Unos procesos eficaces y automatizados distinguen a un buen departamento de Contabilidad de uno mediocre. Así lo demuestra un estudio de Aberdeen Group realizado en más de 180 empresas. En el ámbito de los acreedores, la diferencia entre los departamentos bien (más del 20 % de los encuestados) y mal organizados (menos del 30 %) es notable.
Los departamentos bien organizados tardaban en procesar una factura entrante un plazo medio de 4,1 días; el promedio entre todas las empresas era de 6,1 días. La tramitación de una factura costaba 2,70 €, mientras que el promedio gastaba casi el doble (5 €). Asimismo, estos aprovechaban el 90 por ciento de los descuentos posibles; otra vez casi el doble que la media.
Por el contrario, la contabilidad de los acreedores más rezagados sufrió un descenso considerable. Los departamentos de contabilidad mal organizados procesaban una factura en 16,3 días, con un coste de 13,34 € y aprovechaban solo el 18 por ciento de los descuentos posibles.
La mayoría de los contables no pueden trabajar de una forma tan eficiente como los mejores de este estudio. Eso se debe a que en su trabajo deben seguir procesos complejos y propicios a errores, por ejemplo en la recepción de facturas por correo ordinario.
El hecho de que los contables trabajen todavía con documentos impresos requiere un espacio y un tiempo innecesarios. Un contable puede dedicar sus horas de trabajo a tareas más importantes que clasificar, archivar y buscar documentos; esto es un despilfarro de sus competencias y de los recursos de la empresa.
La gestión de contenido empresarial (ECM) pone remedio a la situación, ya que permite al departamento de Contabilidad ahorrar espacio para el archivador y tiempo para los procesos. Y como un sistema de ECM puede administrar electrónicamente y poner a su disposición con un simple clic del ratón no solo facturas, sino también todo tipo de documentos, la ampliación de su uso a otros departamentos es del todo segura.
