Startschuss in die digitale Zukunft fiel 2002
Vor der Umstellung wurden alle anfallenden Dokumente wie die Auswertungen aus der Lohn- und Finanzbuchhaltung für die Mandanten, Steuererklärungen und -bescheide, der dazugehörige Schriftverkehr und sämtliche Unterlagen für die Jahresabschlüsse der Unternehmen in Leitzordnern abgelegt. Zusammen mit den Dauerakten für die einzelnen Unternehmen waren sie in Aktenschränken in der Nähe der Arbeitsplätze untergebracht. Um der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nachzukommen, wurden ältere Bilanzunterlagen im Kellerarchiv gesammelt. Allein aufgrund der jährlich rund 300 Jahresabschlüsse, die jeweils ca. 100 Seiten umfassen, wurde das Archiv immer umfangreicher – die Suche nach älteren Unterlagen entsprechend mühsam.
Zentrale Sammelstelle für alle Dokumentenarten
Die Einführung des DMS erfolgte schrittweise, zuerst in der Finanzbuchhaltung, dann in der Lohnbuchhaltung. Parallel dazu wurden die Dauerakten der Mandanten mit Handelsregisterauszügen, Gesellschafts- und Geschäftsführerverträgen sowie sonstige relevante Schriftstücke gescannt und im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt, ebenso die Jahresabschlüsse. Heute werden neue Belege, wie etwa die Eingangsrechnungen der Mandanten, gescannt und in einem automatisierten Verfahren in der Addison-Finanzbuchhaltung verbucht und gelangen automatisch in den Dokumenten-Pool. Dort werden ebenso die von den Mandanten erzeugten Ausgangsrechnungen abgelegt.
DocuWare ist nahtlos in die vorhandene Steuerkanzleisoftware Addison integriert. Die Mitarbeiter müssen ihre gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen, um schnell auf sämtliche Dokumente zugreifen zu können, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Alle Mitarbeiter*innen nutzen das DMS und schätzen laut Kanzleichef Peter Hassel besonders die einfache Bedienung. Auch der externe Zugriff ist möglich und sehr hilfreich, etwa im Rahmen von Jahresabschlussprüfungen in den Unternehmen vor Ort.
Durch die automatisierte Verarbeitung der digitalen Dokumente hat sich der Zeitaufwand beim Buchen und Ablegen der Dokumente ganz erheblich reduziert. Bei der Suche nach einem Beleg wird direkt aus der Addison-Software in Sekundenschnelle auf die entsprechenden Unterlagen zugegriffen. Die Volltextsuche macht die Recherche einfach und effizient.
Auch Fehler durch redundante Ablagen gehören der Vergangenheit an. Auf das digitale Archiv können mehrere Mitarbeiter*innen gleichzeitig zugreifen – und das auch außerhalb der Büroräume. Für eine fachkundige Beratung sind die notwendigen Schriftstücke via Internet auch unterwegs jederzeit griffbereit. Mandanten können sicher sein, dass alle Unterlagen revisionssicher archiviert sind.
