Referenz: Transport / Logistik

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Bei über 12.000 Fahrzeugen namhafter Kunden aus Großbritannien und Irland übernimmt Contract Vehicles das Flottenmanagement. Dank digitalem Dokumenten-Management wurde das Papieraufkommen drastisch reduziert und Prozesse schneller, transparenter und kundenfreundlicher gestaltet.

Wachstum braucht Innovation – auch bei Contract Vehicles Limited (CVL), einem führenden britischen Service-Anbieter im Flottenmanagement. Angesichts der erfolgreichen Geschäftsentwicklung und größer werdenden Fahrzeugflotte verdreifachte sich die Zahl der zu bearbeitenden Eingangsrechnungen innerhalb weniger Jahre auf etwa 100.000. Parallel dazu wuchs die Anzahl an Dokumenten im operativen Bereich stark an, etwa Inspektionsberichte oder die von der Transportbehörde ausgestellten technischen Betriebsunterlagen. Die enorme Papierflut war zuletzt selbst durch Personalaufstockungen nicht mehr zu beherrschen. Zentrale Geschäftsprozesse wurden deshalb auf den Prüfstand gestellt. Das Ergebnis: Zur Aufrechterhaltung der eigenen Leistungs- und Qualitätsansprüche war der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems unverzichtbar.

Auf der Suche nach einer maßgeschneiderten Lösung wurden diverse Systeme unter die Lupe genommen. Das Anforderungsprofil basierte auf vier Säulen: Das DMS sollte unterschiedlichste Belegtypen und -formate zusammenführen, ein schnelles Suchen und Verarbeiten ermöglichen, einen rechtebasierten Zugriff über das für Internet, etwa für Kunden, erlauben und alle gesetzlichen Anforderungen für eine hohe Rechtssicherheit gewährleisten. Neben Funktionalität und Flexibilität war die einfache Integration in die existierende IT-Landschaft ein wichtiger Bewertungsfaktor. Nachdem DocuWare alle Voraussetzungen erfüllte und die ersten Eindrücke zusätzlich in einem umfangreichen Praxistest bestätigte, entschied man sich für das „DMS made in Germany“.

Land:
Großbritannien
Branche:
Transport / Logistik
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Administration |IT / Technik
Deployment:
On-Premises

Mit DocuWare ist es uns gelungen, fehleranfällige, papierbasierte Arbeitsabläufe durch automatisierte digitale Prozesse zu ersetzen. Mitarbeiter und Kunden profitieren gleichermaßen von der Lösung, sowohl in Form höherer Effizienz als auch durch einen verbesserten Service-Level.

Geoff Swaby
IT-Manager, Contract Vehicles Limited (CVL), Leeds, West Yorkshire (UK)

Digitaler Dokumentenzugriff von überall

Die Implementierung begann im Bestellwesen mit der elektronisch gesteuerten Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die Rechnungen werden zu diesem Zweck entweder aus Microsoft Outlook importiert oder es erfolgte eine Stapeldigitalisierung der Papierdokumente über einen leistungsstarken Dokumentenscanner. In beiden Fällen klassifiziert DocuWare alle Unterlagen automatisch und übernimmt relevante Kenndaten für das intern genutzte kaufmännische System. Über unterschiedliche Workflows werden die digitalisierten Belege den jeweils verantwortlichen Fachbereichsleitern zur Prüfung und Erteilung der Zahlungsfreigabe übermittelt. Dabei überwacht die Lösung sämtliche Arbeitsschritte, der Bearbeitungsstatus kann also stets nachvollzogen werden. Eine mögliche Überschreitung von Skontofristen wird bei Zeitverzug verhindert, da der jeweilige Bearbeiter rechtzeitig eine automatische Benachrichtigung erhält. Die erfolgreiche Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung animierte CVL im Folgenden dazu, den Lösungseinsatz weiter auszudehnen. So digitalisierte man ein vollständiges Aktenarchiv mit rund 80.000 technischen Betriebs- und Wartungsunterlagen und integrierte diese in die digitale Organisationsstruktur. Ebenso implementierte man eine webbasierte Portal-Lösung, über welche Kunden des Unternehmens alle technischen Dokumente der eigenen Fahrzeugflotte selbstständig aufrufen und einsehen können – vorausgesetzt sie verfügen über die notwendige Zugriffsberechtigung. Die Datensicherheit und -integrität wird dabei von DocuWare gesteuert, überprüft und dokumentiert.

Höhere Arbeitsproduktivität

Im Rahmen der größten betrieblichen Expansion in der 20-jährigen Unternehmensgeschichte konnte DocuWare in erheblichem Maße dazu beigetragen, Service-Levels weiter zu verbessern. Gleichzeitig profitieren die eigenen Mitarbeiter vom DMS-Einsatz, da sie im Zuge von Bearbeitungsprozessen sowie beim Suchen und Einsehen von Dokumenten den Arbeitsplatz nicht mehr verlassen müssen. Die Arbeitsproduktivität konnte dadurch deutlich gesteigert werden und Bearbeitungszyklen wurden bei höherer Transparenz entsprechend reduziert. Zudem werden Büroflächen, die in der Vergangenheit als Papierarchive dienten, nunmehr wirtschaftlicher genutzt.

DocuWare stellte seine Vorteile in einem umfangreichen Praxistest eindrucksvoll unter Beweis: Das DMS verarbeitet sämtliche Dokumente schnell und transparent und erlaubt eine einfache Überführung bestehender Bearbeitungsprozesse, ohne den laufenden Geschäftsbetrieb zu stören.

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