De son point de vue, le choix du cloud présente l’avantage fondamental de rendre la le prix de solution plus facile à calculer, puisque l’on dispose de tout le spectre fonctionnel et que l’on peut utiliser des modules supplémentaires sans avoir à penser à des coûts additionnels liés à l’installation et à la maintenance. Un autre aspect important pour lui est le large éventail d’options de personnalisation, dont certaines peuvent être réalisées sans aide extérieure.
Les solutions préconfigurées de DocuWare sont basées sur la richesse de l’expérience acquise dans le cadre de milliers de projets de dématérialisation et peuvent être rapidement adaptées à chaque environnement opérationnel. Les processus qui se produisent dans de nombreuses entreprises et organisations sous une forme similaire sont déjà préconfigurés dans les workflows et peuvent être mis en place en quelques étapes. Des interfaces et des intégrations dans d’autres applications largement répandues, par exemple la comptabilité DATEV utilisée par la BTV, sont déjà disponibles. Ainsi, le processus de traitement des factures entrantes a pu être rapidement mis en œuvre à l’aide de la solution cloud.
Accélération significative du traitement des factures
La moitié des factures entrantes sont envoyées par courrier ou par e-mail au service central de comptabilité de la BTV, où elles sont scannées et automatiquement indexées et stockées dans le bac documents numérique. Elles sont alors vérifiées de manière formelle et factuelle puis transmises aux différents pôles d’activités pour un contrôle d’exactitude. Il peut s’agir de l’administration, y compris les ressources humaines, des départements chargés du sport grand public et de la formation des entraîneurs, du développement de la jeunesse, de la compétition et des tournois, des relations publiques ou encore des finances et de l’informatique. Après la vérification par les responsables de division, il existe des niveaux de validation supplémentaires allant jusqu’à la direction générale, en fonction du type de facture et du montant facturé, qui sont représentés dans le workflow de validation de la GED. Bernd Walther, vice-président du département Finances et Informatique de la BTV explique : « Avec l’introduction de DocuWare, nous nous étions fixé pour objectif de numériser, de tracer, d’accélérer nos processus de validation internes et de les rendre transparents. » Ainsi, la mise en place du workflow de réception des factures a permis de raccourcir la procédure d’approbation. Alors qu’elle prenait auparavant jusqu’à trois semaines, elle ne nécessite à présent qu’une semaine maximum et, dans la plupart des cas, deux à trois jours.
Christian von Freyburg est « très satisfait » de la solution cloud : les performances sont satisfaisantes, les processus relatifs aux factures entrantes sont considérablement accélérés, et la transparence sur l’utilisation des fonds est assurée à tout moment. Les prochains projets prévus sont la création d’une archive numérique des contrats et la dématérialisation complète des règlements des frais de déplacement et des indemnités de représentation, y compris le scan autonome des reçus par les demandeurs.
