Digitaler Dokumenten-Pool schrittweise eingeführt

DocuWare wurde zunächst in der relativ überschaubaren Projektleitung eingeführt und nach einem durchweg positiven Feedback anschließend entlang der Prozesskette unternehmensweit ausgerollt – über alle vier Standorte hinweg. Die schrittweise Einführung führte dabei zu einer hohen Akzeptanz seitens der Mitarbeiter. Mittlerweile arbeiten bis zu 300 Anwender in den Bereichen Auftragszentrum, Materialwirtschaft und Kundendienst sowie Disposition und Bauleitung mit dem zentralen Dokumenten-Pool. Sämtliche projektrelevanten E-Mails werden ausgewählt und direkt aus Outlook heraus archiviert, ebenso alle Word- und PowerPoint-Dateien. Auch CAD-Pläne lassen sich bei der digitalen Ablage automatisch verschlagworten, fehlerbehaftete manuelle Eingriffe entfallen dadurch komplett. Bei Bestellanforderungen und Leistungsbeschreibungen, die bei WeberHaus mit einer Konfigurationssoftware erzeugt werden, funktioniert der Ablauf analog. Schon nach wenigen Monaten befanden sich rund 230.000 Dokumente im elektronischen Archiv.

Zentrale Informationsquelle für alle Abteilungen

Während der intensiven Beratungsphase zwischen Projektleiter und Kunde stellt die komfortable Suchfunktion der Lösung alle benötigten Unterlagen mit wenigen Klicks zur Verfügung. Sobald der Kunde seine Entscheidungen getroffen hat, werden entsprechende Werkpläne entworfen, Fertigteile produziert und die Montage des Hauses disponiert. Jede prozessbeteiligte Abteilung von WeberHaus nutzt den Dokumenten-Pool als zentrale Informationsquelle. Geplant ist, dass auch Bauleiter vor Ort über Tablets auf das digitale Archiv zugreifen können. Die sehr schnelle und zugleich vollständige Anzeige aller Suchergebnisse in DocuWare ist ein großer Vorteil, den die Mitarbeiter aller Abteilungen besonders schätzen. Die Bereitschaft, innovative Lösungen zu finden, ist bei WeberHaus aber noch lange nicht ausgereizt. Vielmehr wird der Einsatz der Lösung kontinuierlich ausgebaut, etwa bei der Integration ins SAP-Systems oder beim Einsatz digitaler Workflows.