Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa y cómo deben destruirse

En este artículo veremos las normas que regulan la conservación de documentos, qué plazos se aplican a los distintos archivos de una empresa, qué excepciones pueden ampliarlos y cómo establecer una política de retención de documentos. También te contamos cómo destruir la documentación confidencial y cómo un gestor documental puede mantenerla localizada y controlada durante todo su ciclo de vida.

Conoce la solución de DocuWare para gestión documental y automatización

Simplifica el trabajo en un mundo de información compleja mediante la digitalización, automatización y transformación de tus procesos clave.

¡Más aquí!

Índice:

• ¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa?
• Cómo aplicar los plazos a la contabilidad, las facturas y los documentos fiscales
• Cuánto tiempo hay que guardar los partes de baja y los documentos de Seguridad Social
• Conservación de documentos electrónicos: cómo mantener su validez y disponibilidad
• Cómo establecer una política de conservación y retención de documentos
• Cómo destruir documentos confidenciales correctamente
• Cómo ayuda un gestor documental a aplicar los plazos de conservación
• Preguntas frecuentes sobre conservación de documentos de empresa
• Conclusión

¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa?

No existe un plazo único para toda la documentación, sino que depende del tipo de documento y su finalidad.

El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes relacionados con el negocio.

Los plazos de prescripción de la Ley General Tributaria son, por regla general, de cuatro años para determinados derechos de la Administración. Pero la prescripción puede interrumpirse y hay excepciones, así que este plazo no debe tomarse como una fecha automática para destruir cualquier documento fiscal o contable.

También hay reglas específicas de Hacienda para las facturas, algunos documentos de Seguridad Social y los datos personales. Por ejemplo, la obligación de conservar las facturas según la AEAT contempla plazos ampliados para ciertas adquisiciones sujetas a regularización del IVA y un periodo de 5 años para las facturas de operaciones con oro de inversión.

En Seguridad Social, se regulan tanto la conservación de justificantes de Seguridad Social como la conservación de documentos de cotización y prestaciones.

Para los datos personales, el RGPD es el que establece el principio de limitación del plazo de conservación del RGPD, que indica mantenerlos solo durante el tiempo necesario para su finalidad, salvo que exista una obligación que justifique conservarlos más.

Esta tabla te resumimos los plazos generales y algunos supuestos específicos para que te sirva como orientación, pero antes de eliminar documentos, comprueba qué obligación se aplica y si existe una excepción o un procedimiento pendiente.

Cómo aplicar los plazos a la contabilidad, las facturas y los documentos fiscales

Para saber cuánto tiempo guardar documentos fiscales, hay que diferenciar entre los libros de contabilidad, los documentos que respaldan las obligaciones tributarias y las facturas que justifican cada operación, ya que no siempre tienen los mismos plazos. Puede depender de la función del documento y de si está vinculado a una deducción, una regularización o una comprobación pendiente.

Vamos a ver por separado cuánto tiempo conservar la contabilidad, los documentos fiscales y las facturas y albaranes.

Cuánto tiempo se debe guardar la contabilidad según el Código de Comercio

Como hemos visto, el Código de Comercio establece que los empresarios deben conservar durante 6 años los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes relacionados con su negocio. El plazo se cuenta desde el último asiento realizado en los libros, no desde la fecha de cada documento. Por eso, para calcular el tiempo de conservación de documentos contables, tienes que tener en cuenta cuándo se cerraron los libros correspondientes.

Esta norma se aplica a la documentación relacionada con los registros contables, incluidas las cuentas anuales y otros documentos usados en la contabilidad para justificar gastos.

Cuánto tiempo guardar los documentos fiscales y los papeles de Hacienda

Aquí nos guiaremos por la Ley General Tributaria, que, como regla general, fija un plazo de prescripción de cuatro años para determinados derechos de la Administración tributaria. Durante ese tiempo, la empresa puede necesitar los justificantes de un impuesto o de los impuestos declarados para responder a una comprobación. Además, este plazo no es un periodo universal de conservación porque puede haber otras normas que exijan guardar algunos documentos durante más tiempo.

Por eso, para saber cuánto tiempo hay que guardar los papeles de Hacienda no basta contar cuatro años desde la fecha de una factura o del pago de un gasto.

Además, la Administración dispone de 10 años para iniciar la comprobación de las bases imponibles negativas, las cuotas pendientes de compensar y las deducciones aplicadas o pendientes de aplicación. Ese plazo empieza a contar desde el día siguiente a aquel en que termina el plazo para presentar la declaración o autoliquidación del ejercicio en que se generó el derecho. La empresa debe conservar la documentación que permita justificar esos importes; transcurridos los diez años, la ley mantiene la obligación de acreditarlos mediante la autoliquidación y la contabilidad.

Como ves, en lo relacionado con lo fiscal, es más seguro guardar los documentos que justifican ingresos, gastos, deducciones y otros datos declarados mientras puedan ser necesarios para justificar las obligaciones tributarias. Si recibes una comunicación de Hacienda relacionada con una inspección o una comprobación, revisa antes de eliminar los archivos vinculados y conserva los documentos mientras siga abierto el procedimiento.

Cuánto tiempo hay que guardar las facturas y los albaranes

Para saber cuánto tiempo guardar las facturas, tienes que mirar tanto su función fiscal como la mercantil. Las facturas se suscriben al plazo de la Ley General Tributaria, pero también pueden formar parte de la documentación del negocio sujeta al plazo de seis años del Código de Comercio, así que ten en cuenta ambos plazos.

En las facturas de compras cuyo IVA soportado está sujeto a un periodo de regularización, tienen que conservarse durante ese periodo y los cuatro años siguientes. La AEAT establece además un plazo específico de 5 años para las copias de facturas de operaciones con oro de inversión.

Los albaranes no tienen un plazo general independiente. Si justifican una entrega o una operación comercial, pueden formar parte de la documentación y los justificantes que se conservan conforme al plazo mercantil. Así, para saber cuánto tiempo hay que guardar los albaranes, valora para qué sirven y qué factura, asiento o posible reclamación respaldan para guardarlos conjuntamente.

Cuánto tiempo hay que guardar los partes de baja y los documentos de Seguridad Social

La documentación laboral incluye distintos tipos de archivos y no todos tienen el mismo plazo. Así que ten cuidado y vigila si se trata de partes médicos de incapacidad temporal, justificantes de afiliación, altas, bajas y cotización a la Seguridad Social. Vamos a verlo.

Partes médicos de baja por incapacidad temporal

Desde el 1 de abril de 2023, como regla general, la persona trabajadora ya no tiene que entregar a la empresa la copia del parte médico. La empresa consulta la información por los canales habilitados por el INSS, como el Fichero INSS Empresas. La información del INSS sobre los partes de incapacidad temporal explica también qué datos debe remitir la empresa. Si es en papel, debe conservarlos durante 4 años.

Justificantes de altas, bajas y cotización a la Seguridad Social

Los justificantes de alta deben conservarse mientras la persona siga de alta y, en todo caso, durante cuatro años y lo mismo respecto a cuanto tiempo hay que guardar los partes de baja, también cuatro años. La normativa también establece esos mismo años para conservar los documentos y registros que acreditan el cumplimiento de determinadas obligaciones de afiliación, altas, bajas y cotización, junto con los justificantes de pago de salarios y prestaciones

Conservación de documentos electrónicos: cómo mantener su validez y disponibilidad

El paso del papel a los documentos digitales ha hecho mucho más fácil encontrarlos y poderlos consultar en cualquier momento, pero el formato por sí solo no garantiza una buena conservación. No basta con almacenarlos hasta que venza el plazo, también es necesario organizarlos bien para encontrarlos con facilidad, controlar quién accede a ellos y mantener un registro de las acciones realizadas. Esa trazabilidad ayuda a comprobar que los documentos se conservan íntegros y permite saber qué ha ocurrido con cada archivo.

Por eso, al decidir cuánto tiempo guardar documentos empresa, conviene pensar también en cómo gestionarlos durante todo ese periodo. Un software de gestión documental puede centralizar los archivos, clasificarlos con datos como el tipo de documento o la fecha y facilitar su búsqueda cuando se necesiten. Además, según su configuración, puede ayudar a controlar los permisos y registrar las acciones sobre los documentos.

En el caso de las facturas, el Reglamento de facturación permite la conservación de facturas en papel y formato electrónico, siempre que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, y que la Administración pueda acceder a ellas sin demora. Estos requisitos son muy importantes para saber cuánto tiempo guardar las facturas y cuánto tiempo guardar documentos fiscales, porque más allá de los plazos, conservar un archivo ilegible o incompleto puede impedir acreditar una operación.

¿Escanear un documento permite destruir el original en papel?

Cuando hablamos de digitalización de documentos hay que tener cuidado, porque escanear un documento y guardar el archivo resultante no permite siempre destruir el original. Por ejemplo, en el caso de la facturación, la digitalización certificada de facturas permite prescindir del papel si el proceso se realiza con software homologado y garantiza una imagen fiel e íntegra, junto con las demás garantías exigidas para su conservación.

Por eso, antes de destruir un original, comprueba qué tipo de documento es y si el proceso utilizado cumple los requisitos que se le aplican. La copia digital debe seguir disponible durante el plazo correspondiente; esto también afecta a cómo destruir documentos confidenciales correctamente, porque la eliminación del papel debe hacerse solo después de verificar que su conservación digital es válida.

Cómo establecer una política de conservación y retención de documentos

Una política de conservación es fundamental, ya que te ayuda a decidir qué documentos guardar, durante cuánto tiempo, quién puede consultarlos y qué hacer cuando vence el plazo. Para saber cuánto tiempo guardar documentos empresa o cuánto tiempo guardar documentos fiscales, no basta con reunir los plazos legales, también tienes que identificar cada tipo de documento, por qué hay que conservarlo y el momento desde el que empieza a contar el plazo.

Una política de gestión documental puede organizar todos esos criterios y convertirlos en un método común para toda la organización. Así, los equipos saben dónde archivar los documentos, quién puede acceder a ellos y qué pasos seguir antes de eliminarlos según el cumplimiento normativo.

Como mínimo, conviene que la política defina estos criterios:

• Qué documentos se conservan, agrupados por categorías y finalidad.
• Qué plazo se aplica y qué norma, contrato u otra obligación lo determina.
• Desde cuándo se cuenta el plazo, porque no siempre coincide con la fecha del documento.
• Quién puede acceder a los archivos y quién autoriza su eliminación.
• Qué hacer si hay una reclamación, inspección o procedimiento abierto que justifique conservarlos durante más tiempo.
• Cómo dejar constancia de la revisión y eliminación de los documentos.

Cuándo conservar, bloquear o eliminar datos personales

En el caso de los datos personales hay que tener especial cuidado. El RGPD establece que los datos personales deben conservarse de forma que permitan identificar a las personas durante no más tiempo del necesario para la finalidad para la que se recogieron, pero puede haber motivos legales para conservarlos durante más tiempo, por lo que la empresa debe valorar cada caso y documentar el criterio aplicado.

Cuando corresponde suprimir datos personales, en algunos casos se contempla el bloqueo de datos personales en la LOPDGDD. Esto implica que los documentos con esos datos personales hay que identificarlos y mantenerlos a disposición de jueces, tribunales o administraciones competentes si deben exigirse responsabilidades. Una vez terminado el plazo aplicable, se destruyen. La empresa debe reflejar estos pasos en su política de conservación y controlar quién puede acceder a los datos bloqueados.

Cómo destruir documentos confidenciales correctamente

Como hemos ido vendo, el primer paso es Saber cuánto tiempo guardar documentos empresa, cuánto tiempo guardar documentos fiscales y cuánto tiempo guardar las facturas antes de proceder a su eliminación. Comprueba bien que el plazo aplicable ha vencido y que no hay una inspección, reclamación u otra obligación que exija conservarlos.

Expurgo documental: valorar y autorizar antes de destruir

El expurgo documental consiste en revisar los documentos que han alcanzado el final de su plazo de conservación y autorizar su eliminación de acuerdo con criterios definidos. Antes de hacerlo, comprueba la categoría documental, desde cuándo se cuenta el plazo y si existe algún procedimiento abierto. En el caso de las actas, revisa también qué acuerdo o actividad acreditan y si hay una obligación legal, contractual o societaria que justifique conservarlas. Deja constancia de qué se destruye, cuándo, mediante qué método y quién lo autorizó.

Para saber cómo destruir documentos confidenciales correctamente, hay que empezar por confirmar que pueden eliminarse. Destruirlos antes de tiempo puede dejar a la empresa sin pruebas necesarias; conservarlos indefinidamente también puede prolongar sin motivo la custodia de información personal o confidencial.

Destrucción segura de documentos en papel

Los documentos confidenciales no deberían depositarse intactos en el contenedor de papel. Pueden destruirse mediante trituración adecuada o a través de un proveedor especializado que garantice su eliminación. Si se trata de un volumen elevado, un certificado o registro del servicio te ayuda a demostrar que la destrucción se realizó conforme al procedimiento interno. La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) recomienda utilizar técnicas adecuadas, como destructoras de papel o depósitos destinados a la destrucción documental.

Eliminación de archivos y soportes digitales

Borrar un archivo de una carpeta no siempre significa que la información haya desaparecido porque pueden quedar copias en unidades compartidas, dispositivos, soportes extraíbles o copias de seguridad. Por eso, un gestor documental con un repositorio centralizado ayuda mucho, pero además hay que aplicar un método de borrado o destrucción adecuado. Por ejemplo, la guía de INCIBE sobre borrado seguro y gestión de soportes recomienda asegurarse de que la información ya no pueda recuperarse al desechar un soporte.

Cómo ayuda un gestor documental a aplicar los plazos de conservación

Un gestor documental es la herramienta perfecta para la gestión de toda la vida de los documentos, incluida su eliminación. Muchas de sus ventajas para encontrar los documentos vienen de que los reúne en un repositorio central, los organiza con datos de clasificación y permite consultar su historial. Así es más sencillo encontrarlos cuando se necesitan y comprobar quién ha accedido a ellos o qué cambios se han registrado.

DocuWare ofrece funciones de archivado y gestión que pueden ayudar a aplicar la política documental de la empresa. Entre ellas:

• Archivado centralizado e indexación: DocuWare permite el archivado seguro documentos de distintos formatos y orígenes en un mismo entorno, clasificarlos con datos de índice y recuperarlos mediante búsquedas.
• Permisos configurables: los administradores pueden asignar accesos según los usuarios y sus funciones, para que solo las personas autorizadas puedan consultar, modificar o eliminar determinados documentos.
• Trazabilidad y registros de auditoría: DocuWare registra acciones como accesos, capturas, versiones y anotaciones, además de los pasos realizados en los flujos de trabajo.
• Flujos de trabajo, avisos y fechas límite: se pueden configurar tareas, responsables y fechas de vencimiento; el sistema puede enviar notificaciones y avisos según las reglas definidas. Esto puede ayudar, por ejemplo, a revisar documentos próximos a cumplir su plazo de conservación.
• Retención configurable: DocuWare permite establecer políticas de retención para gestionar el ciclo de vida de los documentos. Los plazos y las reglas deben configurarse de acuerdo con las obligaciones que la empresa haya identificado.

Por tanto, un gestor documental, como DocuWare, puede apoyar la conservación y localización de los archivos durante el plazo aplicable y facilitar su revisión antes de eliminarlos.

Preguntas frecuentes sobre conservación de documentos de empresa

Te respondemos algunas de las dudas más habituales relacionadas con cuanto tiempo guardar los documentos en la empresa

¿El cierre de una empresa permite destruir su documentación?

No automáticamente. El cese de la actividad no exime de conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio durante el plazo aplicable. En caso de disolución de una sociedad, corresponde a los liquidadores cumplir esa obligación, según el artículo 30.2 del Código de Comercio. Por eso, antes de destruir documentos hay que comprobar que ha vencido su plazo de conservación y que no existe otra obligación o procedimiento pendiente.

¿La empresa deja de ser responsable si conserva los documentos una asesoría?

No por el hecho de externalizar el archivo. La empresa debe acordar con la asesoría qué documentos conserva, durante cuánto tiempo y cómo podrá acceder a ellos si los necesita. Si la asesoría trata datos personales por cuenta de la empresa, el servicio debe regularse mediante un contrato de encargo del tratamiento, que incluya qué ocurrirá con esos datos cuando finalice la prestación, de acuerdo con las condiciones del RGPD.

¿Enviar los datos de una factura a Hacienda permite eliminar la factura?

No. Remitir datos a la Administración no sustituye la obligación de conservar la factura y los documentos que justifican la operación. Para determinar cuánto tiempo guardar las facturas y otros documentos fiscales, hay que aplicar el plazo correspondiente y comprobar que se mantienen en condiciones que garanticen su autenticidad, integridad, legibilidad y acceso por parte de la Administración tributaria.

Conclusión. Conserva y destruye tus documentos con seguridad con DocuWare

Como hemos visto, no existe un único plazo para toda la documentación, saber cuánto tiempo guardar documentos empresa, cuánto tiempo guardar documentos fiscales o cuánto tiempo guardar las facturas depende del tipo de archivo y de las obligaciones aplicables. También es importante organizar los documentos, mantenerlos accesibles mientras deban conservarse y revisar cada caso antes de iniciar el expurgo documental para decidir cómo destruir los documentos confidenciales correctamente.

DocuWare puede ayudarte a gestionar ese ciclo de vida desde el principio hasta su conservación segura y su posterior eliminación. Su repositorio central permite clasificar y localizar documentos, configurar permisos, consultar su trazabilidad y establecer políticas de retención, avisos y flujos de trabajo según las necesidades de la organización. Así, tu empresa puede aplicar sus criterios de conservación y eliminación de forma más ordenada y dejar constancia de las acciones realizadas. Solicita una demo y disfruta de una prueba gratuita sin compromiso para descubrir cómo puede ayudarte con toda la gestión documental de tu empresa.