Digitalisierung bietet heute Unternehmen jeder Größe und aller Branchen zahlreiche Vorteile und macht sie wettbewerbsfähig. Nehmen auch Sie an der Digitalisierung teil.
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Lesen Sie alles über die Aufgaben des Dokumentenmanagements und dessen Vorteile für Ihr Unternehmen zu erfahren.
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Über Technologie
Dokumentenmanagement Enterprise Content Management Workflow Management Archivierung Ihr Einstieg in die Cloud Digital WorkplaceÜber den Arbeitsplatz
Papierloses Büro Eingangsrechnung Digitale Personalakte Arbeitsabläufe automatisieren Compliance-Anforderungen einhaltenErleben Sie die neue Dynamik im Business. Mit digitalem Dokumenten-Management und Software zur Workflow-Automation – zugeschnitten auf die Prozesse, die den Erfolg Ihres Unternehmens ausmachen.
Lösungen
DocuWare ermöglicht es allen Unternehmen, Geschäftsinformationen und -prozesse zu digitalisieren, zu sichern und zu automatisieren. Flexibel einsetzbar und flexibel konfigurierbar passt sich DocuWare perfekt an Ihr Unternehmen an.
Die Plattform
Produkt-Highlights
DocuWare bietet Unternehmen jeder Größe und aller Branchen – von der Fertigung und dem Einzelhandel über das Gesundheitswesen bis hin zu Behörden – digitales Dokumenten-Management und automatisierte Workflows.
Empfohlene Referenz
Die Bäckerei Pappert hat mit DocuWare Cloud einen durchgängigen Prozess für die Rechnungsbearbeitung eingerichtet, der das gesamte Unternehmen und jede einzelne Filiale einbezieht.
Referenz: Produktion
Finden Sie weitere KundenreferenzenDer Metallverarbeitungsbetrieb produziert Zulieferteile für die holzverarbeitende Büromöbelindustrie, aber auch für Hersteller von Haushaltsgeräten, Maschinen und Anlagen. Großen Wert legt das Familienunternehmen auf eine leistungsfähige IT in der Verwaltung. Neben dem Warenwirtschaftssystem SAP Business One ist seit Sommer 2017 die cloudbasierte DocuWare-Lösung im Einsatz.
Alle für die Geschäftsprozesse wichtigen Dokumente wurden beim Metallverarbeitungsbetrieb zuvor in Papierordnern aufbewahrt, zum Teil mehrfach in verschiedenen Abteilungen abgelegt und archiviert. Neben dem Platzbedarf für die steigende Papierflut wurde der Zeitaufwand, der bei rund 100 Aufträgen monatlich für eine sorgfältige Ablage investiert werden musste, zum Problem.
Die Zusicherung des DocuWare-Partners, dass es keinerlei Schnittstellenprobleme mit anderen Softwarelösungen im Unternehmen geben werde, war neben dem geringen Initialaufwand eines der ausschlaggebenden Argumente für DocuWare Cloud.
„DocuWare ist gut strukturiert und einfach zu bedienen. Sowohl die Implementierung der Cloud-Lösung als auch die Einführung waren recht unkompliziert. Für eine bessere Dokumentation der Herstellung planen wir, neben den Aufträgen auch Fotos von Produkten und Produktionsphasen im zentralen Dokumenten-Pool zu archivieren.“
Michel Hilpertshauser
Vorsitzender der Geschäftsführung, Hilpertshauser AG, Niederwil
Einfache Integration in vorhandene Lösungen
Im August 2017 wurde das DMS zuerst in der Finanzbuchhaltung und anschließend in der Auftragsbearbeitung eingeführt. Alle eingehenden Dokumente wie Kundenbestellungen, Lieferscheine und Rechnungen von Lieferanten werden mit einem Multifunktionsgerät gescannt, mit Intelligent Indexing verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Heute stehen dort ebenso alle wichtigen Verträge des Unternehmens für den berechtigten Zugriff bereit. DocuWare ist nahtlos in das ERP-System SAP Business One sowie in die unternehmenseigene Kalkulationslösung integriert und alle ausgehenden Belege, wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen an Kunden sowie Bestellungen bei Lieferanten, werden über die Druckfunktion automatisch in DocuWare gespeichert.
Die schnelle und unkomplizierte Ablage der Dokumente entlastet die Mitarbeiter in der Verwaltung. Sobald beispielsweise eine Kundenbestellung im zentralen Dokumenten-Pool archiviert ist, erscheint sie automatisch in der Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters. Dieser erstellt die Auftragsbestätigung in SAP und kontrolliert anschließend mit Eingabe der Auftragsnummer in DocuWare, ob sie archiviert ist. Damit ist der Workflow beendet. Ein weiterer Workflow sorgt beispielsweise für zügige Bearbeitung bei Bestellungen von Verbrauchsmaterial. Außerdem optimieren einfache Workflows tägliche Arbeitsabläufe – zum Beispiel das Schreiben einer Auftragsbestätigung.
Reibungslose Zusammenarbeit
Durch die Workflows kann schnell festgestellt werden, ob ein Auftrag schon erfasst und in welchem Prozessschritt die Bestellung des Kunden gerade ist. Keine Bestellung geht mehr unter, jeder Auftrag wird bearbeitet und die Bestätigung geht zeitnah an den Kunden raus. Außerdem ist der einfache und schnelle Zugriff auf die Dokumente eines Auftrags der entscheidende Vorteil der Lösung. Wenn Kunden kurzfristig Zulieferteile nachbestellen, stehen jetzt mit wenigen Mausklicks alle notwendigen Informationen sofort am Bildschirm zur Verfügung – von der Bestellung und Auftragsbestätigung bis zum Produktionsauftrag mit Materiallisten. Die aufwendige Suche in Auftragsordnern und auf Schreibtischen entfällt. Mitarbeiter können bei der Bearbeitung neuer Aufträge schnell auf alte Unterlagen einer Baugruppe mit ähnlicher Aufgabenstellung zugreifen und sie als Informationsquelle nutzen.