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Als Zulieferer für die holzverarbeitende Industrie punktet das Familienunternehmen durch Qualität, Flexibilität und Zuverlässigkeit. In der Verwaltung beschleunigt ein DMS die Arbeitsabläufe und macht sie transparent.

Der Metallverarbeitungsbetrieb produziert Zulieferteile für die holzverarbeitende Büromöbelindustrie, aber auch für Hersteller von Haushaltsgeräten, Maschinen und Anlagen. Großen Wert legt das Familienunternehmen auf eine leistungsfähige IT in der Verwaltung. Neben dem Warenwirtschaftssystem SAP Business One ist seit Sommer 2017 die cloudbasierte DocuWare-Lösung im Einsatz.

Alle für die Geschäftsprozesse wichtigen Dokumente wurden beim Metallverarbeitungsbetrieb zuvor in Papierordnern aufbewahrt, zum Teil mehrfach in verschiedenen Abteilungen abgelegt und archiviert. Neben dem Platzbedarf für die steigende Papierflut wurde der Zeitaufwand, der bei rund 100 Aufträgen monatlich für eine sorgfältige Ablage investiert werden musste, zum Problem.

Die Zusicherung des DocuWare-Partners, dass es keinerlei Schnittstellenprobleme mit anderen Softwarelösungen im Unternehmen geben werde, war neben dem geringen Initialaufwand eines der ausschlaggebenden Argumente für DocuWare Cloud.

Land:
Schweiz
Branche:
Produktion
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Kundenservice |Auftragsverwaltung
Deployment:
Cloud
Integration:
SAP Business One

„DocuWare ist gut strukturiert und einfach zu bedienen. Sowohl die Implementierung der Cloud-Lösung als auch die Einführung waren recht unkompliziert. Für eine bessere Dokumentation der Herstellung planen wir, neben den Aufträgen auch Fotos von Produkten und Produktionsphasen im zentralen Dokumenten-Pool zu archivieren.“

Michel Hilpertshauser
Vorsitzender der Geschäftsführung, Hilpertshauser AG, Niederwil

Einfache Integration in vorhandene Lösungen

Im August 2017 wurde das DMS zuerst in der Finanzbuchhaltung und anschließend in der Auftragsbearbeitung eingeführt. Alle eingehenden Dokumente wie Kundenbestellungen, Lieferscheine und Rechnungen von Lieferanten werden mit einem Multifunktionsgerät gescannt, mit Intelligent Indexing verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Heute stehen dort ebenso alle wichtigen Verträge des Unternehmens für den berechtigten Zugriff bereit. DocuWare ist nahtlos in das ERP-System SAP Business One sowie in die unternehmenseigene Kalkulationslösung integriert und alle ausgehenden Belege, wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen an Kunden sowie Bestellungen bei Lieferanten, werden über die Druckfunktion automatisch in DocuWare gespeichert.

Die schnelle und unkomplizierte Ablage der Dokumente entlastet die Mitarbeiter in der Verwaltung. Sobald beispielsweise eine Kundenbestellung im zentralen Dokumenten-Pool archiviert ist, erscheint sie automatisch in der Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters. Dieser erstellt die Auftragsbestätigung in SAP und kontrolliert anschließend mit Eingabe der Auftragsnummer in DocuWare, ob sie archiviert ist. Damit ist der Workflow beendet. Ein weiterer Workflow sorgt beispielsweise für zügige Bearbeitung bei Bestellungen von Verbrauchsmaterial. Außerdem optimieren einfache Workflows tägliche Arbeitsabläufe – zum Beispiel das Schreiben einer Auftragsbestätigung.

Reibungslose Zusammenarbeit

Durch die Workflows kann schnell festgestellt werden, ob ein Auftrag schon erfasst und in welchem Prozessschritt die Bestellung des Kunden gerade ist. Keine Bestellung geht mehr unter, jeder Auftrag wird bearbeitet und die Bestätigung geht zeitnah an den Kunden raus. Außerdem ist der einfache und schnelle Zugriff auf die Dokumente eines Auftrags der entscheidende Vorteil der Lösung. Wenn Kunden kurzfristig Zulieferteile nachbestellen, stehen jetzt mit wenigen Mausklicks alle notwendigen Informationen sofort am Bildschirm zur Verfügung – von der Bestellung und Auftragsbestätigung bis zum Produktionsauftrag mit Materiallisten. Die aufwendige Suche in Auftragsordnern und auf Schreibtischen entfällt. Mitarbeiter können bei der Bearbeitung neuer Aufträge schnell auf alte Unterlagen einer Baugruppe mit ähnlicher Aufgabenstellung zugreifen und sie als Informationsquelle nutzen.

Wir mussten unsere gewohnten Arbeitsabläufe nicht verändern und die Workflows sind ohne Expertenhilfe leicht einzurichten."

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