DocuWare : une solution retenue pour la puissance de ses workflows et sa communication avec les ERP.

Le choix de la direction se porte alors rapidement sur la solution DocuWare, en raison de la puissance de ses workflows et de son interfaçage avec les ERPs comptables leaders du marché, dont Sage. En effet, la direction d’Autopolis, équipée de Sage 100, souhaite gérer le flux de factures entre son ERP et DocuWare. La sécurité est également un argument clé dans le choix de la solution : les factures doivent faire l’objet de validation par les personnes habilitées (ici, les responsables des magasins) au moyen de droits d’accès, via le système de workflows. Très rapidement, des gains de productivité sont constatés au niveau des équipes : le traitement des factures est fluidifié entre les différents services et la validation accélérée avec le système des workflows.

Luis Trindade, IT Manager du groupe Autopolis précise à ce titre : « DocuWare facilite la vie des managers ». Les factures sont centralisées dans l’armoire numérique DocuWare, et peuvent ainsi être archivées de façon permanente et sécurisée, retrouvées et consultées automatiquement, notamment grâce à la recherche par référence.

DocuWare forms : une fonctionnalité clé pour améliorer la satisfaction clients

Enfin, DocuWare est également plébiscité pour sa fonctionnalité « DocuWare forms » ; des formulaires numériques qui permettent de gérer les non-conformités internes et externes : cela concerne les remarques et avis de clients, mais aussi des problématiques internes, comme des problèmes d’approvisionnement des pièces ou des retards de livraison, par exemple. Cette fonctionnalité s’avère très utile pour centraliser les remontées internes et externes, dans l’objectif d’améliorer la satisfaction clients. Elle permet également d’avoir une vision d’ensemble des problématiques afin d’y apporter des réponses rapides et concrètes.