uso de hojas de cálculo para gestionar informes de gastos y recibos puede hacer que tu personal de contabilidad pierda mucho tiempo en introducir datos y escanearlos. Además, esto puede impedir que tu organización haga un seguimiento de los gastos de los empleados para identificar posibles oportunidades de ahorro.
Sin una visión global de los gastos por categorías, costes en cada departamento y persona, no podrás controlar los gastos. Por eso, automatizar el proceso de reporte de gastos es crucial para reducirlos. Este enfoque puede ahorrar tiempo y dinero, al tiempo que proporciona información vital para hacer estimaciones presupuestarias bien informadas.
Puedes convertir los datos de los reportes de gastos en información útil para analizar y desarrollar normas de ahorro. Por ejemplo, haz un seguimiento de los gastos generando informes departamentales cada mes, lo que permitirá a los directivos o auditores examinar las desviaciones de las directrices de la empresa. También puedes responder eficazmente a las normativas asociadas a los reembolsos de gastos.
Los responsables de departamento pueden acceder a una visión consolidada del gasto de su equipo. Con esta información, es más fácil examinar más detenidamente el presupuesto de viajes de un departamento y evaluar qué acciones requieren trasladarse y cuáles pueden hacerse virtualmente. Las salas de reuniones virtuales son especialmente beneficiosas para las empresas que no dispongan de presupuesto para recibir a sus clientes in situ. El desarrollo de métodos de seguimiento en tiempo real garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa, y el sistema puede rechazar automáticamente los reportes de gastos no conformes.
Gana productividad invirtiendo en tecnología para tu equipo de trabajo remoto
Según un estudio del Instituto Nacional de Estadística, el 34,2% de las empresas de 10 o más empleados permite el teletrabajo; ese porcentaje se eleva al 78,0% para las empresas de 250 empleados o más. El número medio de días por semana en los que los trabajadores teletrabajan es 2,4. El aumento de la productividad suele deberse a una reducción de las distracciones y a una mayor autonomía, pero eso sólo es posible cuando los empleados disponen de las herramientas digitales adecuadas.
La prevalencia del teletrabajo ha creado nuevos retos a la hora de acceder a los documentos. La gestión documental conecta mejor a los empleados que trabajan desde casa ofreciéndoles una única fuente segura y una plataforma de colaboración fácil de usar. El control de versiones les permite trabajar en el mismo documento evitando la confusión que provoca la creación de múltiples versiones.
Activar el control de versiones hace que un documento no pueda ser editado por otros usuarios cuando un usuario autorizado lo está revisando. Cuando se vuelve a revisar el documento, se le asigna automáticamente un nuevo número de versión. Los usuarios pueden estar seguros de que siempre trabajan con la versión más reciente. La gestión de documentos también puede permitir a un grupo de empleados trabajar en línea colectivamente en documentos de Microsoft Word.
Los flujos de trabajo automáticos dirigen y comparten documentos entre varios departamentos y sistemas en cuestión de segundos. Y el acceso autorizado y la seguridad de los datos digitales ayudan a cumplir la normativa y reducir los riesgos.
Los beneficios a largo plazo de implantar un gestor documental (DMS)
Tener en cuenta la reducción de los gastos operativos es importante para determinar el retorno de la inversión (ROI) al implantar un gestor documental. Una empresa que dependa de procesos en papel notará inmediatamente los ahorros relacionados con la impresión, la copia, el escaneado y el archivado. Tanto estas empresas como las que utilizan archivos compartidos aislados, pueden medir el aumento de la eficiencia, por ejemplo, comparando el tiempo que se tardaba en procesar una factura, completar la revisión del rendimiento de un empleado o llevar una orden de cambio a la planta de producción con el tiempo que se ahorra utilizando un DMS.
Las empresas que tienen un gestor documental también experimentan beneficios intangibles. Aumentan su capacidad de adaptarse a los cambios porque los procesos automatizados pueden actualizarse fácilmente para satisfacer nuevas demandas. Un gestor documental también ofrece permisos de usuario, registros de auditoría y encriptación para garantizar que sólo los empleados autorizados puedan acceder a la información confidencial. Esto protege los datos de empleados y clientes, y ayuda a tu empresa a evitar multas por incumplimiento de las normativas y el coste potencial de las filtraciones de datos. La mayoría de los clientes de gestión documental experimentan un retorno de la inversión en 3 a 6 meses. Los hechos son claros: tu empresa debería ser una de ellas.
Imagen principal: Jason Leung en Unsplash
Nota del editor: Este post ha sido actualizado para ofrecer mayor precisión, y se ha añadido nuevo contenido.
