Bei SUISSIMAGE wurde die Planungs- und Umsetzungsphase des DMS-Projekts mit dem erfahrenen DocuWare-Partner gründlich vorbereitet und der Start verlief reibungslos. Besonderer Wert wurde auf die Entwicklung einer sinnvollen und einheitlichen Ablagestruktur für den ganzen Betrieb gelegt. Das hat sich gelohnt. So konnte man mit guten Argumenten anfänglichen Widerständen von Mitarbeiter*innen gegen eine Änderung gewohnter Arbeitsabläufe entgegenwirken. Im März 2019 startete dann erfolgreich der DocuWare-Einsatz in der Buchhaltung mit einem Workflow zur Rechnungsfreigabe. Die Eingangsrechnungen werden heute täglich gescannt und in DocuWare archiviert, womit sofort ein Workflow beginnt. Die Rechnung erscheint in der Aufgabenliste der Buchhaltung. Dort wird sie mit Sage vorerfasst und wandert automatisch in die Aufgabenliste der Geschäftsleitung. Diese erhält eine E-Mail mit Link auf die Liste, sobald eine neue Rechnung geprüft werden soll. Die Geschäftsleitung prüft die Rechnung und schickt sie mit einem elektronischen Stempel versehen zurück an die Buchhaltung. Dort wird sie zur Zahlung freigegeben, in Sage verbucht und archiviert. Damit endet der Workflow. Die Mitarbeiter*innen wissen es zu schätzen, dass sie dabei direkt in Sage auf sämtliche Belege zugreifen können und ihre gewohnte Arbeitsoberfläche nicht verlassen müssen. Besonders bewährt hat sich das System während der Coronakrise. Die Mitarbeiter*innen konnten auch vom Homeoffice alle notwendigen Arbeitsschritte durchführen, die Belege verteilen und Rechnungen nach Freigabe pünktlich bezahlen. „Als wichtiger Teil der Arbeitswerkzeuge ist DocuWare heute von allen akzeptiert“, sagt Martin Hettich.
Was dem IT-Spezialisten am DMS-Einsatz aber besonders gefällt, ist die Flexibilität und Offenheit des Systems: „DocuWare bietet die Möglichkeit, sich seine Struktur selbst zu schaffen, so dass sie unserer Kultur und unseren Bedürfnissen entspricht.“ Innerhalb der nächsten fünf Jahre soll das DMS bei SUISSIMAGE in fast allen Bereichen eingeführt sein, plant Hettich. In der Abteilung Mitgliederverwaltung ist man schon dabei, tausende von Werkanmeldungen und -verträgen, die teils in Papierakten und teils als elektronische Dateien gespeichert sind, im zentralen Dokumenten-Pool zu archivieren. Ziel ist ein besserer Überblick und ein schnellerer Zugriff auf sämtliche Unterlagen, die für die Rechteverwertung eines Mitglieds von Bedeutung sind. Das Projekt wird noch einige Zeit in Anspruch nehmen, betont Hettich: „Wir können hier in Zukunft zwar viel Zeit und viel Papier einsparen, der Aufwand für die Migration der vorhandenen Dossiers ist allerdings entsprechend groß.“ Schnelleren Nutzen verspricht sich der IT-Leiter hier vom Workflow zur Abwicklung von Mitgliedsanträgen. Er soll Arbeitszeit sparen und gleichzeitig den Service verbessern. Als nächstes steht dann die digitale Personalakte auf der Agenda.
SUISSIMAGE, die Verwertungsgesellschaft der Film- und Audiobranche in der deutschen und italienischen Schweiz, nimmt die Urheberrechte von Filmschaffenden weltweit wahr. Um die anvertrauten Rechte der rund 3500 Schweizer Mitglieder kosteneffizient und nachvollziehbar verwerten zu können, setzt die Genossenschaft auf effiziente Strukturen und moderne Informationssysteme. Ein Dokumentenmanagement-System sorgt heute für Transparenz und Schnelligkeit in der Verwaltung.
„Früher war es aufwendig und problematisch, Dokumente für eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen“, sagt Martin Hettich, IT-Leiter bei SUISSIMAGE in Bern. Zwar gab es eine digitale Ablage auf File-Ebene, jedoch wurden viele Belege in den einzelnen Abteilungen auch in Papierordnern archiviert und waren damit schwer für andere zugänglich. Wichtigstes Ziel war deshalb eine revisionssichere Archivierung aller Belege in einem zentralen Dokumenten-Pool, so dass jeder berechtigte Mitarbeiter jederzeit und auch von unterschiedlichen Standorten aus auf alle notwendigen Unterlagen zugreifen kann. „Das Dokumentenmanagement-System DocuWare hat uns vor allem wegen seines Leistungsumfangs überzeugt. Aber auch das Renommee des Software-Herstellers war ein wichtiges Kriterium“, sagt IT-Experte Martin Hettich. Weitere wichtige Argumente waren die vorhandene Schnittstelle zur Buchungssoftware Sage sowie die mögliche Integration in die eigenentwickelte Datenbank RaC, auf der alle Film- und Urheberdaten gespeichert sind.
Land:
Schweiz
Branche:
Verwertungsgesellschaft
Abteilung:
Dokumentation | Finanzbuchhaltung | Mitgliederverwaltung | Personalwesen | Rechtsabteilung
Bereitstellung:
On-Premises
Integration:
Eigenentwicklung (Datenbank) | Sage
