Los retos del crecimiento
Aunque la evolución del hospital fue impresionante, también tuvo un coste. La expansión trajo consigo claros desafíos administrativos, especialmente en el procesamiento de facturas de proveedores.
Cada mes se recibían alrededor de 500 facturas, tanto en papel como por correo electrónico. Las facturas digitales se imprimían, se clasificaban en carpetas de circulación y se distribuían para su aprobación a departamentos como farmacia, laboratorio o quirófano. Una vez devueltas, el equipo las clasificaba manualmente según el método de pago —domiciliación SEPA, prepago o transferencia bancaria— e introducía los datos de pago manualmente en la plataforma de banca online. Finalmente, cada documento se escaneaba y se enviaba al asesor fiscal.
Para el departamento de contabilidad, este proceso era difícil de controlar. A menudo no estaba claro qué facturas seguían en circulación y cuáles estaban pendientes de pago. Algunos documentos permanecían olvidados sobre escritorios o se procesaban varias veces en forma de copias, con el riesgo de errores o pagos duplicados. Además, no existía un sistema automático de escalación para cubrir ausencias. Como consecuencia, las aprobaciones se retrasaban y cumplir los plazos para obtener descuentos por pronto pago requería un gran esfuerzo.
Rentabilidad tangible desde el principio
La organización buscaba una solución flexible que no solo optimizara el procesamiento de facturas, sino que también cubriera otras áreas como la gestión de personal y contratos.
Durante esta fase, la clínica entró en contacto con el que posteriormente se convertiría en su partner de DocuWare. Tras analizar los requisitos en una reunión inicial, presentó una solución diseñada específicamente para sus necesidades. El factor decisivo fue que una única plataforma podía resolver varios desafíos al mismo tiempo, haciendo que el retorno de la inversión fuera evidente desde el primer momento.
Un flujo de trabajo de facturas totalmente automatizado
Hoy en día, la clínica recibe la mayoría de sus facturas en formato digital. DocuWare importa automáticamente los documentos desde Outlook y extrae de forma inteligente toda la información relevante: datos de facturación y contabilización, entidad jurídica responsable, centro de costes encargado de la aprobación y método de pago.
Gracias a ello, las facturas se envían automáticamente al departamento correspondiente. Al mismo tiempo, el equipo de contabilidad mantiene una visión completa de todos los documentos en curso mediante listas de tareas. Las aprobaciones se realizan con un solo clic, a menudo desde dispositivos móviles mediante la aplicación, incluyendo límites de autorización predefinidos, una segunda revisión para importes elevados y un sistema automático de escalación.
Cuando una factura está lista para el pago, DocuWare proporciona los datos de transferencia, que se integran directamente en la plataforma de banca online, eliminando la necesidad de volver a introducir la información manualmente. Posteriormente, todos los datos contables se transfieren automáticamente a DATEV mediante una interfaz integrada, donde el asesor fiscal realiza la contabilización final.
