En el acelerado mundo empresarial actual, el tiempo nunca ha sido tan valioso. Cuanto más grande sea su equipo, más difícil puede ser gestionar el tiempo de forma eficaz. Pero incluso las PYMEs pueden beneficiarse de las herramientas que ofrece un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM).
Los sistemas de contenido empresarial, permiten a las empresas de todos los tamaños ahorrar tiempo y dinero digitalizando los documentos en papel, capturando documentos electrónicos y correos, automatizando los procesos basados en gestión documental y garantizando que las personas indicadas tengan acceso a la información que necesitan, cuando y donde sea.
Estos son algunos consejos sobre cómo puede utilizar las herramientas de su software de gestión para ahorrar tiempo y dinero.
1. Firma electrónica
Sirve para:
Tal y como su nombre lo indica, la firma electrónica se refiere a cualquiera de los procesos mediante los cuales se puede firmar digitalmente un documento. El uso de firmas electrónicas es una práctica habitual hoy en día, ya que se consideran legalmente válidas en muchas situaciones. DocuWare Signature Service garantiza que sus documentos estén firmados digitalmente por un proveedor de servicios de confianza verificado.
¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?
Exigir firmas en papel es sumamente ineficaz. Para empezar, el proceso requiere una copia física que debe enviarse por correo o entregarse al firmante. A continuación, el documento firmado debe escanearse para ser archivado.
Al utilizar firmas digitales, se eliminan una serie de pasos innecesarios, lo que reduce significativamente el riesgo de error humano en el proceso. Un documento firmado digitalmente no se extraviará y, lo que es aún más importante, una transacción pendiente de firma no se retrasará durante días mientras el documento se desplaza de un lugar a otro.
Al utilizar firmas digitales, se eliminan una serie de pasos innecesarios, lo que reduce significativamente el riesgo de error humano en el proceso. Un documento firmado digitalmente no se extraviará y, lo que es aún más importante, una transacción pendiente de firma no se retrasará durante días mientras el documento se desplaza de un lugar a otro.
2. Acceso remoto a documentos importantes
Sirve para:
Al utilizar un gestor de documentos empresariales, todos los documentos importantes de la empresa se almacenan en una ubicación centralizada a la que pueden acceder desde cualquier lugar los empleados que dispongan de los privilegios necesarios. En otras palabras, un documento puede abrirse siempre que un empleado lo necesite sin tener que dedicar tiempo para solicitarlo a otra persona.
¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?
La posibilidad de acceder a los documentos a distancia permite a sus empleados colaborar sobre la marcha, lo que hace que su organización sea más ágil y reactiva. También le brinda la oportunidad de responder más rápidamente a las preocupaciones de los clientes, lo que se traduce en una mayor satisfacción y retención de los mismos. Pero también hay algunas ventajas de cara al futuro.
Las encuestas realizadas por el mercado de talento freelance UpWork en 2019, 2020 y junio de 2021 encontraron que antes de la pandemia, las empresas esperaban que el 38% de su fuerza de trabajo fuera totalmente remota en cinco años, mientras que en 2021 esperaban que el 58% de los empleados fueran totalmente remotos en ese plazo. El mercado laboral sigue evolucionando hacia la oferta de opciones remotas e híbridas, y los solicitantes de empleo altamente cualificados que exigen esta flexibilidad son cada vez más selectivos a la hora de elegir dónde trabajar.
En resumen: nunca había sido tan importante asegurarse de que su empresa sea un lugar atractivo para trabajar, y el acceso remoto a documentos es una parte crucial de ello. Los empleados que prefieren trabajar desde casa buscarán trabajo en otro sitio si su empresa no puede ofrecerles esa ventaja.
Las encuestas realizadas por el mercado de talento freelance UpWork en 2019, 2020 y junio de 2021 encontraron que antes de la pandemia, las empresas esperaban que el 38% de su fuerza de trabajo fuera totalmente remota en cinco años, mientras que en 2021 esperaban que el 58% de los empleados fueran totalmente remotos en ese plazo. El mercado laboral sigue evolucionando hacia la oferta de opciones remotas e híbridas, y los solicitantes de empleo altamente cualificados que exigen esta flexibilidad son cada vez más selectivos a la hora de elegir dónde trabajar.
En resumen: nunca había sido tan importante asegurarse de que su empresa sea un lugar atractivo para trabajar, y el acceso remoto a documentos es una parte crucial de ello. Los empleados que prefieren trabajar desde casa buscarán trabajo en otro sitio si su empresa no puede ofrecerles esa ventaja.
3. Contratación, solicitudes de empleo e incorporación
Sirve para:
Hablando de contratación, el propio proceso se agiliza considerablemente con un gestor documental. Los sistemas de gestión de contenidos empresariales incluyen herramientas para procesar digitalmente las solicitudes de empleo y el proceso de contratación, lo que permite a los candidatos y a los nuevos empleados enviar su documentación a través de un único portal.
Además, los formularios web ofrecen una forma fácil de recopilar datos precisos. Puede estar seguro de que la información es correcta ya que ha transferido la entrada de datos a la fuente de información. Hay una lógica condicional integrada que orienta la realización del formulario en función de los datos que introduce el usuario. Si responden "sí" a una pregunta, el formulario les da más detalles. Si la respuesta es "no", los campos innecesarios no aparecen. Los formularios electrónicos también ofrecen resultados clasificables que permiten descartar a los candidatos que carecen de las competencias o credenciales necesarias.
¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?
Cualquier proceso que convierta una tarea basada en papel en otra automatizada y digital, reduce el tiempo dedicado a tareas manuales y aumenta la eficiencia. En particular, la gestión de las solicitudes de empleo a través de su gestor documental le permite ampliar la red, tanto porque el proceso de solicitud se realiza sin fricciones como porque la base de datos centralizada de solicitudes de empleo que genera reduce el tiempo necesario para procesarlas.
Hacer que los nuevos empleados rellenen la documentación de incorporación de forma digital también puede ser beneficioso. Ayuda a garantizar que empiecen su nuevo puesto sin el inconveniente que puede suponer rellenar montañas de formularios y teclear la misma información una y otra vez. Evitar ese tipo de experiencia negativa antes de que empiecen ayuda a los nuevos empleados de su empresa a mantenerse motivados y a adaptarse más rápidamente a su nuevo lugar de trabajo.
4. Gestión de facturas
Sirve para:
Con la gestión automática de facturas, éstas se capturan, digitalizan e indexan antes de ser enviadas a través de flujos de trabajo preconfigurados para su aprobación, pagadas y archivadas en un repositorio centralizado en el que se pueden realizar búsquedas.
¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?
Procesar las facturas manualmente lleva mucho tiempo, requiere que varios empleados guíen los documentos a lo largo del proceso y se corre el riesgo de perder datos o introducir errores por el camino. Al cambiar a un gestor documental que facilite la gestión automática de facturas, su empresa ahorra significativamente en los gastos asociados a la gestión manual de datos, ya que las facturas pasan ahora por el proceso sin intervención humana. Por no mencionar que también puede beneficiarse de descuentos por pronto pago.
5. Integración con el correo electrónico y otras aplicaciones
Sirve para:
Como solución integral para la gestión de documentos, un gestor documental permite almacenar y acceder a todo tipo de datos y archivos en un único lugar. También tiene muchas otras ventajas. Los programas de correo electrónico se diseñaron para la comunicación, no para el almacenamiento organizado, la seguridad o la búsqueda rápida. Si le cuesta encontrar la información almacenada en un correo electrónico, necesita una solución automatizada que incluya un componente de gestión del correo electrónico y se integre con Microsoft Outlook y otros programas de correo.
Sin automatización, las tareas se interrumpen a menudo y los empleados tienen que cambiar de programa para encontrar la información necesaria. Los gestores documentales modernos pueden crear integraciones sencillas con otras aplicaciones para que, por ejemplo, los documentos relacionados aparezcan en la pantalla de su ERP o software de contabilidad con un solo clic.
¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?
Según una encuesta realizada por Foundry, el 91% de las organizaciones empresariales han adoptado o tienen previsto adoptar una estrategia de "Digital-first", y el 52% de ellas afirman que ya han empezado a hacerlo. Adoptar un gestor documental moderno e integrarlo con las aplicaciones que se utilizan a diario es una pieza clave para adelantarse a esa tendencia.
6. Flujos de trabajo automáticos
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Los flujos de trabajo automatizados de los gestores documentales eliminan los procesos manuales de las tareas empresariales críticas, lo que permite aplicar reglas y enviar documentos de forma automática. Información que, de otro modo, podría estar fuera del alcance de quienes la necesitan. Con un gestor de contenido empresarial, todo aquel que tenga permiso para ver o editar un documento puede acceder a él al instante.
¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?
Los procesos manuales suelen provocar cuellos de botella. Un documento puede pasar días esperando el siguiente paso, sólo para que alguien se dé cuenta de que nunca llegó a manos de la persona adecuada. Con un flujo de trabajo automatizado, puede estar seguro de que un documento se envía correctamente y delega su responsabilidad en otro miembro del equipo si un empleado está fuera de la oficina. El sistema también enviará recordatorios si no se toman medidas en un plazo determinado.
Además, un flujo de trabajo automatizado mediante un gestor documental, garantiza que el control de versiones elimine la confusión causada por la circulación de documentos en papel o la dependencia del correo electrónico para trabajar en un mismo contrato, políticas y otros proyectos por varias personas. Disponer de una copia única de un documento centralizado, que puede consultar una persona a la vez y que es de solo lectura para todos los demás, significa no tener que volver a enfrentarse al problema de recopilar cambios manualmente o confiar accidentalmente en información obsoleta.
Además, un flujo de trabajo automatizado mediante un gestor documental, garantiza que el control de versiones elimine la confusión causada por la circulación de documentos en papel o la dependencia del correo electrónico para trabajar en un mismo contrato, políticas y otros proyectos por varias personas. Disponer de una copia única de un documento centralizado, que puede consultar una persona a la vez y que es de solo lectura para todos los demás, significa no tener que volver a enfrentarse al problema de recopilar cambios manualmente o confiar accidentalmente en información obsoleta.
7. Procesos sin papel
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Las ventajas de eliminar el papel son ilimitadas. Como ya se ha mencionado, el acceso remoto a los documentos más importantes garantiza el futuro de su empresa en una economía que tiende cada vez más al trabajo a distancia, lo que permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar y maximizar su contribución a los objetivos de su empresa.
¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?
Según Roadrunner, el empleado medio utiliza 10.000 hojas de papel al año. Si tenemos en cuenta el coste del papel en sí y la tinta utilizada para imprimirlo, el ahorro que supone prescindir del papel es considerable. Pero cuando se tienen en cuenta las ineficiencias causadas por los documentos en papel extraviados, la duplicidad de esfuerzos y la información a la que no se puede acceder de forma remota, la decisión se convierte en una obviedad.
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