DocuWare, Oracle und Outlook – ein starkes Trio
Das Unternehmen prüfte mehrere Lösungen und entschied sich am Ende für DocuWare, weil es sich einfach in die Oracle-Buchhaltungssoftware integrieren ließ. Dadurch sollten manuelle Eingaben entfallen. Ebenso verknüpfte man DocuWare mit Outlook und passte die Integration an die spezifischen Anforderungen an. Beim standardisierten Import von Outlook-E-Mails archivieren etwa viele Dokumentenmanagement-Lösungen nicht nur die elektronisch angehängten Rechnungen, sondern auch andere Elemente, wie etwa überflüssige Bilder aus der E-Mail-Signatur. In anderen Fällen mag es sich dabei um ein nützliches Feature handeln – für die Kreditorenbuchhaltung wollte man jedoch eine Ablage unwichtiger Unterlagen eher vermeiden. Entsprechend passte Buffalo Rock die Import-Funktion mit wenig Aufwand an die eigenen Bedürfnisse an. Bilder und unwichtige Anhänge werden seitdem automatisch entfernt. Das Unternehmen archiviert damit nur das, was man wirklich benötigt.
Wertvolle Zeit sparen
Heute arbeiten Digitalisierungsabteilung und Kreditorenbuchhaltung Hand in Hand, was zu erheblichen Zeiteinsparungen führt. Die Outlook-Integration verhindert etwa, dass wie früher bis zu 300 mehrseitige E-Mails an einem einzigen Tag ausgedruckt und anschließend wieder eingescannt werden müssen – gegen Ende des Monats lag diese Zahl mit bis zu 700 E-Mails pro Tag sogar noch höher. Die Oracle-Verknüpfung ermöglicht der Kreditorenbuchhaltung gleichzeitig einen einfachen Zugang auf die zu bearbeitenden Rechnungen: Eine E-Mail-Benachrichtigung informiert die verantwortlichen Mitarbeiter automatisch, sobald Freigaben anstehen. Entsprechende Links erlauben ein schnelles Öffnen der Belege zur Genehmigung oder Ablehnung. Dank DocuWare können die Mitarbeiter von Buffalo Rock ihre Arbeit heute schneller und präziser erledigen. Das Unternehmen betont gleichzeitig, dass keine einzige Stelle abgebaut wurde. Derzeit lagern bei Buffalo Rock fast 50.000 Unterlagen im digitalen Dokumenten-Pool, monatlich kommen etwa 5.000 neue Rechnungen hinzu. Die Integration führte auch zu Einsparungen bei den Druckkosten, denn die einzigen Papierbelege sind heute die regulären Postsendungen.
Ausweitung auf andere Abteilungen
Der bisherige Projekterfolg ermutigt das Unternehmen, die Lösung auch in weitere IT-Systeme zu integrieren und damit in zusätzlichen Bereichen einzusetzen. Als Nächstes steht etwa der Einsatz in der Debitorenbuchhaltung an, wo Kundendokumente als Liefernachweis gespeichert werden sollen. Langfristig soll DocuWare im ganzen Unternehmen eingesetzt werden.
