Digitale Workflows im Rechnungs- und Bestellwesen
Ein internes Projektteam analysierte und optimierte im ersten Schritt bestehende Bearbeitungsprozesse und bildete sie dann digital ab. In der elektronischen Rechnungsprüfung etwa arbeitet man bei Rupp bereits zu 85 Prozent mit digitalen Belegen im E-Mail- bzw. EDI-Format (Electronic Data Interchange). DocuWare stellt hier sicher, dass der Bearbeitungsstatus einer jeden Rechnung stets abrufbar ist und Skonto-Fristen eingehalten werden. Auch die Nachbestellung von Verpackungsmaterial erfolgt über einen digitalen Workflow. Angestoßen wird dieser über das ERP-System, das beim Unterschreiten vorgegebener Grenzwerte bei Lagerbeständen eine Warnmeldung sendet. In der Einkaufsabteilung wird daraufhin automatisch eine Anforderung gestartet, die sich bezüglich Bestellmengen und Konditionen an früheren Transaktionen orientiert. Im Rahmen des Workflows prüfen die involvierten Fachabteilungen dann die Bestellvorgaben auf notwendige Änderungen. Erst wenn alle Freigaben erteilt sind, wird die Bestellung über das ERP-System gestartet. Selbst der Datenaustausch zwischen Außendienstmitarbeiter und Firmenzentrale wurde einfacher: So können Mitarbeiter über mobile Apps auf ihren Smartphones Belege innerhalb der Reisekostenabrechnung schon unterwegs einscannen und weiterleiten.
Einhaltung der DSGVO
In der Belegschaft stößt das elektronische DMS auf große Akzeptanz: Neben zehn Intensivanwendern nutzen etwa 70 weitere Mitarbeiter die Lösung regelmäßig. Das digitale DocuWare-Archiv ist damit fest im Unternehmensalltag etabliert und umfasst derzeit rund 500.000 Dokumente, jährlich kommen rund 100.000 hinzu. Gleichzeitig wird sich die Zahl der Nutzer in den kommenden Jahren sukzessive erhöhen. Nicht zuletzt aufgrund der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gewinnt die sichere elektronische Verwaltung persönlicher Daten auch für das Personalwesen an Bedeutung, beispielsweise bei der digitalen Personalakte. DocuWare protokolliert bei Rupp bereits jetzt den Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter, und bietet damit eine lückenlose Dokumentation mit persönlichen Angaben im Sinne der DSGVO. Qualität und Transparenz konnten in allen Bereichen spürbar optimiert werden konnten. Effekte, die nicht zuletzt auf die verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen zurückzuführen sind.
