Bereits einige Wochen zuvor hatte Casa Carmen in ein neues Ricoh-Multifunktionsgerät investiert und dabei die DocuWare Lösung mitgekauft. Ursprünglich war diese lediglich für das Scannen eingehender Lieferscheine angedacht. Die Beratung durch den DocuWare Partner machte jedoch klar, dass sich die Cloud-basierte Lösung auch hervorragend für die automatische Auslesung und Ablage von Eingangsrechnungen eignet. Entsprechend machten sich die DMS-Spezialisten ans Werk und konfigurierten das System für eine vollständige Integration in das neue Sage-Buchhaltungssystem.

Automatischer Datenabgleich zwischen DocuWare und Sage

Nach weniger als 30 Tagen war das System konfiguriert, getestet und voll einsatzbereit. Eingangsrechnungen werden auch weiterhin in einem elektronischen Postfach empfangen, von dort jedoch direkt an DocuWare übergeben. Dort findet im Anschluss die automatische Auslesung statt. Innerhalb von Sekunden erkennt die DMS-Lösung sämtliche relevanten Buchungsdaten, wie etwa Empfänger-Organisation, Lieferantenname, Steuernummer, Rechnungsdatum, Mehrwertsteuersätze und alle Beträge. Da DocuWare auch die anschließende Dokumentenablage selbst organisiert, reduziert sich die Arbeit der Buchhalter lediglich auf die Überprüfung der ausgelesenen Daten und die Zuweisung der entsprechenden Buchungskonten. Zweimal am Tag generiert das DMS eine Export-Datei mit den neu ausgelesenen Informationen aller Rechnungen. Das Buchhaltungssystem Sage liest diese Informationen aus und generiert lückenlos alle relevanten Buchungsätze im System. Möchten die Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt auf die Originalbelege zugreifen, so geht dies schnell über die einfach gehaltene DocuWare Oberfläche. Über entsprechende Suchfelder können die benötigten Dokumente mit wenigen Mausklicks am Bildschirm angezeigt werden. Insgesamt arbeiten auf diese Weise sieben Mitarbeiter der zentralen Verwaltung mit dem neuen DMS.

Stabile Personalkosten trotz starker Expansion

Dank digitalem Dokumenten-Management wurde die Bearbeitung von Eingangsrechnungen deutlich vereinfacht und Fehlerquellen minimiert. Dadurch haben Mitarbeiter mehr Zeit für andere Arbeiten, was in der derzeit starken Wachstumsphase des Unternehmens dringend erforderlich ist. Waren früher alle Buchhalter ausschließlich mit dem manuellen Buchen von Rechnungen beschäftigt, können sie heute auch Aufgaben in der Finanzplanung übernehmen. Gleichzeitig konnte das Unternehmen trotz starker Expansion auf Neuanstellungen oder externe Dienstleister im Rechnungswesen verzichten und damit die Kosten stabil halten.