Zur Einführung des Rechnungseingangs-Workflows wurden alle Lieferanten angeschrieben, künftig die Rechnungsstellung per E-Mail vorzunehmen. Mit der Folge, dass heute fast 90 Prozent der Kreditorenrechnungen digital eintreffen. Dazu zählen Handwerkerrechnungen, Rechnungen für Beschaffungen in der IT und diverser anderer Materialien, Honorarrechnungen von Dozenten und Fahrtkostenrechnungen. Die noch auf Papier eingehenden Rechnungen – die Zahl nimmt kontinuierlich ab, da die Kreditoren gegebenenfalls wieder angeschrieben werden – werden eingescannt.
Schnell und komfortabel
Die automatische Indexierung funktioniert auch bei eingescannten Belegen sehr gut; Probleme gibt es nur manchmal bei eigenwillig strukturierten Honorarrechnungen, bei denen sich die Rechnungsnummer zum Beispiel mitten im Text befindet oder bei handschriftlichen Einträgen. Die Caritas vergibt unter anderem im Bereich des Freiwilligendienstes, wo jährlich in der Erzdiözese über 1.000 junge Leute im Rahmen eines freiwilligen sozialen Jahrs beschäftigt werden, viele Aufträge für Seminarvorträge an Dozenten. Der Einsatz von DocuWare wird kontinuierlich ausgebaut: Seit 1.12.2022 ist das DMS auch im Christopher Jugendwerk in Breisach im Einsatz, vier Schulen und eine weitere Einrichtung in Hüfingen kommen in 2023 hinzu. Geplant ist, das Vertragswesen zu digitalisieren, das allein schon aufgrund der zahlreichen Honorarverträge für den Verband von großer Bedeutung ist.
Die Vorteile des DMS-Einsatzes liegen zum einen in der schnellen und sicheren Prozessabwicklung – die Rechnungsfreigabe kann im Idealfall innerhalb eines Tages erfolgen. Bei der Suche nach Dokumenten können die Prüfenden in den Fachabteilungen selbst nachschauen und müssen nicht mehr in der Buchhaltung anfragen – eine erhebliche Erleichterung für beide Seiten. Und natürlich war das DMS in der Corona-Zeit sehr hilfreich, da man bei Bedarf von zu Hause arbeiten konnte und nicht unbedingt ins Büro musste.
