Lernfähiger Indexierungsservice kombiniert mit digitalem Workflow
Zum Projektstart schaffte man für die Zentrale zwei hochwertige Dokumentenscanner an, in den Stadtteilbüros nutzte man bereits vorhandene Multifunktionsgeräte. Unterstützt von DocuWare-Spezialisten analysierte ein Projektteam zentrale Prozesse des Rechnungswesens und bildete sie in Form digitaler Workflows ab. Parallel wurde eine Schnittstelle für eine eigenentwickelte Access-Anwendung programmiert, die im Verein als führende Business-Applikation eingesetzt wird. Papierbasierte Eingangsrechnungen werden heute alternativ in der Zentrale oder den Außenbüros digitalisiert, die originären Belege anschließend vernichtet. Gemeinsam mit digital eingehenden Rechnungen indiziert der lernfähige Intelligent Indexing Service die Dokumente automatisch und übergibt sie anschließend dem digitalen Freigabe-Workflow. Nachdem die Geschäftsführung, der kaufmännische Leiter und die Fachabteilung die Rechnungen prüfen und per digitalem Stempel freigegeben, gelangen die Belege letztendlich in die Buchhaltung. Hier führt man abhängig vom Rechnungstyp eine manuelle oder automatische Buchung durch, jeweils über das eingesetzte Sage-Buchhaltungsprogramm. Erzeugung, Versand und Archivierung von Ausgangsrechnungen erfolgen über die Access-Lösung.
Digitalisierung steigert das Leistungsangebot
Auf etwa 2.500 Eingangs- und 3.000 Ausgangsrechnungen schätzt man das jährliche Rechnungsaufkommen. Die Digitalisierung sorgt dabei für mehr Transparenz und Effizienz, denn der Bearbeitungsstatus einer Rechnung kann jederzeit ermittelt werden. Fehler durch Falschablage, Mehrfachkopien und zeitraubende Suchaufgaben gehören der Vergangenheit an. Auch kürzere Bearbeitungszeiten und eine bessere Auskunftsfähigkeit bei Anfragen sind positive Folgen der Lösung. Über einen in die Sage-Bedienoberfläche integrierten Button können Mitarbeiter beispielsweise direkt auf das zentrale Archiv zuzugreifen. In weiteren Projektschritten will der Verein die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse jetzt sukzessive ausbauen. Als erstes Großprojekt stand die Digitalisierung von Dokumentationsmappen beeinträchtigter Schüler an, die vom Martinsclub betreut werden. Dabei geht es um persönliche Unterlagen, die aktuell ein Regal auf fünf Höhenebenen füllen. Auch im klassischen Verwaltungsapparat sieht man angesichts des rasanten Vereinswachstums mit aktuell fast 900 Beschäftigten weitere Optimierungspotentiale, etwa beim Aufbau eines Vertragsarchivs oder im Personalwesen. Ziel des Vereins ist es, das eigene Leistungsangebot zur Unterstützung beeinträchtigter Menschen dadurch stetig zu verbessern.
