La idea de la «oficina sin papel» resulta muy atractiva. Los motivos de que esta idea, que ya existe desde hace treinta años, esté aun así muy lejos de la práctica en muchas empresas, son evidentes.
A menudo, las facturas o pedidos que los proveedores y clientes envían todavía por fax o por correo postal no se escanean y procesan de forma digital inmediatamente al recibirse, sino que siguen apilándose en papel sobre el escritorio del empleado encargado. Así, este trabaja con una maraña de documentos digitales y en papel, lo que hace difícil mantener un orden y puede dar lugar a confusiones. Muchas veces, las empresas también siguen trabajando del modo habitual en papel porque nadie sabe por dónde empezar con la digitalización. Todo ello conduce a un círculo vicioso, que a pesar de todo es fácil de resolver en tres puntos. A continuación se enuncian los tres primeros pasos para salir del círculo vicioso y emprender el camino hacia la oficina sin papel:
- Un inventario para todos los documentos utilizados en papel: ¿Qué tipo de documentos se procesan actualmente todavía en papel? ¿Cuáles se necesitan todavía, y durante cuánto tiempo? Realizar una clasificación según la utilidad ayuda a fraccionar claramente las montañas de papel de la empresa. Así se distingue con mayor facilidad entre la información importante y los documentos innecesarios, como puede ser la publicidad inútil cuyo destino debería ser la papelera. Escanear y digitalizar todos los documentos en papel sería un despilfarro inconmensurable. La diferenciación entre los documentos que son importantes y los que no se necesitan es además una enorme ayuda a la hora de automatizar los procesos y de definir los flujos de trabajo.
- Análisis de los procesos que acompañan a cada uno de estos documentos en papel: Igual de importante que clasificar todos los tipos de documentos en papel utilizados es entender exactamente el tipo de procesos empresariales que los acompañan. Si un documento es esencial para un proyecto en curso de un cliente, probablemente requerirá un tratamiento diferente en la digitalización que una notificación fiscal o un justificante de factura. ¿Quién genera los documentos, quién interviene en su contenido? ¿Quién los revisa o los autoriza? ¿Qué papel desempeñan estos documentos en el cumplimiento normativo?
- Optimización de los procesos empresariales para el mundo digital: En el camino hacia la oficina sin papel muchos procedimientos se pueden racionalizar significativamente, puesto que el flujo de trabajo digital hace prescindible más de un paso de trabajo. Puesto que las empresas carecen en este sentido de fantasía para imaginar cómo funciona la «empresa 2.0», y dado que la plantilla se ha acomodado en los procesos habituales en papel, los procesos se mantienen invariables a pesar del DMS, y las mayores ventajas de la digitalización no llegan a materializarse.
Estos tres pasos ayudan a todas las empresas a salir del círculo vicioso, independientemente del tipo y del tamaño de la compañía, y sin importar de qué sector. No obstante, en función de estos parámetros deben priorizarse estos tres pasos. Un bufete de abogados con cinco empleados podrá clasificar los tipos de sus documentos con mucha más facilidad que una empresa de fabricación de maquinaria con 500 empleados, por ejemplo, en la que hay varios departamentos con tipos de documentos y procesos propios. Por otro lado, los requisitos de cumplimiento normativo específicos de cada sector presentan grandes divergencias, y pueden hacer que la complejidad de la gestión documental sea mínima o por el contrario enorme.
Aunque la oficina sin papel pueda parecer hoy todavía en la lejanía inalcanzable, ninguna empresa puede permitirse por mucho tiempo procesos ineficientes en la gestión documental. Estos conducen automáticamente a una desventaja frente a la competencia. Y por eso son tan importantes estos tres primeros pasos en el camino hacia la oficina sin papel: Con ellos se marca el camino hacia la gestión documental digital y se asegura el éxito de los siguientes pasos de implementación con una expansión de la aplicación del DMS. Si se clasifican los contenidos en la fase más temprana del proyecto de DMS, resultará después mucho más sencillo tanto acceder a los documentos y automatizar los procesos como borrar todos los datos que no es necesario conservar, ya que entonces, el DMS se encargará de administrar el ciclo de vida completo de todos los documentos de la empresa de forma eficiente e íntegra.
