Seit drei Generationen steht Qualität im Mittelpunkt der Unternehmensphilosophie der Privatkäserei Rupp. Ein Anspruch, den das Traditionsunternehmen heute ebenso konsequent bei der Digitalisierung seiner vielfältigen Geschäftsprozesse verfolgt.

Guter Geschmack bedingt eine durchgängige Qualität – begonnen beim Rohstoff bis hin zur Verarbeitung und Verpackung des Käses. Das österreichische Familienunternehmen Rupp legt deshalb auch hohe Maßstäbe an die IT-Infrastruktur. Durch die Digitalisierung aller Unterlagen sollte auch der direkte Datenzugriff und die Einbindung der weltweiten Geschäftsstellen – beispielsweise in Freigabeprozesse – ermöglicht werden.

Der Wegfall der elektronischen Signaturpflicht für digitale Rechnungsbelege war für Rupp der Anlass für ein elektronisches DMS als zentraler Pfeiler für die sukzessive Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Erklärtes Ziel war die spürbare Reduktion des Papieraufkommens sowie die Beschleunigung und transparentere Gestaltung von Prozessen. Gleichzeitig wollte man die weltweiten Niederlassungen besser in standortübergreifende Freigaben einbinden. Nach Prüfung von drei marktführenden Lösungen fiel die Wahl auf DocuWare. Die überzeugende Präsentation durch den lokalen DocuWare-Partner, ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis sowie die Begutachtung einer Referenzinstallation waren entscheidende Kriterien. Zeitgleich mit der Installation schaffte man zwei leistungsstarke Dokumentenscanner an und stattete die Arbeitsplätze in der Buchhaltung mit zusätzlichen Bildschirmen aus. Der DocuWare-Partner integrierte zusätzlich die Finanzbuchhaltungssoftware Jet FIBU, wodurch etwa 250.000 bereits dort hinterlegte Eingangsrechnungen in das elektronische Archiv transferiert wurden. Ebenso an den zentralen Dokumenten-Pool angekoppelt ist das CRM Salesforce.

Land:
Osterreich
Branche:
Produktion
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Controlling |Verwaltung |Unternehmensübergreifend |Fertigung / Konstruktion |Einkauf / Beschaffung |IT / Technik
Deployment:
On-Premises
Integration:
JET FIBU

Mit dem zentralen elektronischen Archiv verfügen wir über eine digitale Dokumenten-Plattform, die uns kreative Freiräume für die Weiterentwicklung unserer Unternehmensstrukturen eröffnet. Niederlassungen in Österreich, Deutschland, Frankreich, China und Dubai sind eingebunden.“

Jürgen Vogelauer
Abteilungsleiter Informationstechnologie, Privatkäserei Rupp, Hörbranz (Österreich)

Digitale Workflows im Rechnungs- und Bestellwesen

Ein internes Projektteam analysierte und optimierte im ersten Schritt bestehende Bearbeitungsprozesse und bildete sie dann digital ab. In der elektronischen Rechnungsprüfung etwa arbeitet man bei Rupp bereits zu 85 Prozent mit digitalen Belegen im E-Mail- bzw. EDI-Format (Electronic Data Interchange). DocuWare stellt hier sicher, dass der Bearbeitungsstatus einer jeden Rechnung stets abrufbar ist und Skonto-Fristen eingehalten werden. Auch die Nachbestellung von Verpackungsmaterial erfolgt über einen digitalen Workflow. Angestoßen wird dieser über das ERP-System, das beim Unterschreiten vorgegebener Grenzwerte bei Lagerbeständen eine Warnmeldung sendet. In der Einkaufsabteilung wird daraufhin automatisch eine Anforderung gestartet, die sich bezüglich Bestellmengen und Konditionen an früheren Transaktionen orientiert. Im Rahmen des Workflows prüfen die involvierten Fachabteilungen dann die Bestellvorgaben auf notwendige Änderungen. Erst wenn alle Freigaben erteilt sind, wird die Bestellung über das ERP-System gestartet. Selbst der Datenaustausch zwischen Außendienstmitarbeiter und Firmenzentrale wurde einfacher: So können Mitarbeiter über mobile Apps auf ihren Smartphones Belege innerhalb der Reisekostenabrechnung schon unterwegs einscannen und weiterleiten.

Einhaltung der DSGVO

In der Belegschaft stößt das elektronische DMS auf große Akzeptanz: Neben zehn Intensivanwendern nutzen etwa 70 weitere Mitarbeiter die Lösung regelmäßig. Das digitale DocuWare-Archiv ist damit fest im Unternehmensalltag etabliert und umfasst derzeit rund 500.000 Dokumente, jährlich kommen rund 100.000 hinzu. Gleichzeitig wird sich die Zahl der Nutzer in den kommenden Jahren sukzessive erhöhen. Nicht zuletzt aufgrund der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gewinnt die sichere elektronische Verwaltung persönlicher Daten auch für das Personalwesen an Bedeutung, beispielsweise bei der digitalen Personalakte. DocuWare protokolliert bei Rupp bereits jetzt den Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter, und bietet damit eine lückenlose Dokumentation mit persönlichen Angaben im Sinne der DSGVO. Qualität und Transparenz konnten in allen Bereichen spürbar optimiert werden konnten. Effekte, die nicht zuletzt auf die verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen zurückzuführen sind.

Lebensmittelbetriebe unterliegen vielfältigen gesetzlichen Auflagen, die regelmäßig von neutralen Auditoren überprüft oder in Form von Zertifikaten erworben werden. Die digitale Dokumentenverwaltung gestaltet die Arbeit unseres Qualitätsmanagements deutlich effizienter.“

Möchten Sie Ihr Unternehmen digitalisieren?

Fordern Sie Ihre kostenlose, personalisierte Demoversion von DocuWare an und entdecken Sie, wie Dokumenten-Management und Workflow-Automation die digitale Transformation Ihres Unternehmens vorantreiben können.

Vereinbaren Sie noch heute eine Präsentation