Abteilungsübergreifender Einsatz

Nach der Anbindung an blue office wurden gemeinsam mit dem lokalen DocuWare-Partner bestehende Arbeitsprozesse in Form digitaler Workflows abgebildet und in einer dreimonatigen Testphase auf ihre Praxistauglichkeit hin geprüft und kontinuierlich optimiert. Pünktlich zum Beginn des neuen Geschäftsjahres zum 1. Januar 2018 wurde der Produktivbetrieb gestartet.

Im zentralen Archiv werden neben manuell digitalisierten Papierdokumenten alle Belege, die mit dem Warenwirtschaftssystem blue office erstellt und bearbeitet werden, gespeichert. Sobald im ERP ein neues Projekt angelegt wird, erscheint dazu automatisch in DocuWare das Projekt als Auswahlmöglichkeit im Indexfeld „Projekte“. Projektbezogene Dokumente können dann sofort – teilweise automatisiert, teilweise manuell – dem Projekt zugeordnet abgelegt werden. Deutliche Geschwindigkeitsvorteile gegenüber papierbasierten Prozessen werden beispielsweise bei der Eingangsrechnungsbearbeitung deutlich. Anhand der Bestellnummer wird die Rechnung mit der zugehörigen Bestellung verglichen. Stimmen die Beträge überein, wird eine Freigabe erteilt und die Buchhaltung zur Rechnungsbegleichung angewiesen. Um interne Bearbeitungsaufwände zu reduzieren, werden Eingangsrechnungen ohne Hinweis auf die Bestellnummer an den Rechnungssteller zurückverwiesen.

Ökologischer Umgang mit natürlichen Ressourcen

Die Tatsache, dass die elektronische Rechnungsstellung auch in der Schweiz rechtlich anerkannt ist und immer mehr Unternehmen ihre Rechnungen per E-Mail versenden, beschleunigt den Bearbeitungsprozess zusätzlich. Neben dem Gewinn an Effizienz und Transparenz hat der weitgehende Verzicht auf Papier noch einen weiteren positiven Effekt: Ein Beitrag zum verantwortungsvollen, ökologischen Umgang mit Rohstoffen wird geleistet.

Nach 18-monatigem Produktivbetrieb fällt das Fazit durchgängig positiv aus. Eine Beurteilung, die nicht zuletzt auf der hohen Akzeptanz des DMS durch die PROJEKTO-Mitarbeiter beruht. Buchhalter, Sachbearbeiter, Konstrukteure und Produktionsmitarbeiter profitieren gleichermaßen von schnellen und schlanken Arbeitsprozessen. Bis zu 140 Dokumente werden täglich im digitalen Archiv abgelegt und können bei Bedarf per Tastendruck eingesehen werden.

Bereits heute werden bei PROJEKTO zunehmend Belege per Smartphone mit der Scan-App PaperScan digitalisiert und archiviert. Auch der Einsatz von Tablets sowohl im Bereich der Fertigung als auch außer Haus bei Kundenbesuchen stößt bei den Mitarbeitern auf positive Resonanz.

Ideen für neue Einsatzbereiche entstehen bei der täglichen Interaktion mit dem DMS oder sie finden sich im DocuWare-Newsletter, in dem regelmäßig über Tipps & Tricks berichtet wird beziehungsweise Anwendungsszenarien aufgezeigt werden.