DMS-Anbindung an vielfältige IT-Landschaft
Mit einer Pilotinstallation begann man die Projektumsetzung in den Gesellschaften data-room, data-graphis und plot.com. Ziel war die Entwicklung einer Blaupause, um diese ohne aufwändige Anpassungen auf die restlichen Gesellschaften zu übertragen. Als Herausforderung erwies sich die umfangreiche Kopplung des digitalen Archivs mit den vielfältigen IT-Applikationen der Konzerntöchter. Das Spektrum reichte von klassischen ERP-Systemen über Verlags- und Agentursoftware bis zu Projektmanagementlösungen. Auf Basis einfacher DocuWare-Schnittstellen entwickelte man jedoch schnell diverse Anbindungen, um Rechnungsdaten als PDF-Datenströme zu exportieren und digital abzulegen. Da man konzernweit auch mit dem Buchhaltungssystem DATEV arbeitet, wurde dieses ebenfalls mit DocuWare verbunden. DATEV liefert dabei die Metadaten, welche der digitale Workflow für Freigabeprozesse verwendet, beispielsweise Kunden- bzw. Lieferanteninformationen, Rechnungsbetrag, -nummer und Buchungssatz. Die vergleichsweise geringe Anzahl an Eingangsrechnungen von externen Zulieferern wird heute entweder über Multifunktionsgeräte gescannt oder ‒ im Fall eines digitalen Posteinganges ‒ direkt aus dem Mail-System übernommen. Auch die Indexierung dieser Rechnungen erfolgt automatisiert.
Geschützter elektronischer Dokumentenzugriff
Die Verlagshäuser des Medienkonzerns profitieren in besonderer Weise vom DMS-Einsatz. In der Vergangenheit etwa mussten jährlich rund 15.000 Abonnement-Rechnungen zeitintensiv ausgedruckt und papierbasiert bearbeitet werden. Diesen Vorgang wickeln Mitarbeiter heute komplett digital ab, gleichzeitig wurde die Auskunftsfähigkeit gegenüber Abonnenten deutlich verbessert. Denn rund ein Drittel der 250 Konzernmitarbeiter hat Zugriff auf das elektronische Archiv, Informationen zum Bearbeitungsstatus von Rechnungen stehen damit jederzeit bereit. In einem zweiten Projektabschnitt erfolgte die Implementierung eines digitalen Vertragsarchivs. Dazu digitalisierte man Gesellschaftsverträge der vergangenen zehn Jahre, welche fortlaufend mit aktuellen Verträgen ergänzt werden. Nicht nur Kunden- und Liefervereinbarungen, auch Leasing- oder Honorarverträge sind für die Verantwortlichen auf Knopfdruck einsehbar. Das dabei gewonnene Vertrauen in das DocuWare-Rechtesystem beim Datenzugriff bildet die Grundlage für ein weiteres Zukunftsprojekt: Die digitale Personalakte soll mittelfristig die Verwaltung der Mitarbeiter nicht nur wirtschaftlicher, sondern auch arbeitnehmerfreundlicher gestalten.
