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Referenz: Gemeinnützige Organisation

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Die Hilfsorganisation AVANCE digitalisierte fast alle Geschäftsabläufe. Die dadurch freigewordene Bürofläche sicherte in der Corona-Krise die soziale Distanzierung der Mitarbeiter. Gleichzeitig erhöhte sich die Arbeitseffizienz, etwa bei der Echtzeit-Analyse von Finanzierungsmitteln.

AVANCE betreibt in Texas etwa 30 Bildungs- und Betreuungseinrichtungen für Familien mit Kindern unter fünf Jahren. Bei AVANCE können Eltern mehr über Kinderbetreuung erfahren, das Abitur nachholen, eine Berufsausbildung absolvieren oder eine Arbeit aufnehmen. Die Teams im Finanz- und Personalwesen werden dabei von einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützt.

Die Kindertagesstätten der Organisation müssen monatlich eine ganze Reihe von Hilfsmitteln einkaufen, von der Muttermilchnahrung über Windeln bis hin zu Möbeln – entsprechend viele

Bestellungen sammeln sich regelmäßig an. Vor der DMS-Einführung war AVANCE auf Papierformulare angewiesen, was den Freigabe- und Beschaffungsprozess langsam und umständlich machte. Entsprechend interessiert war man an einem Umstieg auf eine digitale Lösung.

Land:
USA
Branche:
Gemeinnützige Organisation
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Personalwesen
Deployment:
Cloud

Mit DocuWare wissen wir heute genau, wie viel Geld wir noch in den verschiedenen Fördertöpfen haben und was weiter zur Auszahlung ansteht. Mit Papierunterlagen war es früher fast unmöglich, den Überblick über Bestellungen und noch verfügbare finanzielle Mittel zu behalten.

Michelle Hyde
Finanzvorstand, AVANCE, San Antonio, Texas (USA)

Vorteile durch digitale Workflows

Die Digitalisierung der Abläufe beschleunigte sowohl die Dateneingabe als auch Genehmigungsprozesse. Früher füllten die Mitarbeiter papierbasierte Bestellformulare aus, die zur Freigabe per Hauspost oder per Kurier verschickt wurden. Mit DocuWare hingegen vervollständigen Antragsteller die Bestellungen gleich in elektronischer Form, die fertigen Unterlagen werden anschließend sofort weitergeleitet. Damit erleichtert die Digitalisierung auch die eigentliche Dateneingabe, was der Organisation vor allem Zeit spart.

Automatisierung liefert Daten in Echtzeit

Als gemeinnützige Organisation ist AVANCE auf eine Vielzahl von Hilfsgeldern für den Einkauf von Betreuungsbedarf angewiesen. Die eingekauften Artikel werden dabei mit den entsprechenden Zuschüssen abgestimmt und dürfen nur mit diesen verrechnet werden. Entsprechend werden für eine bestimmte Bestellung oftmals Mittel aus mehreren Zuschüssen verwendet. Auf Papierbasis war es früher nicht möglich, laufende Bestellungen mit den Zuschüssen abzugleichen und den verfügbaren Restbetrag in Echtzeit zu ermitteln. Mit der digitalen Lösung werden die Informationen zu allen ausstehenden Käufen mittlerweile automatisch erfasst. Auf dieser Basis erstellt ein Skript einen automatisierten Bericht über die noch verbleibenden finanziellen Mittel. Damit kann zu jedem Zeitpunkt genau festgestellt werden, welche Käufe zur Auszahlung anstehen und welcher Teil der Zuschüsse noch zur Verfügung steht. Ebenso zeigt der Bericht, welche Lieferanten bereits bezahlt wurden und welche Zahlungen weiter ausstehen.

Digitalisierung ermöglicht Recycling und soziale Distanzierung

Die aus dem früheren System übrig gebliebenen und unbenutzten Papierformulare wurden nach der DMS-Einführung kreativ recycelt, etwa innerhalb der Kinderbetreuung zum Basteln und Gestalten genutzt. Gleichzeitig schaffte die neue Lösung mehr räumliche Freiheit. Der Übergang von Papier- zu digitalen Akten ermöglichte es AVANCE, eine Vielzahl von Schränken zu entfernen, welche früher zur Aufbewahrung von Papierdokumenten verwendet wurden. Der dadurch freigewordene Büroplatz erwies sich während der Corona-Krise als lebenswichtig. Die Organisation nutzte diesen zusätzlichen Raum für eine physische Entzerrung von Arbeitsplätzen, so dass alle Mitarbeiter sicher an ihre Arbeitsplätze zurückkehren konnte.

Dank DocuWare geben wir unsere Bestellungen heute nur noch digital auf.

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