Über ein Mailing und eine unabhängige Empfehlung der Firma, die Bombardó in IT-Fragen betreut, wurde man auf DocuWare aufmerksam. Im folgenden Kontaktgespräch mit dem autorisierten Vertriebspartner vor Ort wurde schnell klar, dass die Lösung weit mehr konnte, als Belege digital zu archivieren. Vielmehr würde es möglich sein, bis dahin manuelle und zeitraubende Arbeitsabläufe deutlich zu optimieren. Bereits wenige Tage nach der Erstpräsentation fiel die Entscheidung für die DocuWare Cloud, welche bei vollem Funktionsumfang einen schnellen Start ohne längere Vorbereitungen erlaubte. 

Schritt für Schritt zum unternehmensweiten Einsatz

Bei aller Euphorie setzte man dennoch auf eine planvolle Implementierung und richtete zunächst ein digitales Einkaufsarchiv ein, welches wenig später um einen automatisierten Workflow zur Freigabe von Eingangsrechnungen ergänzt wurde: Dabei liest DocuWare nach dem Scannen sämtliche Indexbegriffe der Rechnungen in Eigenregie aus, übernimmt die Archivierung und übergibt die Unterlagen nacheinander an verschiedene Mitarbeiter. Diese können den jeweiligen Bearbeitungsstatus durch digitale Stempel direkt auf dem Beleg dokumentieren. Weitere Einsatzmöglichkeiten folgten. So legt man heute auch die übrigen Unterlagen des Rechnungswesens in DocuWare ab, etwa Bank- oder Bezahlbelege. Das Personalarchiv beinhaltet neben den Mitarbeiterakten auch Gehaltsabrechnungen. Dank integrierter Benachrichtigungsfunktion werden diese individuell per E-Mail an das Personal verteilt. Außerdem können die Abrechnungen jederzeit im Dokumenten-Pool abgerufen werden – selbstverständlich unter Einhaltung aller datenschutzrechtlicher Bestimmungen. Schließlich beinhaltet das Vertriebsarchiv alle kundenrelevanten Belege, etwa Bestellungen oder ausgehende Rechnungen. Dieses Archiv ist zudem mit dem ERP-System Sage Logic Control verknüpft: So werden in Sage erstellt Dokumente automatisch im Cloud-Archiv abgelegt und direkt an den Kunden verschickt. Umgekehrt greift DocuWare beim Archivieren eingehender Belege auf die Sage-Datenbank zurück und indexiert fehlerfrei mit entsprechenden Kunden- und Bestelldaten.

Effizientes Arbeiten in Büro und Homeoffice

Die wichtigsten Vorteile des DocuWare-Einsatzes sind für das Familienunternehmen Sicherheit und Zeitersparnis, etwa durch das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen oder bei der schnellen Suche nach Dokumenten – auch im Homeoffice oder von unterwegs. Gleichzeitig hilft die Lösung bei der Selbstorganisation. Denn durch die Erstellung digitaler Workflows bestimmt man automatisch gewisse Richtlinien bezüglich des Ablaufs. Anschließend führt die Lösung die beteiligten Mitarbeiter durch den Prozess und trägt damit zu mehr Effizienz beim Arbeiten bei.