La incorporación de DocuWare
Tras la implantación de DocuWare, digitalizamos procesos que requerían mucha mano de obra, como el procesamiento de facturas, las compras y las operaciones. Hoy en día, los archivos de compras y los contratos se almacenan de forma centralizada, mejorando el control de versiones y la accesibilidad. Las facturas se procesan en un flujo de trabajo digital. “Cuando recibimos las facturas, la IA las lee y las registra en DocuWare, determina a dónde deben ir y quién es la persona autorizada para aprobarlas”, explica Kathleen Grady-Peralta, Chief Financial Officer y Chief Administrative Officer. “Al ser un sistema electrónico, no tenemos que recibir facturas en papel y esperar a que se firmen”. DocuWare alberga unos 45.000 documentos. HACC prevé alcanzar 2,8 millones de documentos en octubre de 2026.
Auditorías simplificadas
Los registros de HACC están sujetos a auditorías realizadas por tres o más entidades al año. Por tanto, es de vital importancia garantizar la preparación, una buena gobernanza, la coherencia de los archivos y un acceso seguro en todos los departamentos. Antes de implementar DocuWare, la preparación se realizaba manualmente. “El personal se desplazaba de una propiedad a otra con una caja de archivos en el coche”, explica Childers. “Ahora, simplemente acceden a DocuWare, recuperan la información solicitada y la envían al auditor, ya sea desde casa o desde la oficina”. Además, la indexación mejora la coherencia de los archivos y la preparación de auditorías, lo que facilita la búsqueda de la información.
Grandes ahorros y planes para el futuro con DocuWare
HACC prevé que DocuWare se convierta en un repositorio centralizado para los expedientes de los inquilinos de HCV, incluidas las certificaciones y la documentación de apoyo. Otros departamentos, como RR.HH., también planean pasarse a DocuWare y deshacerse de los archivos en papel. “Cuando HACC se trasladó por primera vez a su ubicación actual, hubo que reforzar el suelo para que pudiera soportar el peso de los archivadores“, afirma Childers. Añade que la agencia también alquila espacio en un almacén de documentos, por lo que la digitalización total podría suponer un ahorro de 60.000 dólares al año. “Mi objetivo es que nos digitalicemos por completo”, afirma, “que todo nuestro personal utilice DocuWare”.
