Cuando una pequeña o mediana empresa (PYME) busca una solución a sus problemas de gestión documental, la primera pregunta suele ser casi siempre: ¿Cuánto cuesta el DMS? Si es muy caro, los problemas persisten, ya que se evita invertir en el nuevo sistema. Si se opta por un DMS barato y la implementación se lleva a cabo «rápido y mal», generalmente solo se consigue eliminar una mínima parte de las carencias más acuciantes. El motivo es evidente: atender únicamente al precio no es el mejor punto de partida a la hora de elegir un DMS. La solución idónea no solo consiste en resolver algún que otro problema de la gestión documental, sino que debe incrementar la eficiencia de la empresa de forma sostenible. Si el DMS es demasiado caro en proporción al problema actual, una PYME renunciará a la implementación y seguirá perdiendo tiempo, dinero y esfuerzo con «papeleos». Y en efecto, precisamente en la pequeña y mediana empresa el archivo típico se compone de pilas de papeles sobre los escritorios y archivadores en filas de estanterías. Cuando se ha trabajado así durante años, si no hay más remedio, también en el futuro puede seguir todo igual, sobre todo si en la empresa hay reparos frente a la digitalización por los más diversos motivos.
Tan nefasto como renunciar al DMS sería optar por la compra precipitada de un software solo porque es barato. Si un ejecutivo cualquiera decide comprar rápidamente un DMS cualquiera sin consultar al departamento de TI ni a los futuros usuarios, al ponerlo en marcha falla normalmente la aceptación y la integración en la infraestructura informática disponible. Esta forma de empezar rápido y mal puede servir para atajar determinados problemas específicos, pero no para implementar una solución estratégica para la gestión documental digital. A fin de cuentas, el objetivo es que rinda a largo plazo, y más tarde o más temprano, que se extienda también a toda la compañía.
Por eso, para que la introducción del DMS fructifique, es fundamental llevar a cabo un análisis exhaustivo tanto de la solución de software como del fabricante. Antes de que una PYME lance un proyecto de DMS de forma precipitada o lo devuelva a la carpeta sin reflexionar antes, deberían plantearse al proveedor de software potencial cinco preguntas esenciales:
1. ¿Qué sabe de nuestra empresa y de los puntos débiles de nuestra organización? Esto es lo primero que hay que clarificar. Una PYME debería considerar solamente un DMS cuyo proveedor haya hecho los deberes y se muestre dispuesto a entender las necesidades individuales de su cliente.
2. ¿Qué solución nos recomienda? Aquí se trata de que el proveedor del sistema proponga un plan concreto con el que pretende eliminar las carencias más graves de la gestión documental y al mismo tiempo aportar más eficiencia a largo plazo. Para los problemas más importantes, como por ejemplo en el procesamiento de facturas y notas de entrega, el proveedor debería presentar propuestas de solución concretas vinculadas al DMS. Si no se plantea esta pregunta elemental, existe el riesgo de que el proyecto de DMS acabe fracasando por ofrecer solo soluciones parciales y causar problemas de aceptación.
3. ¿Qué ventajas ofrece la solución para la economía empresarial? Si el ofertante del software/sistema entiende los puntos débiles del modelo empresarial de una PYME y tiene ya una propuesta de solución, entonces también debería estar en condiciones de demostrar cómo puede ayudar a la compañía y cómo puede obtener la empresa el mayor beneficio posible del DMS.
4. ¿Qué rentabilidad cabe esperar de la solución? No todas las PYMES tienen una percepción exacta de sus gastos de gestión documental, y por lo tanto les resulta difícil sopesar la rentabilidad del proyecto DMS. Un proveedor de DMS competente debería responder a esta pregunta de forma clara y transparente, con una valoración exacta de los costes y beneficios que incluya un cálculo del ROI (rendimiento de la inversión).
5. ¿Qué experiencia ha acumulado en nuestro sector? Puesto que la experiencia es siempre un factor decisivo para el éxito de un proyecto, también el proveedor de DMS debe aportarla. ¿Se trata de una empresa emergente de reciente creación que trabaja en la nube, o es un fabricante de DMS acreditado con muchas referencias?
Las respuestas a estas cinco preguntas clave ayudan a todas las PYMEs a prepararse para que el proyecto de DMS dé buenos resultados. Después del profundo sondeo del mercado de software, una PYME se guardará bien de seguir pagando el precio del estancamiento en la gestión documental. Y los errores de una implementación rápida y mal hecha como consecuencia de una decisión de compra precipitada quedan prácticamente excluidos.
