La gran cantidad de etapas por las que pasaba cada examen dificultaba mantener el nivel de seguridad deseado y hacía que el proceso fuera vulnerable a incidencias organizativas y retrasos en el transporte. Esto provocaba regularmente demoras en los tiempos de corrección, lo que afectaba tanto a la satisfacción de los estudiantes como al cumplimiento puntual de los requisitos regulatorios. Además, la asignación de miles de exámenes a los respectivos correctores suponía una tarea muy laboriosa, especialmente cuando los envíos llegaban en momentos diferentes y era necesario determinar primero qué documentos ya habían sido recibidos y cuáles seguían pendientes.
Proceso digital con códigos QR
Hoy, el proceso de gestión de exámenes está en gran parte digitalizado gracias a DocuWare. Los exámenes se siguen preparando de forma centralizada en Madrid y se envían a los centros de examen, pero al imprimirse se les añade un código QR personalizado que contiene toda la información relevante. Una vez finalizado el examen, las pruebas se escanean en el centro y se transfieren a DocuWare. El sistema lee los códigos QR, archiva los documentos de forma segura y sincroniza la información con el sistema de gestión del aprendizaje Moodle. De este modo, los exámenes quedan disponibles inmediatamente en el entorno virtual habitual de los profesores responsables, donde pueden corregirse digitalmente y sin interrupciones. Actualmente, más de 15 empleados del área administrativa y alrededor de 900 docentes trabajan con DocuWare. En cada ciclo de exámenes se procesan aproximadamente 16.000 pruebas, con un total de unas 180.000 páginas.
Más rápido, más eficiente y seguro frente a manipulaciones
Los beneficios del uso de DocuWare para CEF.-UDIMA son múltiples. Gracias a la transmisión electrónica de los exámenes en cuestión de minutos, se elimina gran parte de los costes logísticos que existían anteriormente. Al mismo tiempo, los tiempos de procesamiento se reducen considerablemente y los plazos regulatorios para la corrección se cumplen con fiabilidad. El nivel de seguridad también ha aumentado significativamente: los documentos se firman electrónicamente en el momento del escaneo y se archivan de forma segura e inalterable. Al no circular físicamente entre numerosas personas, el riesgo de pérdida prácticamente ha desaparecido. Además, DocuWare garantiza un control de accesos claramente definido y protege de forma fiable los datos sensibles de los exámenes frente a accesos no autorizados. No obstante, desde una perspectiva estratégica, el beneficio más relevante se manifiesta a largo plazo: la digitalización del proceso de exámenes refuerza el posicionamiento de CEF.-UDIMA como una institución educativa moderna y orientada al entorno digital. Tanto docentes como estudiantes pueden acceder a los exámenes de forma inmediata y en cualquier momento, lo que consolida la reputación del grupo como uno de los principales proveedores de educación online en el mundo hispanohablante.
