La auditoría de gestión documental es ese momento en el que una organización se pregunta ¿sabemos realmente dónde están nuestros documentos?, ¿están actualizados?, ¿quién accede a qué información?, ¿cumplimos con los requisitos legales y normativos?, ¿o seguimos dependiendo de carpetas desordenadas, correos sueltos y personas clave?
Revisar cómo se gestionan los documentos ayuda a trabajar mejor, con menos riesgos y más control. A lo largo de una auditoría documental salen a la luz cuestiones críticas para cualquier empresa, como la trazabilidad, control de versiones, accesos y permisos, plazos de conservación, duplicidades, procesos manuales ineficientes o carencias frente a auditorías ISO y controles externos. En definitiva, se analiza si la gestión documental acompaña a los objetivos del negocio o si, por el contrario, está afectando a la seguridad, el cumplimiento normativo y la efectividad de la empresa.
Aquí es donde la tecnología se vuelve una ayuda excepcional. Con un software de gestión documental, como DocuWare, la auditoría deja de ser un ejercicio puntual al que uno se ve obligado, para convertirse en una forma natural de trabajar, con documentos centralizados, versiones controladas, accesos auditables y flujos de trabajo automatizados. No se trata solo de pasar la auditoría, sino de tener el control documental siempre preparado. Si quieres entender cómo funciona una auditoría de gestión documental y cómo convertirla en una oportunidad real de mejora, sigue leyendo, te lo contamos.
Índice:
- ¿Qué es una auditoría de gestión documental?
- ¿Para qué sirve una auditoría de gestión documental?
- ¿Cuándo es necesaria una auditoría documental?
- ¿Qué se revisa en una auditoría de gestión documental?
- Auditoría de gestión documental y normas ISO
- Errores habituales detectados en una auditoría documental
- Cómo ayuda un software de gestión documental en una auditoría
- Preguntas frecuentes sobre las auditorías de gestión documental
¿Qué es una auditoría de gestión documental?
Una auditoría de gestión documental es un proceso de revisión que analiza cómo se crean, organizan, almacenan, utilizan y conservan los documentos dentro de una organización, ya sean en papel o en formato digital.
Su objetivo es evaluar si el sistema de gestión documental que se está usando en la organización funciona correctamente, si cumple los requisitos legales y normativos, y si realmente apoya los objetivos del negocio.
En definitiva, la auditoría del sistema de gestión documental, analiza si la documentación está bajo control con el modelo actual de gestión de documentos en uso, o si, por el contrario, se ha convertido en una fuente de riesgos, ineficiencias y dependencia de personas concretas.
¿Para qué sirve una auditoría de gestión documental?
Una auditoría de documentos va a sacar a la luz cuestiones directamente relacionadas con el modo de trabajar, de guardar la información y la operatividad de la empresa. Es un paso muy importante en todo proceso de transformación digital para valorar qué tipo de gestor documental necesita la empresa, qué flujos de trabajo se pueden automatizar y qué normativas se están cumpliendo.
Algunos de los beneficios de esta auditoría interna son:
- Garantizar el cumplimiento normativo, asegurando que la documentación cumple con las leyes aplicables y con los requisitos documentales ISO.
- Reducir riesgos legales y operativos, como el uso de documentos desactualizados, pérdidas de información o accesos indebidos.
- Mejorar la trazabilidad y el control documental, sabiendo quién ha creado, modificado o consultado cada documento.
- Detectar ineficiencias y duplicidades, eliminando archivos innecesarios y procesos manuales poco productivos.
- Preparar certificaciones o auditorías externas, facilitando el acceso rápido a evidencias y registros.
El control documental es la base sobre la que se sostienen muchos de los flujos de trabajo de las organizaciones, y una auditoría de gestión documental es el primer paso para poder establecer las políticas de control documental de la empresa.
¿Cuándo es necesaria una auditoría documental?
Aunque muchas organizaciones asocian la auditoría de gestión documental a momentos críticos, lo cierto es que debería formar parte de la gestión habitual de la empresa como modo de controlar la gestión de la información, la seguridad o el rendimiento de las soluciones en uso. Pero hay algunos casos donde sí se ha de hacer:
- Auditorías internas periódicas, como parte de la mejora continua para evaluar la efectividad del control documental.
- Auditoría externas, como la auditoría documental ISO, calidad o compliance.
- Procesos de certificación o recertificación, donde la documentación es un requisito clave.
- Fusiones, adquisiciones o reestructuraciones, en las que se integran sistemas y archivos distintos.
- Incidentes de seguridad o pérdida documental, que obligan a revisar accesos, permisos y políticas de conservación.
¿Qué se revisa en una auditoría de gestión documental?
Una auditoría documental no se limita a “mirar carpetas” buscando documentos en papel o digital, facturas, o datos en archivos . Analiza aspectos clave del sistema de gestión documental y de los flujos de trabajo asociados. Algunos de los puntos que se evalúan son:
Organización y clasificación documental
Se revisa la estructura de las carpetas, los criterios de clasificación, la homogeneidad y la facilidad de acceso a la información.
Además, se analiza si la organización documental responde a una lógica común para toda la empresa o si depende de hábitos individuales, lo que dificulta la búsqueda, la colaboración entre equipos y la continuidad de los procesos cuando cambian las personas.
Control de versiones y cambios
Se comprueba si es posible identificar la versión vigente de un documento, acceder al histórico de cambios y saber quién ha realizado cada modificación. Esto es fundamental para servicios donde hay documentos como contratos o facturas.
Durante la auditoría también se detecta si conviven varias versiones en paralelo o si existe el riesgo de trabajar con documentos obsoletos.
Accesos, permisos y seguridad
La auditoría analiza quién accede a qué documentos, si los permisos cumplen las políticas internas y si existe trazabilidad de accesos para la protección de datos y la auditoría interna.
También se revisa si los accesos están correctamente segmentados por roles y funciones, evitando tanto el acceso excesivo a información sensible como los bloqueos innecesarios.
Conservación, archivo y eliminación
En este punto se revisan los plazos de conservación, las políticas de archivo y los procesos de eliminación segura. La auditoría permite comprobar si estos criterios se aplican de forma sistemática bajo unas normas concretas o si dependen de decisiones manuales.
Cumplimiento normativo
Para comprobar el cumplimiento normativo se evalúa la alineación con normas ISO, los requisitos documentales ISO, otros requisitos legales aplicables, como el RGPD, y las políticas corporativas, comprobando que la documentación respalda realmente los procesos del negocio.
No se trata solo de “tener documentos”, sino de que estén actualizados, controlados y disponibles como evidencia ante auditorías externas, inspecciones o revisiones internas, garantizando además la protección de la información y de los datos personales.
Auditoría de gestión documental y normas ISO
Las normas ISO, como la ISO 9001, ISO 14001 o ISO 27001, comparten un elemento común, el control de la documentación. Todas exigen que los documentos estén identificados, actualizados, accesibles y protegidos.
Por eso, la auditoría de gestión documental actúa como un requisito transversal, facilitando el cumplimiento de distintos sistemas de gestión y simplificando tanto la auditoría documental ISO como las revisiones internas.
Errores habituales detectados en una auditoría documental
Muchas auditorías documentales sacan a la luz problemas recurrentes que pueden pasar desapercibidos pero afectan en el trabajo del día a día, algunos de los más comunes son:
- Documentos duplicados, o desactualizados, que generan confusión.
- Falta de trazabilidad sobre cambios y accesos.
- Procesos manuales muy dependientes de personas concretas.
- Accesos no controlados a información sensible.
- Ausencia de criterios claros de conservación y archivo.
Estos errores no solo afectan al cumplimiento, sino también al rendimiento, al uso de recursos y a la capacidad de búsqueda de información.
Cómo ayuda un software de gestión documental en una auditoría
La respuesta es clara y directa, ayuda mucho, ya que un software de gestión documental está precisamente pensado para el control, la trazabilidad y el cumplimiento.
Un software como DocuWare convierten la auditoría en un proceso casi natural, porque el control documental ya forma parte del trabajo diario. Algunas de las ventajas son:
- Trazabilidad automática: cada documento queda registrado desde su creación hasta su archivo o eliminación. Es posible saber qué ha ocurrido con un documento, cuándo y por quién.
- Control de versiones: el sistema garantiza que siempre se trabaja con la versión vigente, conservando el histórico de cambios y evitando el uso de documentos obsoletos.
- Auditoría de accesos: los accesos y permisos están claramente definidos por roles, y quedan registrados. Esto facilita el cumplimiento normativo, incluido el RGPD, y permite demostrar quién ha accedido a cada documento y con qué finalidad.
- Evidencias rápidas para el auditor; la documentación solicitada en una auditoría interna o externa puede localizarse en segundos, gracias a criterios de búsqueda avanzados y a una organización centralizada de la información.
- Reducción de errores humanos: la automatización de flujos de trabajo y controles reduce la dependencia de procesos manuales, minimizando errores, duplicidades y pérdidas de información.
Un software de gestión documental no solo facilita superar una auditoría documental, sino que permite trabajar de forma continua conforme a los requisitos documentales, con mayor seguridad, eficiencia y control.
Preguntas frecuentes sobre las auditorías de gestión documental
Te aclaramos algunas de las dudas más frecuentes relacionadas con las auditorías de gestión documental
¿Quién realiza una auditoría de gestión documental?
Una auditoría de gestión documental puede realizarla el propio equipo interno de la empresa, normalmente como parte de una auditoría interna, o bien un auditor externo en el marco de una certificación ISO, un proceso de compliance o una revisión independiente. En muchos casos, el equipo interno prepara la documentación y los registros, y el auditor externo valida que el sistema de gestión documental cumple los requisitos establecidos.
¿Es obligatoria la auditoría de gestión documental?
No. No existe una obligación general de realizar una auditoría de gestión documental en todas las empresas. Sin embargo, sí es necesaria cuando la organización está sujeta a normas ISO, requisitos legales específicos o procesos de certificación. Más allá de la obligación, muchas empresas la utilizan como una herramienta de mejora para reducir riesgos, ordenar la documentación y reforzar el control documental.
¿Cada cuánto tiempo debe hacerse una auditoría documental?
Lo habitual es realizar auditorías documentales de forma periódica, normalmente una vez al año, coincidiendo con auditorías internas o revisiones del sistema de gestión. También es recomendable hacer una auditoría cuando se producen cambios relevantes, como la implantación de un nuevo sistema, una reestructuración interna o la digitalización de procesos clave.
¿Una auditoría documental solo revisa documentos digitales?
No. Una auditoría documental analiza toda la documentación de la empresa, tanto en papel como en formato digital. No obstante, cada vez más organizaciones aprovechan la auditoría para avanzar en la digitalización y centralizar la información en un sistema de gestión documental. DocuWare facilita la integración de documentos digitales y la trazabilidad de todo el ciclo de vida documental, independientemente de su origen.
Conclusion
La auditoría de gestión documental sirve para comprobar si la documentación de una empresa está realmente bajo control, cumple los requisitos normativos y apoya los flujos de trabajo del negocio. Más allá de una revisión puntual, permite detectar riesgos, eliminar ineficiencias y sentar las bases de un control documental sólido, alineado con las normas ISO, el RGPD y los objetivos de la organización.
DocuWare facilita las auditorías documentales gracias a la trazabilidad automática, el control de versiones, la auditoría de accesos y la automatización de procesos, no solo en momentos puntuales, sino integrando el control documental en los flujos de trabajo del día a día. ¿Quieres saber cómo puede DocuWare ayudarte en tu control documental? Solicita una demo y disfruta de una prueba gratuita sin compromiso.
