Hochautomatisierte Arbeitsabläufe
Heute erhält Megatiendas alle Rechnungen in dem von der Steuerbehörde vorgeschriebenen elektronischen Format. DocuWare erkennt die Indexinformationen der per E-Mail eingehenden Belege und legt diese zusammengehörig im Archiv ab. Anschließend beginnt der Freigabeprozess: Mithilfe digitaler Aufgabenlisten und Stempel werden die Dokumente von der Buchhaltung an die zuständigen Fachabteilungen weitergeleitet, dort bearbeitet und schließlich bezahlt. Zusätzlich hat Megatiendas rund 30 weitere Workflows in Eigenregie aufgesetzt. So unterstützt DocuWare verschiedene Prozesse im Personal- und Verwaltungsbereich, etwa die Reisekostenabrechnung oder das Vertragsmanagement, letzteres durch den Einsatz elektronischer Signaturen. So werden Lieferantenverträge heute nur noch elektronisch unterschrieben, was besonders dann praktisch und zeitsparend ist, wenn das zuständige Management nicht im Büro ist.
Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung
Die Vorteile des erweiterten DocuWare Einsatzes sind vielfältig und beschränken sich nicht darauf, dass Mitarbeitende in Buchhaltung und Verwaltung auch während der Pandemie im Home-Office arbeiten konnten. Seit der Einführung digitaler Workflows haben sich alle Durchlaufzeiten deutlich verkürzt. Je nach Prozess ergeben sich daraus handfeste Vorteile, zum Beispiel bei der Nutzung von Skonti durch die nun planbare und pünktliche Bezahlung von Eingangsrechnungen. Gleichzeitig sind sämtliche Arbeitsabläufe deutlich transparenter geworden, denn durch den Einsatz digitaler Stempel ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann einen Vorgang bearbeitet hat. Der wichtigste Nutzen ergibt sich jedoch aus der direkten Produktivitätssteigerung: Da die Belegschaft heute mehr Aufgaben in der verfügbaren Arbeitszeit erledigt, konnte Megatiendas die Personalkosten trotz des starken Wachstums und des gestiegenen Belegaufkommens niedrig halten.
