Digitalisierung bietet heute Unternehmen jeder Größe und aller Branchen zahlreiche Vorteile und macht sie wettbewerbsfähig. Nehmen auch Sie an der Digitalisierung teil.
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Lesen Sie alles über die Aufgaben des Dokumentenmanagements und dessen Vorteile für Ihr Unternehmen zu erfahren.
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Über Technologie
Dokumentenmanagement Enterprise Content Management Workflow Management Archivierung Ihr Einstieg in die Cloud Digital WorkplaceÜber den Arbeitsplatz
Papierloses Büro Eingangsrechnung Digitale Personalakte Arbeitsabläufe automatisieren Compliance-Anforderungen einhaltenErleben Sie die neue Dynamik im Business. Mit digitalem Dokumenten-Management und Software zur Workflow-Automation – zugeschnitten auf die Prozesse, die den Erfolg Ihres Unternehmens ausmachen.
Lösungen
DocuWare ermöglicht es allen Unternehmen, Geschäftsinformationen und -prozesse zu digitalisieren, zu sichern und zu automatisieren. Flexibel einsetzbar und flexibel konfigurierbar passt sich DocuWare perfekt an Ihr Unternehmen an.
Die Plattform
Produkt-Highlights
DocuWare bietet Unternehmen jeder Größe und aller Branchen – von der Fertigung und dem Einzelhandel über das Gesundheitswesen bis hin zu Behörden – digitales Dokumenten-Management und automatisierte Workflows.
Empfohlene Referenz
Die Bäckerei Pappert hat mit DocuWare Cloud einen durchgängigen Prozess für die Rechnungsbearbeitung eingerichtet, der das gesamte Unternehmen und jede einzelne Filiale einbezieht.
Referenz: Maschinenbau
Finden Sie weitere KundenreferenzenDie PROJEKTO AG konstruiert, entwickelt und produziert gemeinsam mit der Tochterfirma PROJEKTO Mechanik AG Fertigungsteile, Sonder- und Serienmaschinen sowie Vorrichtungen und Anlagen für unterschiedlichste Branchen. Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau zählen ebenso zu den PROJEKTO-Kunden, wie Auftraggeber aus der Medizintechnik. Als Gesamtprojektleiter und einziger Ansprechpartner steuert PROJEKTO auf Wunsch sämtliche Projektschritte von der Entwicklung und Konstruktion bis zur Endauslieferung der im eigenen Maschinenpark produzierten und montierten Lösungen.
Ein zentraler Dokumenten-Pool sollte Papierdokumente weitgehend aus dem Büroalltag verbannen und Bearbeitungsprozesse dadurch effizienter und transparenter gestalten. Bei der Entscheidung zugunsten DocuWare überzeugten unter anderem die problemlose Anbindung an das vorhandene ERP-System blue office und die Volltextsuche. Eine detaillierte Suche sowohl nach Indexbegriffen als auch nach Informationen, die über Texterkennung ausgelesen werden, ist möglich. Die Ergebnisse werden übersichtlich in einer Liste angezeigt.
Neben der kompletten Entlastung bei Installations-, Betriebs- und Wartungsarbeiten war es vor allem der Sicherheitsaspekt, der für DocuWare Cloud sprach. Etablierte Cloud-Anbieter wie DocuWare verfügen über weit leistungsfähigere technische Möglichkeiten, um den Schutz der Dokumente gegen kriminelle Zugriffe sicherzustellen, als wir als Kleinunternehmen das jemals können.
Oliver Bereuter
CEO, PROJEKTO AG / PROJEKTO Mechanik AG, Widnau
Abteilungsübergreifender Einsatz
Nach der Anbindung an blue office wurden gemeinsam mit dem lokalen DocuWare-Partner bestehende Arbeitsprozesse in Form digitaler Workflows abgebildet und in einer dreimonatigen Testphase auf ihre Praxistauglichkeit hin geprüft und kontinuierlich optimiert. Pünktlich zum Beginn des neuen Geschäftsjahres zum 1. Januar 2018 wurde der Produktivbetrieb gestartet.
Im zentralen Archiv werden neben manuell digitalisierten Papierdokumenten alle Belege, die mit dem Warenwirtschaftssystem blue office erstellt und bearbeitet werden, gespeichert. Sobald im ERP ein neues Projekt angelegt wird, erscheint dazu automatisch in DocuWare das Projekt als Auswahlmöglichkeit im Indexfeld „Projekte“. Projektbezogene Dokumente können dann sofort – teilweise automatisiert, teilweise manuell – dem Projekt zugeordnet abgelegt werden. Deutliche Geschwindigkeitsvorteile gegenüber papierbasierten Prozessen werden beispielsweise bei der Eingangsrechnungsbearbeitung deutlich. Anhand der Bestellnummer wird die Rechnung mit der zugehörigen Bestellung verglichen. Stimmen die Beträge überein, wird eine Freigabe erteilt und die Buchhaltung zur Rechnungsbegleichung angewiesen. Um interne Bearbeitungsaufwände zu reduzieren, werden Eingangsrechnungen ohne Hinweis auf die Bestellnummer an den Rechnungssteller zurückverwiesen.
Ökologischer Umgang mit natürlichen Ressourcen
Die Tatsache, dass die elektronische Rechnungsstellung auch in der Schweiz rechtlich anerkannt ist und immer mehr Unternehmen ihre Rechnungen per E-Mail versenden, beschleunigt den Bearbeitungsprozess zusätzlich. Neben dem Gewinn an Effizienz und Transparenz hat der weitgehende Verzicht auf Papier noch einen weiteren positiven Effekt: Ein Beitrag zum verantwortungsvollen, ökologischen Umgang mit Rohstoffen wird geleistet.
Nach 18-monatigem Produktivbetrieb fällt das Fazit durchgängig positiv aus. Eine Beurteilung, die nicht zuletzt auf der hohen Akzeptanz des DMS durch die PROJEKTO-Mitarbeiter beruht. Buchhalter, Sachbearbeiter, Konstrukteure und Produktionsmitarbeiter profitieren gleichermaßen von schnellen und schlanken Arbeitsprozessen. Bis zu 140 Dokumente werden täglich im digitalen Archiv abgelegt und können bei Bedarf per Tastendruck eingesehen werden.
Bereits heute werden bei PROJEKTO zunehmend Belege per Smartphone mit der Scan-App PaperScan digitalisiert und archiviert. Auch der Einsatz von Tablets sowohl im Bereich der Fertigung als auch außer Haus bei Kundenbesuchen stößt bei den Mitarbeitern auf positive Resonanz.
Ideen für neue Einsatzbereiche entstehen bei der täglichen Interaktion mit dem DMS oder sie finden sich im DocuWare-Newsletter, in dem regelmäßig über Tipps & Tricks berichtet wird beziehungsweise Anwendungsszenarien aufgezeigt werden.