Zenit Spedition

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Über DocuWare

Die 1998 gegründete Zenit Spedition GmbH & Co KG hat sich als Nischenplayer, speziell bei schwierigen Transporten, positioniert. Das Unternehmen mit Standorten in Österreich und Deutschland ist Spezialist für Transporte in den Osten. Im Salzburger Headquarter setzt man bei der Abwicklung der Kundenaufträge nicht nur auf ein fundiertes Sprach- und Länder-Know-how, sondern auch auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS).

Nach der Einführung eines neuen Speditionsprogramms hat sich das mittelständische

Logistikunternehmen auch mit den Möglichkeiten eines DMS-Einsatzes befasst. Alle Unternehmensdokumente von der Eingangsrechnung bis zur Verkehrsakte wurden bis dahin papierbasiert gehandhabt. Nach einer Evaluierung entschied sich die Geschäftsführung für DocuWare.

Umstellung auf digitale Welt

Das Hauptziel, das mit der Implementierung des DMS verfolgt wurde, war die Steigerung der Unternehmenseffizienz, die sich vor allem in einer deutlichen Zeitersparnis und Kostendegression ausdrücken sollte. Zentral dabei waren Schnittstellen zu den operativen Speditionsmanagement- und Buchhaltungssystemen. Heute arbeiten alle Unternehmensbereiche nahezu papierlos mit DocuWare.

Land:

Österreich

Branche:

Transport / Logistik

Abteilung:

Unternehmensübergreifend

Deployment:

On-Premises

Integration:

Frasped |mesonic

Nahtlose Workflows

Im ersten Schritt wurden im Verwaltungsbereich die Aus- und Eingangsrechnungsprozesse automatisiert. In Folge wurden im Bereich der operativen Abwicklung branchenspezifische Dokumente indexiert und digital abgelegt. Sehr intensiv wurde die Prozessimplementierung durchgeführt, um die Schnittstellen mit dem operativen Speditionsprogramm und dem Buchhaltungssystem optimal vorzubereiten. Die Ausgangsrechnungen werden im Hauptsystem generiert, den Verkehrsakten zugeordnet und im Hintergrund automatisch archiviert. Die Übertragung in die Buchhaltung funktioniert ebenfalls automatisch. Aktuell wird die Automatisierung der Verwaltungsprozesse weiter verbessert. Eingangsrechnungen werden anhand einer eindeutigen Nummer identifiziert und im Hintergrund über eine Datenbank-Verknüpfung verschlagwortet. Sobald die notwendigen Frachtdokumente abgelegt sind, wird die Rechnung freigegeben. Dieser Status wird auch in die Buchhaltung übertragen.

Laufende Weiterentwicklung

DocuWare hat sowohl die Arbeitsprozesse als auch die Verfügbarkeit von Dokumenten bei der Zenit Spedition optimiert. Auf Basis der erzielten Effizienz kann das Unternehmen sich weiterentwickeln und wachsen. Auch den DMS-Einsatz versteht die Spedition als einen Prozess, der laufend voranschreitet.

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Die Kernkompetenz des Logistikunternehmens Zenit aus Salzburg ist die Bereitstellung der ganzen Vielfalt an Speditionsleistungen in Gebieten mit besonderen Bedingungen. Ein digitales Dokumentenmanagement-System sorgt für die nötige Effizienz.

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