• Digitaliser les fiches de paie : avec plus de 700 fiches de paie par mois, la gestion manuelle de la paie est chronophage pour les équipes RH. Il est donc crucial de pouvoir digitaliser et archiver les documents dans une armoire centralisée dotée d’un coffre électronique, afin de les retrouver facilement et permettre aux employés d’y accéder, dans le respect du RGPD. Cette gestion est désormais totalement sécurisée, automatisée et épargne aux équipes du temps dans la saisie, via le système de workflows.
• Gérer les accidents du travail : avec 80 accidents du travail en moyenne par an, la Fondation Delta Plus doit pouvoir se doter d’une solution permettant le traitement dématérialisé des formulaires de ce type. Une fois le dossier traité, un email automatique est envoyé directement à la médecine du travail. Il n’y a ainsi plus aucun oubli dans les démarches de déclaration des accidents.
• Fluidifier la gestion quotidienne des dossiers RH : afin d’avoir davantage de visibilité et de traçabilité dans la gestion quotidienne des salariés : les contrats, les accidents du travail, les arrêts maladie, les fiches de paie, etc. Avec DocuWare, les documents relatifs au salarié sont désormais disponibles dans l’armoire numérique et consultables immédiatement, sans oubli ou perte de temps dans les recherches. Des extractions peuvent être réalisées et permettent de constituer rapidement des tableaux de bord pour avoir une vision d’ensemble du personnel. DocuWare permet également une utilisation en télétravail, indispensable pendant la crise du COVID-19. Il n’y a pas d’interruption dans la gestion des processus : les équipes utilisent la GED depuis leur domicile, grâce à l’accès VPN dans le cloud.

Une extension du périmètre au département Finance/Comptabilité

 Nouveauté 2020 : la direction IT, très satisfaite de l’utilisation qui est faite de DocuWare au sein des équipes RH, décide fin 2020 d’étendre son périmètre à la DAF. DocuWare est également utilisé depuis peu au sein du département Finance/Comptabilité, pour établir des formulaires de demandes d’achat. Ce processus est opéré avec différents workflows. Un rapprochement du B/L et de la facture est réalisé de façon automatique et un email est envoyé à la Direction Générale pour validation.