Vertrag beim Kunden – in weniger als 5 Minuten
Begonnen wurde mit dem DocuWare-Einsatz in der Assekuranz. Heute können die Mitarbeiter einen neuen Vertrag in weniger als fünf Minuten erstellen. Zwar müssen Verträge noch immer kundenspezifisch angepasst werden. Jedoch stellt mittlerweile DocuWare alle benötigten Unterlagen und Anhänge aus verschiedenen Vorlagen zusammen und heftet sie zum endgültigen Vertragsdokument zusammen. Der Sachbearbeiter löst im Anschluss lediglich einen virtuellen Druckvorgang aus, um einerseits alle Unterlagen vollständig indexiert und signiert ins elektronische Archiv zu überführen und andererseits dem Kunden eine Vertragskopie per E-Mail zukommen zu lassen. Auf Papier hingegen kann das Unternehmen in diesem Vorgang vollständig verzichten. Ebenso verknüpft DocuWare die E-Mail-Korrespondenz mit Versicherungsmaklern und Endkunden mit den entsprechenden Policen. Auf Knopfdruck übergeben Mitarbeiter eine E-Mail an das elektronische Archiv – die Ablage an der richtigen Stelle wird vom DMS kontrolliert. Genauso einfach und schnell gestalten sich Suchanfragen. Über Versicherungstyp, Unternehmensname oder Vertragsnummer finden Anwender schnell die komplette Akte zu einem Vorgang – unabhängig davon, ob sie gerade im Büro oder Homeoffice arbeiten.
Neue Freiheit beim Arbeiten
Mittlerweile profitiert Horizon von der Lösung im ganzen Unternehmen, also auch in der Schadensregulierung, im Finanzwesen und Personalbereich. Das Ausdrucken von Unterlagen ist heute eher selten, was auch die Druckkosten senkt. Denn durch die elektronische Belegbearbeitung genießen Mitarbeitern eine nie dagewesene Freiheit beim Arbeiten und können von überall aus auf Dokumente zugreifen – selbst vom Smartphone ist dies heute problemlos möglich, wo sich das Arbeiten mit DocuWare als sehr effektiv erweist. Zudem finden Anwender die Unterlagen deutlich schneller als im Papierarchiv, was wiederum zu schnelleren Bearbeitungszeiten und einem besseren Kundenservice führt.
