Bei SUISSIMAGE wurde die Planungs- und Umsetzungsphase des DMS-Projekts mit dem erfahrenen DocuWare-Partner gründlich vorbereitet und der Start verlief reibungslos. Besonderer Wert wurde auf die Entwicklung einer sinnvollen und einheitlichen Ablagestruktur für den ganzen Betrieb gelegt. Das hat sich gelohnt. So konnte man mit guten Argumenten anfänglichen Widerständen von Mitarbeiter*innen gegen eine Änderung gewohnter Arbeitsabläufe entgegenwirken. Im März 2019 startete dann erfolgreich der DocuWare-Einsatz in der Buchhaltung mit einem Workflow zur Rechnungsfreigabe. Die Eingangsrechnungen werden heute täglich gescannt und in DocuWare archiviert, womit sofort ein Workflow beginnt. Die Rechnung erscheint in der Aufgabenliste der Buchhaltung. Dort wird sie mit Sage vorerfasst und wandert automatisch in die Aufgabenliste der Geschäftsleitung. Diese erhält eine E-Mail mit Link auf die Liste, sobald eine neue Rechnung geprüft werden soll. Die Geschäftsleitung prüft die Rechnung und schickt sie mit einem elektronischen Stempel versehen zurück an die Buchhaltung. Dort wird sie zur Zahlung freigegeben, in Sage verbucht und archiviert. Damit endet der Workflow. Die Mitarbeiter*innen wissen es zu schätzen, dass sie dabei direkt in Sage auf sämtliche Belege zugreifen können und ihre gewohnte Arbeitsoberfläche nicht verlassen müssen. Besonders bewährt hat sich das System während der Coronakrise. Die Mitarbeiter*innen konnten auch vom Homeoffice alle notwendigen Arbeitsschritte durchführen, die Belege verteilen und Rechnungen nach Freigabe pünktlich bezahlen. „Als wichtiger Teil der Arbeitswerkzeuge ist DocuWare heute von allen akzeptiert“, sagt Martin Hettich.

Was dem IT-Spezialisten am DMS-Einsatz aber besonders gefällt, ist die Flexibilität und Offenheit des Systems: „DocuWare bietet die Möglichkeit, sich seine Struktur selbst zu schaffen, so dass sie unserer Kultur und unseren Bedürfnissen entspricht.“ Innerhalb der nächsten fünf Jahre soll das DMS bei SUISSIMAGE in fast allen Bereichen eingeführt sein, plant Hettich. In der Abteilung Mitgliederverwaltung ist man schon dabei, tausende von Werkanmeldungen und -verträgen, die teils in Papierakten und teils als elektronische Dateien gespeichert sind, im zentralen Dokumenten-Pool zu archivieren. Ziel ist ein besserer Überblick und ein schnellerer Zugriff auf sämtliche Unterlagen, die für die Rechteverwertung eines Mitglieds von Bedeutung sind. Das Projekt wird noch einige Zeit in Anspruch nehmen, betont Hettich: „Wir können hier in Zukunft zwar viel Zeit und viel Papier einsparen, der Aufwand für die Migration der vorhandenen Dossiers ist allerdings entsprechend groß.“ Schnelleren Nutzen verspricht sich der IT-Leiter hier vom Workflow zur Abwicklung von Mitgliedsanträgen. Er soll Arbeitszeit sparen und gleichzeitig den Service verbessern. Als nächstes steht dann die digitale Personalakte auf der Agenda.