Des archives numériques pour la terre et la nature

Une série de nouveaux processus de travail assure l’optimisation des flux de travail chez Agrar-Markt Deppe. La première étape a consisté à mettre en place un flux de travail pour le contrôle des factures entrantes. Le flux commence dès qu’une facture est scannée, automatiquement indexée et archivée dans DocuWare. Le document est ensuite immédiatement transmis aux responsables des services concernés, vérifié sur place, puis comptabilisé et payé par le service de comptabilité financière. Un deuxième flux de travail très complet a été mis en place pour le traitement des commandes. Il fonctionne désormais de manière uniforme sur tous les sites. Dès que le service extérieur reçoit une commande, celle-ci est scannée et archivée dans DocuWare par l’intermédiaire d’un lien. Le flux de travail est lancé : la commande passe par toutes les listes de tâches des différents services, par exemple, la direction des ventes et le traitement des commandes ou l’atelier. Le processus automatisé contrôle donc également toutes les tâches en aval, comme l’approbation de la commande entrante ou la création des documents pertinents tels que la confirmation de la commande, le bon de livraison ou la facture. Le flux de travail garantit la transparence de tous les processus et la précision de la documentation. Les responsables des ventes et du traitement des commandes peuvent à tout moment avoir un aperçu de l’état du traitement. Un autre flux de travail au sein du service des ressources humaines garantit également un processus rapide et fluide. Les employés peuvent demander un congé en remplissant un formulaire en ligne. Celui-ci est automatiquement transmis aux supérieurs et au département des ressources humaines et peut être approuvé sans retard inutile, puis archivé.

Le SGD garantit un accès précis à l’information

Les employés d’Agrar-Markt Deppe ne peuvent plus se passer du SGD. En effet, l’archivage rapide et sécurisé permet d’économiser un temps de travail précieux. Les employés ne perdent plus de temps à rechercher des documents, parfois pendant des heures, et disposent de plus de temps pour leurs tâches exigeantes dans l’administration financière et la vente. Tant au siège social que dans les autres sites, chaque personne autorisée peut désormais accéder rapidement aux informations dont elle a besoin pour son travail, mais également apporter des informations immédiates et précises aux demandes de renseignements des clients.