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RECHNUNGSVERARBEITUNG

Rechnungsprozesse,
die laufen 

Rechnungen bleiben liegen? Die Freigabe verzögert sich? Mit DocuWare nimmt Ihre Rechnungsverarbeitung Fahrt auf. 

  • Revisionssichere Archivierung 
  • Automatisierter Workflow für Rechnungen aller Art
  • Volle Kontrolle und Transparenz 
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Mehr als 19.000 Kunden vertrauen auf DocuWare

 

Eine Anlaufstelle für alle Rechnungen

Laden Sie Rechnungen im Handumdrehen in DocuWare hoch, um sie automatisch auszulesen und ad hoc weiterzuverarbeiten. Ob Papier, E-Mail oder XML: Alle Rechnungsformate werden sicher vor Verlust und rechtskonform in DocuWare gespeichert. 

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Rechnungsfreigabe ohne Bearbeitungsstau 

Setzen Sie auf dynamische Workflows, um Rechnungen zu prüfen, freizugeben und an Ihr Buchhaltungssystem oder externe Dritte zu übermitteln. Das eliminiert lange Wartezeiten und garantiert eine reibungslose, fehlerfreie Zahlung. 

 

Jeder Buchungsbeleg auf Knopfdruck parat 

Finden Sie Rechnungen und dazugehörige Dokumente blitzschnell über die Stichwortsuche. Oder noch besser: direkt via Tastenkürzel aus jedem Programm. Auf diese Weise lassen sich nicht nur Bearbeitungsschritte und Entscheidungen problemlos in Echtzeit nachvollziehen, zusätzlich sind Sie auch für Audits bestens vorbereitet. 

3-Invoice Processing

 

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 Integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtlose Rechnungsprozesse

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Vereinfachen Sie Ihren gesamten Rechnungsprozess 

Rechnungen sicher archivieren, mobil freigeben und Monatsabschlüsse problemlos meistern: Mit DocuWare gestalten Sie Ihre Rechnungsverarbeitung schnell und präzise.

Dateneingaben auf ein Minimum reduzieren

Noch nie war das Erfassen von Rechnungen so einfach. DocuWare liest alle relevanten Informationen wie Firma, Beträge und Positionsdaten automatisch aus. Manuelles Abtippen und Übertragen von Daten gehört damit der Vergangenheit an.  

Mehraufwand und Fehlzahlungen vermeiden  

Bevor die Rechnung den Freigabeprozess durchläuft, findet im Hintergrund eine sachliche Prüfung nach § 14 UStG statt. Ein Eingreifen ist nur dann erforderlich, wenn Fehler festgestellt werden. Dies können z.B. Dubletten, Rechenfehler, fehlende Angaben oder Lieferanten sein, die nicht im System hinterlegt sind.    

Zeit sparen, Kosten senken

Unabhängig davon, wie viele Personen an einem Rechnungsprozess beteiligt sind: Automatisierte Workflows, Erinnerungen und der mobile Zugriff von überall aus sorgen für reibungslose Abläufe und Zahlung vor Ablauf der Skontofrist. Ein automatischer Abgleich der Rechnungen mit anderen Daten und Belegen wie Bestellungen und Lieferscheinen optimiert den Cashflow zusätzlich. 

  

 

Nahtloses Zusammenspiel mit Ihrer FiBu

Auf Wunsch erfolgt die Kontierung Ihrer Rechnungen komfortabel in DocuWare, um anschließend die kompletten Buchungsdaten an Ihre Finanzbuchhaltung zu übergeben — für maximale Genauigkeit anstatt zeitraubender doppelter Dateneingaben. Natürlich können Sie die Rechnungen auch an Ihren Steuerberater oder andere externe Dritte zur Buchhaltung übermitteln. 

Volle Kontrolle über alle Rechnungen im Umlauf 

Welche Rechnungen sind noch offen? Wo müssen Rückstellungen gebildet werden? Klären Sie Buchungsfragen im Handumdrehen, profitieren Sie von automatisierten Statusinformationen und greifen Sie auf Knopfdruck auf die gesuchten Rechnungsbelege zu — jederzeit und direkt aus Ihrer Finanzbuchhaltung.  

GoBD und Datenschutz einfach erfüllen

Oberste Priorität bei der Rechnungsverarbeitung hat die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. DocuWare ist mehrfach zertifiziert und speichert Ihre Dokumente nicht nur gesetzeskonform bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist, sondern schützt sie zudem sicher vor Verlust und Manipulation. 

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst der Rechnungsverarbeitungsprozess in DocuWare?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit DocuWare ist flexibel und kann individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden. Ein typischer Rechnungsverarbeitungsprozess umfasst das Erfassen der Rechnungen per E-Mail-Import oder Scan, das Extrahieren der Daten aus den Rechnungen mittels intelligenter OCR-Technologie, die sachliche Prüfung der Rechnungen auf Dubletten oder andere Fehler sowie das anschließende Weiterleiten an die entsprechenden Stellen zur Freigabe. Auch vollautomatische Freigaben mit mehreren Freigabestufen sind problemlos möglich. Anschließend können die Rechnungen optional vorkontiert und die vollständigen Buchungsdaten in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem übermittelt werden. 

Wie geht DocuWare mit unterschiedlichen Rechnungsformaten um?

Ganz gleich, ob Sie Rechnungen im XML-Format, als PDF oder in Papierform verarbeiten müssen und welcher E-Rechnungsstandard genutzt wird: Mit DocuWare ist dieser Prozess nicht nur sicher, sondern auch stets identisch. Sie profitieren von fortschrittlicher OCR-Technologie inklusive KI-Funktionen, die Daten aus unterschiedlichsten Rechnungsformaten wie PDF, TIFF, JPEG und vielen weiteren auslesen und extrahieren kann. DocuWare unterstützt dabei auch länderspezifische Rechnungsvorschriften und Compliance-Anforderungen. 

Wie kann ich mit DocuWare die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicherstellen?

DocuWare unterstützt die Einhaltung von Vorschriften, indem es den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess lückenlos dokumentiert. Das System zeichnet auf, wer wann auf die jeweilige Rechnung zugegriffen hat und welche Aktionen dabei durchgeführt wurden. DocuWare stellt außerdem sicher, dass sensible Informationen sicher und für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum gespeichert werden. 

Wie integriert sich DocuWare in unsere bestehenden IT-Systeme und Geschäftsprozesse?

DocuWare lässt sich nahtlos in bestehende IT-Systeme und Geschäftsprozesse integrieren. Dazu gehören gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie SAP, Oracle und DATEV, aber auch Collaboration Tools wie E-Mail, SharePoint oder Microsoft Teams. Das erleichtert den Austausch von Rechnungen und die Zusammenarbeit mit anderen Beteiligten. 

Wie schnell können wir mit automatisierten Rechnungsprozessen starten?

DocuWare bietet einfach zu bedienende Templates und Konfigurationen für verschiedene Anwendungsszenarien, so dass Sie in wenigen Tagen einsatzbereit sind. Natürlich lässt sich DocuWare auch individuell einrichten. Wie lange die Einführung von DocuWare dauert, hängt von der Komplexität der Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. 

Für welche Unternehmensgrößen bietet DocuWare eine Lösung für automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Dank der flexiblen Preisgestaltung und der skalierbaren Architektur eignet sich DocuWare für Unternehmen jeder Größe, vom Start-up bis hin zum Großkonzern, die ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse optimieren möchten 

Unsere Kunden und ihre Erfolge

Zertifiziert und ausgezeichnet

DocuWare was named a Trusted Solution by Siegel

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