Esta combinación llegó a su límite con la introducción de la obligación legal de emitir facturas electrónicas. Aunque el sistema ERP podía generar facturas electrónicas, el envío automático ya no funcionaba con la solución anterior. Entonces, el Partner de DocuWare propuso una alternativa: gestionar el envío de facturas directamente a través de DocuWare. En el proceso, se comprobó que los flujos de trabajo de DocuWare ya existentes también podían utilizarse para ello y ampliarse de forma específica.
Envío de facturas electrónicas: totalmente automático
El sistema de gestión de residuos CONWIN se conectó directamente a DocuWare a través de un conector estandarizado. DocuWare reconoce automáticamente las facturas generadas por el sistema ERP, las lee y las archiva con una indexación completa. Cada 90 minutos, un flujo de trabajo comprueba si hay nuevas facturas electrónicas listas para enviar. Si las hay, DocuWare localiza los albaranes de pesaje, los documentos de transporte y las declaraciones de materiales correspondientes y envía el paquete completo al cliente a través del servidor de correo electrónico de la empresa. Al mismo tiempo, los documentos están disponibles para su consulta digital en el portal de clientes.
Una atención al cliente que destaca en el sector
Unos 250 empleados de los departamentos de ventas, logística, báscula y facturación trabajan hoy con DocuWare y gestionan más de un millón de documentos al año. Ya no tienen que buscar ni recopilar manualmente los justificantes: todo lo relacionado con una operación está disponible por completo y se envía automáticamente al cliente. Sin embargo, para Buhck lo más valioso ha sido la rapidez de la implementación: con 40 empresas, 21 ubicaciones y formas de trabajar distintas, fue un factor clave para el éxito. La flexibilidad de la solución existente de DocuWare ha contribuido de manera decisiva a cumplir los requisitos con agilidad, y todo ello sin necesidad de software adicional. El impacto va más allá de lo exigido por la normativa: la solución sienta las bases para personalizar el envío de documentos en el futuro, por ejemplo, con la remisión anticipada y automatizada de los albaranes de pesaje. Un paso más hacia una atención al cliente aún mejor.
