Die konsequente Digitalisierung des zentralen Rechnungswesens erlaubt es der ACM Unternehmensgruppe, zu jedem Zeitpunkt detaillierte, betriebswirtschaftliche Auswertungen zu erstellen.

Die ACM Unternehmensgruppe umfasst als Medienkonzern mittlerweile 16 regional verteilte Gesellschaften. Grundvoraussetzung für erfolgreiches unternehmerisches Handeln ist das Wissen um tagesaktuelle betriebswirtschaftliche Ergebnisse. Der schnell wachsende Konzern meistert diese Herausforderung durch den Einsatz eines modernen Dokumentenmanagement-Systems und spart damit sowohl Zeit- als auch Personalaufwand.

Als problematisch erwiesen sich beispielsweise die konzernweiten Monatsabschlüsse. Im Rahmen aufwändiger Freigabeprozesse wurden konzerninterne und -externe Rechnungen ausgedruckt und durchliefen ‒ nicht selten in Form von Kopien ‒ bis zu fünf Abteilungen, ehe sie nach mehr als einer Woche in der zentralen Buchhaltung eintrafen. Eine aktuelle Aufstellung von Einnahmen und Verbindlichkeiten war damit nahezu unmöglich. Um das operative Geschäft zeitnah bewerten zu können, sollte deshalb das Rechnungswesen digitalisiert und dadurch effizienter sowie transparenter werden. Weitere Einsparpotentiale erwartete man bei der Langzeitarchivierung von steuerrelevanten Belegen. Die digitale Umstrukturierung sollte dazu beitragen, den Platzbedarf des bestehenden Aktenarchivs sukzessive zu reduzieren. Ausschlaggebende Kriterien für die DMS-Auswahl waren die bereits bestehenden langjährigen Geschäftsbeziehungen zum lokalen DocuWare-Vertriebspartner sowie die hohe Zahl erfolgreicher Referenzprojekte für vergleichbare Aufgabenstellungen.

Land:
Deutschland
Branche:
Medien
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Vertragswesen
Deployment:
On-Premises
Integration:
Verlags- und Agentursoftware |Projektmanagement-Software

Durch den DocuWare-Einsatz ist es uns gelungen, organisatorische Defizite zu beseitigen, deren negative Auswirkungen uns in der Vergangenheit oft gar nicht bewusst waren. Auf eine explizite ROI-Kalkulation haben wir verzichtet, da Effizienzsteigerungen nur schwer messbar sind. Doch mittlerweile ist klar, dass sich der DMS-Einsatz überdurchschnittlich rechnet – nicht zuletzt deshalb, weil wir ein bemerkenswertes Unternehmens- und Umsatzwachstum bei gleichbleibendem Personalstand bewältigen konnten.

Thomas Kern
Geschäftsführer, data-room (ACM Unternehmensgruppe), Wiesbaden

DMS-Anbindung an vielfältige IT-Landschaft

Mit einer Pilotinstallation begann man die Projektumsetzung in den Gesellschaften data-room, data-graphis und plot.com. Ziel war die Entwicklung einer Blaupause, um diese ohne aufwändige Anpassungen auf die restlichen Gesellschaften zu übertragen. Als Herausforderung erwies sich die umfangreiche Kopplung des digitalen Archivs mit den vielfältigen IT-Applikationen der Konzerntöchter. Das Spektrum reichte von klassischen ERP-Systemen über Verlags- und Agentursoftware bis zu Projektmanagementlösungen. Auf Basis einfacher DocuWare-Schnittstellen entwickelte man jedoch schnell diverse Anbindungen, um Rechnungsdaten als PDF-Datenströme zu exportieren und digital abzulegen. Da man konzernweit auch mit dem Buchhaltungssystem DATEV arbeitet, wurde dieses ebenfalls mit DocuWare verbunden. DATEV liefert dabei die Metadaten, welche der digitale Workflow für Freigabeprozesse verwendet, beispielsweise Kunden- bzw. Lieferanteninformationen, Rechnungsbetrag, -nummer und Buchungssatz. Die vergleichsweise geringe Anzahl an Eingangsrechnungen von externen Zulieferern wird heute entweder über Multifunktionsgeräte gescannt oder ‒ im Fall eines digitalen Posteinganges ‒ direkt aus dem Mail-System übernommen. Auch die Indexierung dieser Rechnungen erfolgt automatisiert.

Geschützter elektronischer Dokumentenzugriff

Die Verlagshäuser des Medienkonzerns profitieren in besonderer Weise vom DMS-Einsatz. In der Vergangenheit etwa mussten jährlich rund 15.000 Abonnement-Rechnungen zeitintensiv ausgedruckt und papierbasiert bearbeitet werden. Diesen Vorgang wickeln Mitarbeiter heute komplett digital ab, gleichzeitig wurde die Auskunftsfähigkeit gegenüber Abonnenten deutlich verbessert. Denn rund ein Drittel der 250 Konzernmitarbeiter hat Zugriff auf das elektronische Archiv, Informationen zum Bearbeitungsstatus von Rechnungen stehen damit jederzeit bereit. In einem zweiten Projektabschnitt erfolgte die Implementierung eines digitalen Vertragsarchivs. Dazu digitalisierte man Gesellschaftsverträge der vergangenen zehn Jahre, welche fortlaufend mit aktuellen Verträgen ergänzt werden. Nicht nur Kunden- und Liefervereinbarungen, auch Leasing- oder Honorarverträge sind für die Verantwortlichen auf Knopfdruck einsehbar. Das dabei gewonnene Vertrauen in das DocuWare-Rechtesystem beim Datenzugriff bildet die Grundlage für ein weiteres Zukunftsprojekt: Die digitale Personalakte soll mittelfristig die Verwaltung der Mitarbeiter nicht nur wirtschaftlicher, sondern auch arbeitnehmerfreundlicher gestalten.

Bei jährlich rund 190.000 Buchungsvorgängen konnten wir mit dem DMS-Einsatz die Effizienz unseres Rechnungswesens über alle Konzernsparten hinweg nachhaltig steigern.“

Möchten Sie Ihr Unternehmen digitalisieren?

Fordern Sie Ihre kostenlose, personalisierte Demoversion von DocuWare an und entdecken Sie, wie Dokumenten-Management und Workflow-Automation die digitale Transformation Ihres Unternehmens vorantreiben können.

Vereinbaren Sie noch heute eine Präsentation