Digitaler Dokumentenzugriff von überall
Die Implementierung begann im Bestellwesen mit der elektronisch gesteuerten Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die Rechnungen werden zu diesem Zweck entweder aus Microsoft Outlook importiert oder es erfolgte eine Stapeldigitalisierung der Papierdokumente über einen leistungsstarken Dokumentenscanner. In beiden Fällen klassifiziert DocuWare alle Unterlagen automatisch und übernimmt relevante Kenndaten für das intern genutzte kaufmännische System. Über unterschiedliche Workflows werden die digitalisierten Belege den jeweils verantwortlichen Fachbereichsleitern zur Prüfung und Erteilung der Zahlungsfreigabe übermittelt. Dabei überwacht die Lösung sämtliche Arbeitsschritte, der Bearbeitungsstatus kann also stets nachvollzogen werden. Eine mögliche Überschreitung von Skontofristen wird bei Zeitverzug verhindert, da der jeweilige Bearbeiter rechtzeitig eine automatische Benachrichtigung erhält. Die erfolgreiche Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung animierte CVL im Folgenden dazu, den Lösungseinsatz weiter auszudehnen. So digitalisierte man ein vollständiges Aktenarchiv mit rund 80.000 technischen Betriebs- und Wartungsunterlagen und integrierte diese in die digitale Organisationsstruktur. Ebenso implementierte man eine webbasierte Portal-Lösung, über welche Kunden des Unternehmens alle technischen Dokumente der eigenen Fahrzeugflotte selbstständig aufrufen und einsehen können – vorausgesetzt sie verfügen über die notwendige Zugriffsberechtigung. Die Datensicherheit und -integrität wird dabei von DocuWare gesteuert, überprüft und dokumentiert.
Höhere Arbeitsproduktivität
Im Rahmen der größten betrieblichen Expansion in der 20-jährigen Unternehmensgeschichte konnte DocuWare in erheblichem Maße dazu beigetragen, Service-Levels weiter zu verbessern. Gleichzeitig profitieren die eigenen Mitarbeiter vom DMS-Einsatz, da sie im Zuge von Bearbeitungsprozessen sowie beim Suchen und Einsehen von Dokumenten den Arbeitsplatz nicht mehr verlassen müssen. Die Arbeitsproduktivität konnte dadurch deutlich gesteigert werden und Bearbeitungszyklen wurden bei höherer Transparenz entsprechend reduziert. Zudem werden Büroflächen, die in der Vergangenheit als Papierarchive dienten, nunmehr wirtschaftlicher genutzt.
