Für die effiziente Steuerung dieses Wachstums ist die Expansionsabteilung verantwortlich, bei deren Arbeit große Mengen an Papierdokumenten anfallen. Zu den Mietobjekten, in denen sich die Filialen befinden, werden unter anderem Lagepläne, Grundrisse, Vertragsentwürfe, Verträge sowie der gesamte Schriftverkehr archiviert. Allein in Deutschland betreibt Rossmann rund 2.300 Filialen, was zu unzähligen Aktenordnern führt, die die Büros der Objektverwaltung am Unternehmenssitz in Burgwedel bei Hannover füllen. Die Digitalisierung dieser Prozesse war daher ein zentraler Beweggrund für die Implementierung eines leistungsfähigen Dokumentenmanagement-Systems.
Digitale Immobilienakte
Zehn Anbieter wurden auf Basis eines detaillierten Anforderungskatalogs kontaktiert, am Ende schafften es drei in die engere Auswahl. Ein zentrales Auswahlkriterium war die Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche. Da Mitarbeitende im gesamten Konzern das System auf unterschiedliche Weise nutzen werden, wollte man sicherstellen, dass dafür keine aufwendigen Schulungen notwendig sind. Ebenso wichtig war die Vielseitigkeit des Systems. Neben der Objektverwaltung sollte es auch den Anforderungen anderer Abteilungen, wie der Buchhaltung, gerecht werden. Bei DocuWare und dem Realisierungspartner wurde das größte Potenzial gesehen, die aktuellen und künftigen Einsatzfelder optimal umzusetzen.
Das Digitalisierungsprojekt in der Expansionsabteilung hatte zunächst das Ziel, ein Organisationsarchiv, also eine digitale Immobilienakte, einzurichten, durch die ein zentraler Speicherort für alle anfallenden Dokumente der Abteilung geschaffen wurde. Zum ERP-System, dem Immobilienverwaltungsprogramm com.TRADENET, wurde eine Schnittstelle erstellt, so dass Daten für die Verschlagwortung, wie u. a. Standort- und Verkaufsstellendaten, daraus übernommen werden und nicht doppelt erfasst und gepflegt werden müssen.
Zahlreiche Anwendungen
Das neue zentrale Dokumentenarchiv bildet die Basis für die Digitalisierung verschiedener Prozesse wie etwa die Aktivitäten rund um den Aufbau neuer Filialen. So haben die Mitarbeitenden während der Anbahnung eines neuen Marktes zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf alle notwendigen Dokumente, wodurch die Arbeitsabläufe deutlich beschleunigt werden. Bei der Störungsbearbeitung geht es darum, dass in einer Filiale vor Ort zum Beispiel festgestellt wird: Die Heizung ist ausgefallen oder die Klimaanlage funktioniert nicht. Alle zugehörigen Dokumente werden in DocuWare zusammengeführt.
Die ein- und ausgehenden E-Mails werden aus Outlook heraus durch den Zugriff auf die Stammdaten des ERP-Systems in der Mappe der entsprechenden Verkaufsstelle abgelegt und stehen der Objektverwaltung direkt zur Verfügung, statt erst ausgedruckt, abgeheftet und anschließend in Ordnern gesucht zu werden. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz bei der Verwaltung der Filialen. Die Nebenkostenabrechnung und das Kündigungsmanagement sind weitere Prozesse, die auf der Grundlage der Immobilienakte digitalisiert werden.
