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Über DocuWare
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Kundenspezifische Traumhäuser auf höchstem Niveau realisiert – das ist das Erfolgsrezept von WeberHaus. Für jedes Bauprojekt sammeln sich hunderte von Unterlagen. Im zentralen Dokumenten-Pool stehen sie für den schnellen Zugriff bereit.

Bei WeberHaus gleicht kein Haus dem anderen: Jedes Traumhaus reift nach intensiven Beratungsgesprächen zum individuellen Bauprojekt. Durch die Fokussierung auf hochwertige Materialien in der Vorfertigung und einer Ressourcen-schonenden Bauweise ist das Familienunternehmen schon lange Innovationsführer für umweltfreundliches und energiesparendes Bauen. Auch bei der Verwendung neuer Technologien will man Impulsgeber sein: Ein Dokumentenmanagement-System unterstützt sämtliche Bauprojekte bei der Planung und Ausführung.

Vor dem DMS-Einsatz wurden für jedes Bauvorhaben alle Unterlagen in Papierform in jeweils zwei bis drei Bauakten einsortiert und gleichzeitig als digitale Daten in einem Netzlaufwerk gespeichert. Bei jährlich rund 750 Bauvorhaben waren es immerhin rund 2.000 umfangreiche Akten, die von einer Abteilung zur anderen weitergereicht wurden. Der große zeitliche Aufwand bei der Ablage der immer zahlreicher werdenden E-Mails im Windows-Netzlaufwerk sowie die sehr umständliche Suche nach Dokumenten im Ordnersystem waren ausschlaggebend für den Einsatz eines DMS. Gewünscht war ein einheitliches Ablage- und Suchsystem für alle beteiligten Mitarbeiter, das mit möglichst geringem Aufwand eine revisionssichere Archivierung aller projektbezogenen Dokumente ermöglichen sollte – vom Vertragseingang bis hin zur Montage. Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit waren neben der möglichen SAP-Integration entscheidende Auswahlkriterien für DocuWare.

Land:
Deutschland
Branche:
Produktion
Abteilung:
Kundenservice |Auftragsverwaltung |Fertigung / Konstruktion |Vertrieb |Materialwirtschaft
Deployment:
On-Premises

Durch den DMS-Einsatz sind unsere Abläufe – was den Dokumentenfluss angeht – schneller, einfacher und sicherer geworden. Unsere Mitarbeiter können heute wieder mehr Zeit in die eigentliche Projektarbeit investieren.

Willi Hofmann
Leiter Auftragszentrum / Prokurist, WeberHaus, Rheinau-Linx

Digitaler Dokumenten-Pool schrittweise eingeführt

DocuWare wurde zunächst in der relativ überschaubaren Projektleitung eingeführt und nach einem durchweg positiven Feedback anschließend entlang der Prozesskette unternehmensweit ausgerollt – über alle vier Standorte hinweg. Die schrittweise Einführung führte dabei zu einer hohen Akzeptanz seitens der Mitarbeiter. Mittlerweile arbeiten bis zu 300 Anwender in den Bereichen Auftragszentrum, Materialwirtschaft und Kundendienst sowie Disposition und Bauleitung mit dem zentralen Dokumenten-Pool. Sämtliche projektrelevanten E-Mails werden ausgewählt und direkt aus Outlook heraus archiviert, ebenso alle Word- und PowerPoint-Dateien. Auch CAD-Pläne lassen sich bei der digitalen Ablage automatisch verschlagworten, fehlerbehaftete manuelle Eingriffe entfallen dadurch komplett. Bei Bestellanforderungen und Leistungsbeschreibungen, die bei WeberHaus mit einer Konfigurationssoftware erzeugt werden, funktioniert der Ablauf analog. Schon nach wenigen Monaten befanden sich rund 230.000 Dokumente im elektronischen Archiv.

Zentrale Informationsquelle für alle Abteilungen

Während der intensiven Beratungsphase zwischen Projektleiter und Kunde stellt die komfortable Suchfunktion der Lösung alle benötigten Unterlagen mit wenigen Klicks zur Verfügung. Sobald der Kunde seine Entscheidungen getroffen hat, werden entsprechende Werkpläne entworfen, Fertigteile produziert und die Montage des Hauses disponiert. Jede prozessbeteiligte Abteilung von WeberHaus nutzt den Dokumenten-Pool als zentrale Informationsquelle. Geplant ist, dass auch Bauleiter vor Ort über Tablets auf das digitale Archiv zugreifen können. Die sehr schnelle und zugleich vollständige Anzeige aller Suchergebnisse in DocuWare ist ein großer Vorteil, den die Mitarbeiter aller Abteilungen besonders schätzen. Die Bereitschaft, innovative Lösungen zu finden, ist bei WeberHaus aber noch lange nicht ausgereizt. Vielmehr wird der Einsatz der Lösung kontinuierlich ausgebaut, etwa bei der Integration ins SAP-Systems oder beim Einsatz digitaler Workflows.

DocuWare unterstützt heute sämtliche Projektschritte, selbst nach der Objektübergabe an den Kunden. Auf Reklamationen etwa kann der Kundendienst sofort reagieren und schnell passende Lösungen finden.

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