Digitales Vertrags- und Rechnungsmanagement

Die Einführung begann im Vertragsmanagement des Einkaufs. Über 800 Bestandsverträge wurden in Eigenregie gescannt. Ein erheblicher Aufwand, der sich aber lohnte. Denn seitdem können Einkaufs-, Finanz- und Geschäftsleitung innerhalb weniger Sekunden auf sämtliche Unterlagen zugreifen. Zusätzlich erscheinen auslaufende Verträge automatisiert in einer speziellen Aufgabenliste. So weiß man sofort, wo man verlängern, neu verhandeln oder kündigen muss. In einer zweiten Phase begann das Unternehmen mit einem digitalen Workflow zur Rechnungsprüfung. Sämtliche Eingangsrechnungen werden jetzt zentral gescannt und im zentralen Dokumenten-Pool revisionssicher abgelegt. Die Verschlagwortung verläuft vollautomatisch, da vorgeschlagene Indexbegriffe nur akzeptiert bzw. ergänzt werden müssen. Gleichzeitig verbessert DocuWare mit jedem weiteren Beleg die eigene Erkennungsquote. Nach der Archivierung werden die Rechnungen von der Buchhaltung auf die zuständigen Abteilungen in den zehn Standorten verteilt. DocuWare informiert die etwa 50 in die Freigabe eingebundenen Anwender zusätzlich per E-Mail über anstehende Aufgaben. Mit digitalen Stempeln kontrollieren diese die Rechnungsfreigabe: Belege werden entsprechend markiert und zur nächsten Station weitergeleitet, bis zur endgültigen Zahlung und Buchung in SAP. Auch Eskalationsstufen an übergeordnete Stellen sind eingebaut, beispielsweise falls eine Rechnung nicht innerhalb einer bestimmten Frist bearbeitet wird.

Elektronischer Dokumenten-Pool spart Zeit und Geld

Heute können alle am Workflow beteiligten Mitarbeiter sofort auf die Belege zugreifen und sich jederzeit über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Bei der Rechnungsprüfung spart sich das Unternehmen deshalb Zeit und Geld, Skontofristen werden eingehalten. Der deutlich schnellere und transparentere Arbeitsablauf ist auch beim Vertragsmanagement ein wichtiges Argument. Dank der komfortablen Suchfunktion stehen alle notwendigen Informationen sofort am Bildschirm zur Verfügung – zum Beispiel wann welcher Vertrag gekündigt, verlängert oder neu verhandelt werden muss oder wie Kosten innerhalb des Unternehmens verteilt werden. So kann die Einkaufsleitung zu jedem der 800 Verträge sofort am Telefon Auskunft geben.