FACe y FACeB2B para las facturas electrónicas a la Administración

Emitir una factura electrónica parece muy complicado cuando términos como FACe, FACeB2B, DIR3, DIRe y el formato Facturae entran en la conversación. Aunque todas estas siglas están relacionadas con la facturación electrónica en España, es importante saber qué significa cada una porque confundirlas puede provocar errores, retrasos o incluso el rechazo de una factura, así que merece la pena poner un poco de orden.

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En este artículo te explicamos qué es FACe, qué es FACeB2B y cuáles son las principales diferencias entre FACe y FACeB2B. También veremos cuándo debe emplearse cada plataforma, cómo funciona la facturación electrónica a contratistas y subcontratistas, qué papel desempeñan Facturae, DIR3 y DIRe y cómo afectará la nueva regulación de la factura electrónica B2B. Además, analizaremos cómo conectar estos canales con tu ERP y los sistemas de tu empresa para automatizar la emisión, la recepción y la gestión de las facturas, mantener su trazabilidad y facilitar el cumplimiento normativo.

Índice:

• ¿Qué son FACe y FACeB2B?
• FACe vs. FACeB2B: principales diferencias
• ¿Cuándo se utiliza FACe y cuándo FACeB2B?
• Cómo funciona FACeB2B
• Facturae, DIR3 y DIRe: no cumplen la misma función
• Qué pasará con FACeB2B con la nueva factura electrónica B2B
• Cómo gestionar FACe, FACeB2B y las facturas electrónicas desde los sistemas de la empresa
• Preguntas frecuentes sobre FACe y FACeB2B
• Conclusión. Más control antes y después del envío a FACe o FACeB2B

¿Qué son FACe y FACeB2B?

Empecemos a desentrañar el significado de todos los términos que hemos mencionado antes. FACe (factura electrónica Administración Pública) y FACeB2B son dos servicios públicos destinados a la remisión de facturas electrónicas, pero cada uno es para relaciones comerciales diferentes. La clave para no confundirlos está en identificar al receptor. FACe se utiliza para presentar facturas dirigidas a una Administración Pública, mientras que FACeB2B interviene principalmente cuando un subcontratista factura a la empresa contratista de un contrato público.

Por tanto, no son dos versiones de una misma plataforma ni pueden emplearse indistintamente. Cada una tiene su propio ámbito de uso, sus destinatarios y unos requisitos técnicos específicos. Vamos a verlo con más detenimiento.

FACe: el Punto General de Entrada de facturas electrónicas

Como hemos visto, FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado. Permite a proveedores y empresas privadas presentar por vía electrónica las facturas por bienes entregados o servicios prestados a organismos de la Administración General del Estado y a otras Administraciones y entidades públicas que hayan integrado este servicio.

¿Cuál es el origen de todo esto? La Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica es la que estableció que el Estado, las comunidades autónomas y las entidades locales debían disponer de un punto general de entrada de facturas, aunque también permite que se adhieran al proporcionado por otra Administración. Por eso, antes de facturar te conviene comprobar cuál es el punto de entrada utilizado por el organismo destinatario, ya que el que una factura vaya dirigida al sector público no significa automáticamente que deba enviarse a FACe.

Cuando el organismo al que tienes que facturar utiliza el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas FACe, la factura debe presentarse en un formato electrónico estructurado y contener los códigos que identifican la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. Estos códigos proceden de DIR3, el Directorio Común que identifica las unidades y oficinas de las Administraciones Públicas, y permiten que la factura llegue al destinatario administrativo correcto.

Así que la plataforma FACe es un canal de entrada y distribución, no un programa para crear facturas. Recibe el documento, registra su fecha y hora de presentación, genera un justificante y lo remite a la oficina contable correspondiente. Además, el proveedor puede consultar el estado de su tramitación. Estas funciones hacen que la factura electrónica en la Administración Pública sea trazable desde su presentación.

FACeB2B: facturas entre empresas vinculadas a la contratación pública

Por otro lado, la plataforma FACeB2B es el servicio público que se encarga de la distribución de facturas electrónicas entre empresas. Sin embargo, su finalidad original no es gestionar cualquier operación del sector privado, sino determinadas relaciones de subcontratación de los contratos del sector público.

En este caso, el subcontratista no factura directamente a la Administración. Emite la factura al contratista principal, que es quien mantiene la relación contractual con el organismo público. La plataforma FACeB2B permite presentar esa factura, acreditar cuándo se ha entregado y distribuirla.

La Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público obliga a utilizar la factura electrónica y FACeB2B cuando se cumplen conjuntamente determinadas condiciones:

• El emisor es uno de los sujetos incluidos en el artículo 4.1 de la Ley 25/2013,
• Actúa como subcontratista dentro de un contrato público
• La factura supera los 5.000 euros.

FACeB2B tampoco genera por sí misma la factura. Para realizar el intercambio, el documento debe prepararse en el formato Facturae, basado en XML, e incorporar la extensión y los datos exigidos por el servicio. Además, las empresas receptoras se identifican mediante un código de DIRe.

FACe vs. FACeB2B: principales diferencias

Las diferencias entre FACe y FACeB2B dependen, sobre todo, de quién recibe la factura. FACe habilita enviar facturas electrónicas dirigidas a organismos públicos; FACeB2B se utiliza principalmente para el intercambio entre un subcontratista y el contratista principal cuando ambos participan en la ejecución de un contrato del sector público.

En esta tabla podrás ver algunas de las principales diferencias:

FACe forma parte de la factura electrónica y sector público, mientras que FACeB2B se ocupa de una relación entre empresas vinculada a ese mismo contrato público. La Administración es la receptora directa en el primer caso; en el segundo, la factura se dirige a una empresa privada que actúa como contratista principal.

¿Cuándo se utiliza FACe y cuándo FACeB2B?

Si tienes dudas, te damos una regla sencilla, para elegir la plataforma correcta hay que comprobar quién recibe la factura y qué relación contractual existe entre las partes. No basta con saber que la operación está relacionada de algún modo con el sector público; es necesario distinguir si tu empresa factura directamente a una Administración o si interviene como subcontratista de otra compañía. Vamos a ver tres escenarios posibles.

Cuando la empresa factura directamente a una Administración

Si una empresa suministra bienes o presta servicios directamente a una Administración Pública, entonces debe presentar la factura en el punto general de entrada utilizado por ese organismo. Cuando la Administración destinataria está adherida a FACe, la factura electrónica se remite a través de esta plataforma.

La obligación de utilizar la factura electrónica afecta a sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, uniones temporales de empresas y determinadas entidades sin personalidad jurídica. No obstante, cada Administración puede excluir de esta obligatoriedad las facturas de hasta 5.000 euros, por lo que conviene consultar la normativa y condiciones del organismo oficial al que se envía la factura.

En este primer escenario:

• La empresa factura directamente al organismo público.
• El destinatario se identifica mediante los códigos DIR3 que deben figurar en la factura.
• La factura se presenta en FACe si ese es el punto de entrada utilizado por la Administración.
• FACe la registra y la distribuye a la oficina contable y a la unidad encargada de tramitarla.

Cuando un subcontratista factura al contratista de un contrato público

El escenario cambia cuando la empresa no factura a la Administración, sino al contratista principal que le ha encargado una parte de los trabajos o suministros necesarios para ejecutar un contrato público. Por tanto, aunque el origen de la actividad sea un contrato del sector público, la relación de facturación se produce entre dos empresas.

En estos casos se utiliza FACeB2B cuando:

• El subcontratista pertenece a alguna de las categorías señaladas en el artículo 4.1 de la Ley 25/2013
• Si el importe de la factura supera los 5.000 euros.

Si no se cumplen esas condiciones, el uso de FACeB2B no es obligatorio.

La plataforma permite dejar constancia de la presentación y trasladar la factura al contratista principal, facilitando su seguimiento hasta la recepción.

Cuando la operación es simplemente entre dos empresas privadas

Cuando dos empresas realizan una operación comercial sin relación con un contrato público, FACe no resulta aplicable y FACeB2B no funciona como canal general obligatorio para las facturas emitidas entre empresas.

Estas operaciones forman parte de la facturación electrónica ordinaria entre empresarios y profesionales y está regulado por la Ley Crea y Crece y por el Real Decreto 238/2026 sobre factura electrónica B2B, que desarrolla el futuro sistema español de facturación electrónica entre empresas.

Cuando la nueva regulación resulte aplicable, las facturas deberán intercambiarse mediante la solución pública o a través de plataformas privadas que cumplan los requisitos de interoperabilidad establecidos.

Por tanto, una factura electrónica entre empresas privadas no debe enviarse a FACe por el hecho de ser electrónica. Tampoco debe confundirse el actual FACeB2B, vinculado principalmente a la subcontratación pública, con el sistema general de facturación B2B que se está implantando en España.

¿Cómo funciona FACeB2B?

Los objetivos principales de FACeB2B son dejar constancia de la presentación de la factura y distribuirla al punto de recepción designado por el contratista. Te describimos brevemente los pasos a seguir:

• Alta del receptor: la empresa que recibe las facturas se identifica mediante su NIF, se incorpora al Directorio de Entidades y obtiene un código DIRe. Después se da de alta en FACeB2B y autoriza a una Empresa de Servicios de Facturación (ESF).
• Preparación de la factura: el subcontratista genera la factura en formato Facturae, incorpora la extensión de FACeB2B e indica el código DIRe del destinatario.
• Envío: la factura se presenta a través de una ESF, que puede estar conectada con el software de facturación o el ERP del emisor.
• Validación y registro: FACeB2B comprueba que el archivo cumple los requisitos técnicos. Si los supera, la factura queda registrada con la fecha y la hora de presentación; si contiene errores, se rechaza para que pueda corregirse.
• Distribución y seguimiento: la plataforma remite la factura al servicio de facturación autorizado por el receptor y permite conocer los cambios de estado comunicados durante su tramitación.
• Aceptación y pago: el contratista revisa la factura y continúa su proceso interno. FACeB2B aporta trazabilidad, pero no garantiza su cobro.

Facturae, DIR2 y DIRe: no cumplen la misma función

Hasta aquí hemos ido desentrañando el significado de los diferentes términos relacionados con la factura electrónica. Para que quede todo claro, vamos a repasar las funciones de Facturae, DIR3 y DIRe

Facturae define cómo se estructura la información de la factura; DIR3 identifica los órganos de las Administraciones Públicas; y DIRe permite localizar a las empresas y sus puntos de recepción en FACeB2B:

• Facturae, el formato de la factura: es el formato electrónico estructurado, basado en XML, que se utiliza para enviar facturas a las Administraciones Públicas y a través de FACeB2B. Organiza los datos para que puedan ser tratados automáticamente. El uso del formato contribuye al cumplimiento técnico, pero no otorga por sí solo validez legal, la factura también debe reunir el contenido obligatorio y las garantías de autenticidad e integridad exigidas por la normativa.
• DIR3, el directorio de la Administración: el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas es el inventario oficial que identifica los órganos y unidades de las Administraciones Públicas. Sus códigos permiten señalar en la factura la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora a los que debe dirigirse.
• DIRe, el directorio de empresas: el Directorio de Entidades identifica a los operadores económicos y particulares que utilizan FACeB2B. A partir del NIF, asigna a cada unidad un código alfanumérico que permite localizar el punto de recepción configurado por la empresa y entregar la factura al destinatario correcto.

Qué pasará con FACeB2B con la nueva factura electrónica B2B

Hay un marco legal que va a marcar las pautas. La Ley Crea y Crece y su desarrollo mediante el Real Decreto 238/2026 establecen un nuevo sistema general de facturación electrónica entre empresas y profesionales, formado por la solución pública gestionada por la Agencia Tributaria y por plataformas privadas interconectadas. Este sistema terminará sustituyendo al actual FACeB2B, pero el cambio no será inmediato.

• Situación actual. FACeB2B continúa utilizándose para las facturas de subcontratistas sujetas a la obligación prevista en la Ley 9/2017.
• Periodo de adaptación. Los subcontratistas dispondrán de un plazo máximo de 24 meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolle la solución pública para adaptar el envío de sus facturas al nuevo sistema. A fecha de actualización de este artículo, esa orden aún no se ha publicado.
• Sustitución de FACeB2B. Una vez finalizada la transición, estas facturas se integrarán en el sistema general de factura electrónica B2B. Este cambio no afecta a FACe, que seguirá siendo el canal para presentar facturas dirigidas a las Administraciones Públicas que utilizan esta plataforma.

Cómo gestionar FACe, FACeB2B y las facturas electrónicas desde los sistemas de la empresa

Presentar una factura en la plataforma correspondiente es solo una parte del proceso. Antes hay que generarla con los datos correctos y, después, registrarla, comprobarla, aprobarla, contabilizarla y archivarla. Todo un flujo de trabajo que, si se automatiza, tendrá menos posibilidad de errores, y permitirá tener un mayor control sobre el estado de cada factura.

Un software de factura electrónica para empresas, como DocuWare, te permite automatizar estas tareas para que la facturación electrónica no quede aislada del resto de los sistemas de la empresa.

Así es como DocuWare te ayuda a gestionar las facturas electrónicas:

• Conectar la facturación con el ERP: integra los datos y documentos con los sistemas contables y de gestión existentes.
• Facilitar el intercambio con las plataformas: para integrar FACeB2B y otros canales en la operativa diaria, DocuWare facilita la conexión con FACe, FACeB2B y los servicios de facturación utilizados por la empresa.
• Gestionar distintos formatos electrónicos: procesa formatos estructurados como Facturae, UBL, EDI o EDIFACT, muestra su contenido de forma legible y permite utilizar sus datos en los procesos internos.
• Validar las facturas: comprueba errores de formato y reglas de negocio antes de que el documento avance, reduciendo incidencias y tareas de corrección.
• Automatizar revisiones y aprobaciones: el procesamiento automático de facturas permite asignar tareas, configurar niveles de autorización y comparar las facturas con pedidos y albaranes.
• Controlar el proceso completo: centraliza las facturas emitidas y recibidas, registra las acciones realizadas y permite consultar su estado y la documentación relacionada.
• Archivar de forma segura: conserva las facturas y sus datos asociados en un repositorio protegido, facilita su localización y mantiene la trazabilidad necesaria para revisiones y auditorías.

De este modo, DocuWare no reemplaza los canales oficiales de presentación o intercambio, sino que los conecta con la gestión documental, los flujos de trabajo y los sistemas que la empresa ya utiliza.

Preguntas frecuentes sobre FACe y FACeB2B

Te respondemos las dudas más habituales sobre FACe y FACeB2B

¿Puede enviarse una factura a FACe automáticamente desde un software?

Sí. Un programa de facturación o un ERP puede automatizar el envío si está técnicamente integrado con FACe y configurado para utilizar sus servicios electrónicos. La factura debe tener el formato admitido, incluir los códigos DIR3 correctos y cumplir los requisitos de identificación y firma aplicables. Por tanto, conviene comprobar que el software ofrece específicamente esta integración.

¿Un software de gestión documental sustituye a FACe?

No. FACe es el punto oficial que recibe la factura y registra su presentación ante la Administración. Un software de gestión documental como DocuWare puede facilitar su preparación, validación, aprobación, archivo y trazabilidad, además de integrarse con otros sistemas empresariales, pero no sustituye el envío a través de FACe o del punto de entrada que corresponda.

¿Qué ocurre si el organismo público al que facturo no utiliza FACe?

Debes comprobar qué punto general de entrada utiliza el organismo, ya que puede disponer de uno propio o estar adherido al de otra Administración. FACe agrupa a la Administración General del Estado y a numerosas Administraciones adheridas, pero la normativa permite que otras Administraciones dispongan de su propio punto de entrada.

Conclusión. Más control antes y después del envío a FACe o FACeB2B

Para comprender la facturación electrónica vinculada al sector público, no solo debes tener claro cómo preparar la factura, sino también saber a quién se dirige y por qué canal debe presentarse. Mientras FACe conecta a los proveedores con las Administraciones Públicas adheridas, FACeB2B se encarga del intercambio entre subcontratistas y contratistas en determinados contratos públicos. Es importante distinguir ambos servicios para evitar errores, rechazos y retrasos en la tramitación y el cobro.

DocuWare te ayuda a mantener el control antes y después del envío ya que centraliza la documentación, automatiza revisiones y aprobaciones, conecta la información con otros sistemas empresariales y conserva las facturas junto con sus justificantes y datos de tramitación. Así puedes reducir tareas manuales y asegurar la trazabilidad del proceso antes y después de realizar la presentación a través de la plataforma oficial correspondiente. ¿Quieres comprobar cómo podemos ayudarte a automatizar la gestión de tus facturas? Solicita una demo y disfruta de una prueba gratuita sin compromiso

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