Nahtlose Workflows
Im ersten Schritt wurden im Verwaltungsbereich die Aus- und Eingangsrechnungsprozesse automatisiert. In Folge wurden im Bereich der operativen Abwicklung branchenspezifische Dokumente indexiert und digital abgelegt. Sehr intensiv wurde die Prozessimplementierung durchgeführt, um die Schnittstellen mit dem operativen Speditionsprogramm und dem Buchhaltungssystem optimal vorzubereiten. Die Ausgangsrechnungen werden im Hauptsystem generiert, den Verkehrsakten zugeordnet und im Hintergrund automatisch archiviert. Die Übertragung in die Buchhaltung funktioniert ebenfalls automatisch. Aktuell wird die Automatisierung der Verwaltungsprozesse weiter verbessert. Eingangsrechnungen werden anhand einer eindeutigen Nummer identifiziert und im Hintergrund über eine Datenbank-Verknüpfung verschlagwortet. Sobald die notwendigen Frachtdokumente abgelegt sind, wird die Rechnung freigegeben. Dieser Status wird auch in die Buchhaltung übertragen.
Laufende Weiterentwicklung
DocuWare hat sowohl die Arbeitsprozesse als auch die Verfügbarkeit von Dokumenten bei der Zenit Spedition optimiert. Auf Basis der erzielten Effizienz kann das Unternehmen sich weiterentwickeln und wachsen. Auch den DMS-Einsatz versteht die Spedition als einen Prozess, der laufend voranschreitet.