Con la llegada de la factura electrónica hay mucha confusión sobre qué es necesario para poder emitir una factura, cuándo se necesita un certificado digital y cómo conseguirlo. Las siglas FNMT corresponden a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, que expide certificados electrónicos para identificarse y firmar trámites digitales.
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automatizar todo el sistema de facturación, y cumplir con
todo lo que la nueva ley requiere.
En este artículo explicamos la relación entre FNMT y factura electrónica, qué certificado elegir si eres autónomo o representas a una empresa, cómo prepararlo para firmar en Facturae y presentar la factura en FACe, y qué errores evitar al enviarla y conservar el justificante. También veremos por qué la firma es solo una parte del proceso y cómo una gestión documental ordenada puede ayudar a mantener la información accesible y trazable.
Índice:
- Qué relación hay entre la FNMT y la factura electrónica
- Qué certificado FNMT utilizar para firmar facturas electrónicas
- Cómo obtener y preparar el certificado FNMT
- Errores habituales al usar el certificado FNMT
- Del certificado a la gestión de facturas en la empresa
- Preguntas frecuentes sobre FNMT y factura electrónica
- Conclusión. De la firma con FNMT a la gestión de facturas electrónicas
Qué relación hay entre la FNMT y la factura electrónica
Primero vamos a definir qué es un certificado digital: es un documento electrónico emitido por una entidad prestadora de servicios de confianza, como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Vincula la identidad de una persona con unos datos de verificación y utiliza un mecanismo criptográfico para que los programas compatibles puedan comprobar quién firma un documento y si la firma es válida.
Con un programa compatible el mismo certificado también puede servir para realizar trámites telemáticos con Hacienda, a través de la Agencia Tributaria, o con la Seguridad Social, siempre que el certificado y el trámite sean compatibles.
Su relación con la factura electrónica está en que permite la identificación y la firma gracias a que el certificado digital puede identificar a quien firma una factura y vincular su firma con el documento. De este modo, la firma puede contribuir a garantizar la autenticidad del origen y la integridad del documento. La FNMT, sin embargo, no genera ni envía la factura, ya que esas tareas corresponden al programa de facturación y al canal de envío que se utilicen.
Que el certificado permita firmar facturas no significa que sea obligatorio usarlo en todos los casos. En el régimen general, la normativa permite acreditar la autenticidad del origen y la integridad del contenido por distintos medios. Por eso, el certificado FNMT es una opción para firmar, pero no es la única autoridad certificadora para la firma electrónica de facturas.
Qué certificado FNMT utilizar para firmar facturas electrónicas
No hay un único certificado de la FNMT para factura electrónica. La FNMT ofrece varios tipos y cuál necesitas depende de quién emite la factura y de si firmas en nombre propio o representas a una empresa o entidad. Lo que debes tener en cuenta es la finalidad del certificado, que es identificar correctamente a quien firma y, cuando corresponda, también su relación con la entidad emisora.
Si eres autónomo y facturas con tu propio NIF, lo habitual es utilizar el certificado FNMT de persona física. Este identifica a una persona concreta y puede utilizarse para firmar documentos electrónicos, siempre que el programa de facturación lo admita.
Si solicitas el certificado de persona física, tendrás que acreditar tu identidad. Puedes hacerlo, entre otras vías, con el DNI electrónico (DNIe). La expedición del certificado de persona física es gratuita, aunque conviene comprobar las condiciones del método de identificación que elijas.
Si firmas por una empresa, debes comprobar qué tipo de representación tienes para solicitar el certificado de representante correspondiente. La FNMT ofrece distintos certificados FNMT de representante:
- Administrador único o solidario: es el certificado específico para quien ocupa uno de esos cargos en una sociedad anónima o limitada y figura como tal en el Registro Mercantil.
- Representante de persona jurídica: puede corresponder a otras personas autorizadas para actuar en nombre de una empresa.
- Representante de entidad sin personalidad jurídica: se utiliza para representar a entidades que no tienen personalidad jurídica propia.
Si la factura va dirigida a una Administración pública, debe firmarse con un certificado electrónico reconocido/admitido por FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas). Tanto los certificados FNMT de persona física y de representante son cualificados conforme al Reglamento eIDAS, que establece el marco europeo para la identificación electrónica y los servicios de confianza, y están entre los admitidos por FACe para firmar facturas.
Cómo obtener y preparar el certificado FNMT
No solo hay que tener un certificado digital válido, también hay que preparar la factura en el formato que corresponda, firmarla cuando sea necesario y remitirla por el canal indicado. El proceso cambia según a quién factures, por eso, conviene distinguir las facturas entre empresas de las dirigidas a una Administración pública. Te contamos todos los detalles.
Preparar la factura en el formato requerido
El formato para emitir facturas electrónicas no depende de que tu certificado sea de la FNMT, sino de quién recibe la factura. Para evitar confusiones, conviene distinguir entre las facturas B2B y las dirigidas a una Administración pública:
- Facturas B2B: la Ley Crea y Crece establece la obligación de usar factura electrónica en las relaciones entre empresas y profesionales; su aplicación será progresiva. Cuando corresponda, la factura tendrá que utilizar uno de los formatos estructurados admitidos, como CII, UBL, EDIFACT o Facturae.
- Facturas a las Administraciones públicas: deben presentarse en formato Facturae, un archivo estructurado en XML, e incorporar la firma electrónica requerida. Las reglas del formato Facturae y políticas de firma establecen cómo preparar y firmar el archivo. Estos requisitos forman parte del proceso de emitir la factura electrónica a las administraciones públicas.
El certificado FNMT se utiliza al firmar cuando corresponde; no determina el formato de la factura.
Seleccionar el certificado y realizar la firma
Primero, elige el certificado que corresponde a tu caso, el de persona física si actúas en nombre propio o el de representante si firmas por una empresa o entidad. Cuando lo tengas instalado, abre la factura en un programa compatible, selecciona el certificado y comprueba que esté vigente. Entonces podrás firmar una factura electrónica con certificado de la FNMT. Para usar el certificado de la FNMT con Facturae debes seleccionarlo entre los certificados instalados en el equipo antes de pulsar «Firmar».
Para las facturas dirigidas a una Administración pública se exige un certificado electrónico reconocido. Los certificados FNMT de persona física y de representante son cualificados y están entre los admitidos por FACe para firmar facturas.
En B2B, la normativa prevé el uso de firma electrónica avanzada en determinados intercambios (por ejemplo, cuando se transmiten a través de plataformas privadas o entre plataformas). No significa que todas las facturas B2B deban firmarse siempre; los detalles y el calendario dependen del desarrollo reglamentario.
Validar, remitir y conservar el justificante
Antes del envío de la factura firmada, revisa que contenga los datos correctos, que el archivo se ajuste al formato requerido y que la firma pueda validarse. Si la factura va a una Administración pública, comprueba también los códigos de las unidades destinatarias.
Envía la factura por la plataforma correspondiente: FACe, para la Administración General del Estado y las entidades adheridas y en el caso de B2B, a través del sistema o canal que corresponda.
Siempre guarda el justificante de presentación y consulta el estado del trámite. El resguardo acredita que has realizado el envío o el registro, pero no que la factura ya se haya aprobado o pagado.
Errores habituales al usar el certificado FNMT
Estos son algunos errores comunes, toma nota para no cometerlos:
- Usar certificados caducados o revocados: compruébalo siempre, porque si ha vencido o se ha revocado, no sirve para crear una firma nueva. Antes de la firma digital, revisa su vigencia y estado; la FNMT ofrece un servicio para verificarlo.
- Elegir un certificado que no corresponde a quien firma: si facturas en nombre propio, comprueba que el certificado identifica tus datos; si actúas por una empresa, debe reflejar que tienes capacidad para representarla. Esta comprobación ayuda a que la identificación asociada a la firma sea la correcta.
- Pensar que la firma digital revisa la factura por ti: la firma puede vincular al firmante con el documento electrónico y ayudar a detectar si se ha modificado después de firmar los documentos. Pero no confirma que el importe, el destinatario o los datos fiscales sean correctos. El certificado acredita quién firma, pero no evita por sí solo errores ni fraude. Debes poder acreditar la autenticidad del origen y la integridad del contenido para el cumplimiento de la normativa.
Del certificado a la gestión de facturas en la empresa
El certificado FNMT permite identificar a quien firma y firmar determinados documentos. Pero en una empresa el proceso de la gestión de facturas no acaba ahí, hay que controlar qué ocurre con cada factura desde que llega hasta que se revisa, se aprueba y se archiva. DocuWare complementa los programas de facturación y los sistemas de gestión existentes para automatizar ese recorrido y mantener la documentación bajo control.
Con DocuWare es posible procesar facturas automáticamente gracias a funcionalidades como estas:
- Captura y extracción de datos: las facturas pueden incorporarse desde distintos canales. La tecnología OCR extrae datos de documentos escaneados, evitando la introducción manual.
- Comprobaciones automáticas: antes de que la factura avance, puede detectar datos obligatorios incompletos, errores de cálculo, posibles duplicados o proveedores que no figuran en los datos de referencia.
- Aprobaciones según las reglas de la empresa: los flujos de trabajo pueden enviar cada factura a la persona que corresponda según criterios como el importe, el departamento o el centro de coste.
- Un repositorio común para la documentación: la factura queda vinculada a sus pedidos, albaranes, justificantes y aprobaciones. Los equipos autorizados pueden localizar el expediente con búsquedas por proveedor, importe, fecha o número de factura.
- Trazabilidad e integración: el registro de actividad permite consultar el estado de cada factura y seguir las acciones realizadas durante su tramitación. Además, DocuWare puede integrarse con sistemas ERP y contables para intercambiar datos y documentos, de modo que la información pueda pasar al sistema financiero sin volver a introducirla manualmente.
En los procesos sujetos a VeriFactu, conviene distinguir la gestión documental de la expedición de las facturas. El software de facturación que expide las facturas debe generar los registros requeridos por la normativa. En la modalidad VeriFactu, esos registros se remiten a la AEAT y se encadenan mediante una huella digital.
DocuWare puede conservar la factura y la información asociada en el expediente documental; pero la empresa debe comprobar que el sistema que genera sus facturas cumple los requisitos aplicables.
Con un software de factura electrónica, como DocuWare, puedes organizar las facturas y la documentación asociada a ellas con absoluta trazabilidad y control.
Preguntas frecuentes sobre FNMT y factura electrónica
Te respondemos a las dudas más habituales relacionadas con los certificados de la FNMT.
¿Es obligatorio que el certificado sea de la FNMT?
No en todos los casos. En el régimen general puedes acreditar la autenticidad del origen y la integridad del contenido por distintos medios. Para firmar facturas dirigidas a una Administración pública sí se necesita un certificado reconocido, pero hay otros prestadores. Lo relevante es cumplir los requisitos legales y técnicos del procedimiento y utilizar un certificado admitido por el sistema.
¿Todas las facturas electrónicas tienen que firmarse?
No. En el régimen general, el Reglamento de obligaciones de facturación permite acreditar la autenticidad del origen y la integridad del contenido por distintos medios; por eso, no todas las facturas deben llevar firma digital. Para las operaciones B2B, cuando se aplique la obligación correspondiente, el sistema de factura electrónica obligatoria entre empresas establece que las facturas intercambiadas mediante plataformas privadas deben llevar firma electrónica avanzada, que puede realizar el emisor o delegarse de forma autorizada.
En la solución pública, una factura puede enviarse firmada electrónicamente cuando se remite de una plataforma a otra. La regulación de la solución pública de facturación electrónica contempla esa posibilidad, pero no exige que todas las facturas lleven firma.
¿Una firma hecha con un certificado FNMT es siempre cualificada?
No. Que el certificado FNMT sea cualificado no convierte automáticamente en cualificada cualquier firma hecha con él. Según el Reglamento eIDAS, la firma también debe crearse con un dispositivo cualificado de creación de firma. Por eso, el nivel de la firma depende del certificado y del método utilizado para firmar.
¿Renovar el certificado obliga a volver a firmar las facturas anteriores?
No. Renovar el certificado no obliga a firmar de nuevo las facturas que ya firmaste. Para comprobar esas firmas, lo importante es que el certificado fuera válido cuando se firmaron y que se conserven los datos necesarios para verificarlo. La caducidad posterior no invalida automáticamente las firmas anteriores.
Conclusión. De la firma con FNMT a la gestión de facturas electrónicas
El certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre permite identificar a quien firma y, si el programa es compatible, firmar una factura electrónica. Puede ayudar a acreditar quién la ha emitido y que su contenido no se ha modificado. Sin embargo, el certificado FNMT no es obligatorio para todas las facturas, los requisitos dependen del tipo de operación y del canal de envío.
Una vez emitidas o recibidas, las facturas también requieren una gestión documental ordenada. DocuWare puede ayudar a reunirlas con sus pedidos, albaranes y aprobaciones, automatizar comprobaciones y flujos de trabajo y mantener la trazabilidad para que cada documento esté localizado y accesible cuando se necesite, solicita una demo y disfruta de una prueba gratuita sin compromiso para comprobar cómo la gestión de tus facturas puede ser mucho más sencilla y eficiente.
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