Einfache Integration in vorhandene Lösungen
Im August 2017 wurde das DMS zuerst in der Finanzbuchhaltung und anschließend in der Auftragsbearbeitung eingeführt. Alle eingehenden Dokumente wie Kundenbestellungen, Lieferscheine und Rechnungen von Lieferanten werden mit einem Multifunktionsgerät gescannt, mit Intelligent Indexing verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Heute stehen dort ebenso alle wichtigen Verträge des Unternehmens für den berechtigten Zugriff bereit. DocuWare ist nahtlos in das ERP-System SAP Business One sowie in die unternehmenseigene Kalkulationslösung integriert und alle ausgehenden Belege, wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen an Kunden sowie Bestellungen bei Lieferanten, werden über die Druckfunktion automatisch in DocuWare gespeichert.
Die schnelle und unkomplizierte Ablage der Dokumente entlastet die Mitarbeiter in der Verwaltung. Sobald beispielsweise eine Kundenbestellung im zentralen Dokumenten-Pool archiviert ist, erscheint sie automatisch in der Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters. Dieser erstellt die Auftragsbestätigung in SAP und kontrolliert anschließend mit Eingabe der Auftragsnummer in DocuWare, ob sie archiviert ist. Damit ist der Workflow beendet. Ein weiterer Workflow sorgt beispielsweise für zügige Bearbeitung bei Bestellungen von Verbrauchsmaterial. Außerdem optimieren einfache Workflows tägliche Arbeitsabläufe – zum Beispiel das Schreiben einer Auftragsbestätigung.
Reibungslose Zusammenarbeit
Durch die Workflows kann schnell festgestellt werden, ob ein Auftrag schon erfasst und in welchem Prozessschritt die Bestellung des Kunden gerade ist. Keine Bestellung geht mehr unter, jeder Auftrag wird bearbeitet und die Bestätigung geht zeitnah an den Kunden raus. Außerdem ist der einfache und schnelle Zugriff auf die Dokumente eines Auftrags der entscheidende Vorteil der Lösung. Wenn Kunden kurzfristig Zulieferteile nachbestellen, stehen jetzt mit wenigen Mausklicks alle notwendigen Informationen sofort am Bildschirm zur Verfügung – von der Bestellung und Auftragsbestätigung bis zum Produktionsauftrag mit Materiallisten. Die aufwendige Suche in Auftragsordnern und auf Schreibtischen entfällt. Mitarbeiter können bei der Bearbeitung neuer Aufträge schnell auf alte Unterlagen einer Baugruppe mit ähnlicher Aufgabenstellung zugreifen und sie als Informationsquelle nutzen.
