Todo lo bueno se acaba, y las vacaciones no iban a ser menos. Para asegurarse de que la relajación se prolongue algo más allá del primer día de vuelta al trabajo, es importante asignar tareas a los compañeros para que le releven durante su ausencia. Con la ayuda de un flujo de trabajo de sustitución, sus tareas será redirigidas automáticamente durante su ausencia. De este modo, evitará la acumulación de tareas y garantizará la continuidad de los procesos de su empresa mientras usted no está.
Con el Workflow Manager de DocuWare, la persona que le sustituya podrá encargarse de todo por usted, y si esa persona no está, lo hará el siguiente responsable a cargo. Esta regla de sustitución garantiza que otros trabajadores puedan realizar sus tareas del flujo de trabajo, incluso si usted no está disponible. Su diseñador del flujo de trabajo simplemente tiene que definir qué tareas se han de asignar a qué compañeros.
¿Cómo pueden sus compañeros tomar el relevo rápidamente?
Durante su ausencia, por ejemplo, la tarea de autorizar las facturas en la empresa será dirigida al trabajador que figure como su primer sustituto. Si esa persona tampoco está disponible, la tarea será dirigida automáticamente a la segunda persona de la lista, y así sucesivamente. Las reglas de sustitución se crean en la Administración de DocuWare.
También puede introducir sus ausencias en DocuWare Client bajo Mi Perfil. Todos los compañeros que normalmente sean designados como sustitutos, también deberán introducirlas. Introducir los periodos de ausencia es importante ya que sin ellos no funcionaría la regla de sustitución. Esta información también se puede guardar en la Administración de DocuWare.
Gestionar las sustituciones por vacaciones
Para obtener especificaciones más completas basta con combinar varias reglas de sustitución dentro de una lista de sustitución. Por ejemplo, ésta puede constar de varias reglas para diferentes centros de costes. Las listas de sustitución también se pueden guardar en la Administración de DocuWare. De tales listas podrá seleccionar todas las reglas de sustituciones o algunas individuales para asignar tareas en el Workflow Designer. Esto significa que cada regla debe estar incluida en, al menos, una lista de sustitución.
El programa DocuWare Cloud incluye el Workflow Manager y su herramienta de sustitución. Si usted trabaja con un sistema instalado en el sitio, necesitará una licencia aparte.