Digitale Rechnungsbearbeitung gruppenweit
Zunächst wurde DocuWare nur zur Digitalisierung eingehender Lieferscheine verwendet. Nach einer erfolgreichen Testphase machte sich der DocuWare Partner im zweiten Schritt an das Hauptprojekt, den gruppenweiten Rechnungsprozess. Heute werden Lieferantenrechnungen zentral ins elektronische Archiv eingepflegt – entweder per Outlook-Verknüpfung bei E-Mail-Rechnungen oder über das stapelweise Scannen von Papierdokumenten. Mithilfe der automatischen Indexierung kann DocuWare im nächsten Schritt die ausgelesenen Rechnungsdaten mit den Bestelldaten aus SAP vergleichen. Anhand dieser Verknüpfung werden heute viele Entscheidungen automatisiert, die früher jeweils im Einzelfall zu treffen waren, etwa der konkrete Freigabe-Workflow, zu überprüfende Beträge oder Projekte und Kostenstellen. Mittels ausgelesener Daten kontrolliert DocuWare auch den Workflow: Eingebundene Mitarbeiter finden zur Prüfung zugewiesene Rechnungen in ihren Aufgabenlisten und geben sie mit Hilfe digitaler Stempel frei. Bei der abschließenden Buchung profitiert Ingeteam erneut: Denn die zuvor ausgelesenen Rechnungsinformationen werden über eine Datenbank automatisch als Buchungsdaten an SAP übermittelt – ein erneutes Abtippen durch die Buchhaltung entfällt. Mit dem DMS arbeiten insgesamt rund 170 Mitarbeiter: Die schnelle und einfach zugängliche Cloud-Lösung wird für aktuelle Dokumente verwendet, das lokal installierte System dient als Langzeitarchiv.
Hohe Kosteneinsparungen durch konsequenten DMS-Einsatz
Fast alle bisher papierbasierten Probleme wurden mit DocuWare erfolgreich gelöst: Das DMS verteilt Rechnungen stets an die richtige Kostenstelle und alle Freigaben lassen sich vollständig nachverfolgen. Ebenso werden Mitarbeiter entlastet, wenn Rechnungen bei Prüfungen wieder herausgesucht werden müssen: Dank Integration funktioniert das direkt aus SAP heraus, oder über die umfangreiche DocuWare Suchfunktion. Zusätzlich stehen den an der Freigabe beteiligten Mitarbeitern sämtliche Informationen, etwa Rechnungsbeträge oder Projektzuweisungen, sofort zur Verfügung. Anstatt also zunächst diese Informationen zu suchen, können sie sich heute voll auf ihre Entscheidung konzentrieren und benötigen dadurch für die Bearbeitung nur noch ein Zehntel der Zeit. Stimmen etwa Bestell- und Rechnungsdaten überein, so erfolgt die Freigabe per Knopfdruck. Ähnlich sieht es im Rechnungswesen aus, wo man heute etwa 70 Prozent der früher für die Buchung von Lieferantenrechnungen benötigten Zeit einspart. Der hohe Automatisierungsgrad der Lösung senkt dadurch unmittelbar die internen Verwaltungskosten der Ingeteam Group.
