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Referenz: Gesundheitswesen

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Das Hohenloher Krankenhaus betreibt Seniorenheime und Krankenhäuser und bietet Gesundheit und Pflege aus einer Hand. Ein zentraler Dokumenten-Pool hilft der Verwaltung beim sicheren Vertragsmanagement und sorgt für eine transparente Rechnungsfreigabe.

Die gemeinnützige Gesellschaft Hohenloher Krankenhaus versteht sich als moderner Dienstleister für die Menschen ihrer Region. Von der Geburt bis zur Versorgung im hohen Alter bietet sie der Bevölkerung Behandlung und Pflege: In den zwei Krankenhäusern, einer REHA-Klinik und sieben Seniorenheimen versorgen ca. 1.000 Mitarbeiter jährlich rund 35.000 Patienten stationär und ambulant. Eine Basis für den Erfolg des gemeinnützigen Unternehmens ist die große Offenheit für Weiterentwicklung: In der Verwaltung setzt man deshalb auf ein modernes DMS.

Vor allem im Einkauf und Rechnungswesen waren papierbasierte Prozesse für lange Bearbeitungszeiten verantwortlich. So wurden etwa sämtliche Verträge ohne ein klares Ordnungsprinzip in Archivschränken untergebracht. Für den Einkauf war es schwer durchschaubar, wie viele Verträge mit welchen Inhalten und Kündigungsfristen sich hier sammelten. Bei der Rechnungsprüfung und -freigabe waren Umlaufmappen per Hol- und Bring-Dienst oft tage-, manchmal wochenlang unterwegs, da die Standorte bis zu 30 Kilometer voneinander entfernt liegen. Bei Krankheit oder Urlaubszeiten kam es zu zusätzlichen Verzögerungen. Wo sich eine Rechnung gerade befand, war bei rund 10.000 Rechnungen pro Jahr nur mit erheblichem Aufwand nachvollziehbar. Ebenso wurde die Überwachung von Skontofristen erschwert. Man suchte also nach einem DMS, welches zum einen eine zentrale Vertragsablage ermöglichte und gleichzeitig die Rechnungsprüfung schneller gestalten sollte. Die Entscheidung für DocuWare fiel nach eingehender Recherche. Für das System sprachen die einfachen Integrationsmöglichkeiten, die unkomplizierte Bedienbarkeit und die Expertise des DocuWare-Partners für den Mittelstand.

Land:
Deutschland
Branche:
Gesundheitswesen
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Verwaltung |Auftragsverwaltung |Einkauf / Beschaffung
Deployment:
On-Premises
Integration:
SAP

Mit DocuWare haben wir mehr Transparenz im Unternehmen, Verantwortlichkeiten sind klar geregelt. Dank digitalem Dokumenten-Management sind wir in der Lage, unsere Prozesse besser zu steuern und zu optimieren.

Martin Scholl
Teamleiter Einkauf und Projektleiter, Hohenloher Krankenhaus gGmbH, Öhringen

Digitales Vertrags- und Rechnungsmanagement

Die Einführung begann im Vertragsmanagement des Einkaufs. Über 800 Bestandsverträge wurden in Eigenregie gescannt. Ein erheblicher Aufwand, der sich aber lohnte. Denn seitdem können Einkaufs-, Finanz- und Geschäftsleitung innerhalb weniger Sekunden auf sämtliche Unterlagen zugreifen. Zusätzlich erscheinen auslaufende Verträge automatisiert in einer speziellen Aufgabenliste. So weiß man sofort, wo man verlängern, neu verhandeln oder kündigen muss. In einer zweiten Phase begann das Unternehmen mit einem digitalen Workflow zur Rechnungsprüfung. Sämtliche Eingangsrechnungen werden jetzt zentral gescannt und im zentralen Dokumenten-Pool revisionssicher abgelegt. Die Verschlagwortung verläuft vollautomatisch, da vorgeschlagene Indexbegriffe nur akzeptiert bzw. ergänzt werden müssen. Gleichzeitig verbessert DocuWare mit jedem weiteren Beleg die eigene Erkennungsquote. Nach der Archivierung werden die Rechnungen von der Buchhaltung auf die zuständigen Abteilungen in den zehn Standorten verteilt. DocuWare informiert die etwa 50 in die Freigabe eingebundenen Anwender zusätzlich per E-Mail über anstehende Aufgaben. Mit digitalen Stempeln kontrollieren diese die Rechnungsfreigabe: Belege werden entsprechend markiert und zur nächsten Station weitergeleitet, bis zur endgültigen Zahlung und Buchung in SAP. Auch Eskalationsstufen an übergeordnete Stellen sind eingebaut, beispielsweise falls eine Rechnung nicht innerhalb einer bestimmten Frist bearbeitet wird.

Elektronischer Dokumenten-Pool spart Zeit und Geld

Heute können alle am Workflow beteiligten Mitarbeiter sofort auf die Belege zugreifen und sich jederzeit über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Bei der Rechnungsprüfung spart sich das Unternehmen deshalb Zeit und Geld, Skontofristen werden eingehalten. Der deutlich schnellere und transparentere Arbeitsablauf ist auch beim Vertragsmanagement ein wichtiges Argument. Dank der komfortablen Suchfunktion stehen alle notwendigen Informationen sofort am Bildschirm zur Verfügung – zum Beispiel wann welcher Vertrag gekündigt, verlängert oder neu verhandelt werden muss oder wie Kosten innerhalb des Unternehmens verteilt werden. So kann die Einkaufsleitung zu jedem der 800 Verträge sofort am Telefon Auskunft geben.

Früher mussten Mitarbeiter oft in der Buchhaltung Belegen anfordern oder in den verschiedenen Abteilungen danach suchen. Heute ist dank digitaler Stempel sofort klar, in welcher Freigabephase sich eine Rechnung gerade befindet oder ob sie bereits bezahlt wurde.

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