Cada vez llegan más facturas por correo electrónico. A ello se añaden los recibos que los empleados escanean con el smartphone cuando se encuentran fuera de la empresa, o que se descargan desde un enlace de Internet. Y tampoco hay que olvidar las facturas en papel que se encarga de digitalizar el centro de distribución de correo postal de la empresa. ¿Cómo incluir todas estas facturas en un archivador de DocuWare manteniendo un mismo orden?
En primer lugar, asegúrese de que todas las facturas entrantes lleguen a una bandeja para facturas de DocuWare en el departamento de contabilidad. Para las facturas por correo electrónico, lo más sencillo es configurar una dirección de correo electrónico central para facturas dentro de su empresa, por ejemplo invoices@empresa.es. A esta dirección se enviarán todas las facturas, ya sea directamente del cliente, del departamento de gestión o de los encargados. La carpeta de entrada del buzón se supervisa a través del módulo Connect to Mail de DocuWare, de forma que los correos entrantes se transfieren automáticamente a la bandeja de facturas.
Las facturas entrantes en papel son escaneadas por los empleados del centro de distribución de correo en un escáner conectado a la red y los documentos en PDF se guardan directamente en un directorio de la red. El módulo DocuWare Import supervisa este directorio y deposita automáticamente los archivos escaneados en la bandeja de facturas, prácticamente junto a las facturas recibidas por correo electrónico. Como alternativa, las facturas en papel digitalizadas también se pueden enviar a la bandeja por correo electrónico a través del buzón.
Muchos caminos y un único destino
Cuando se reciben facturas en papel fuera de la empresa, los empleados las escanean con la aplicación gratuita PaperScan de DocuWare y los cargan directamente o enviándolos a través de la dirección de correo electrónico de facturas (invoices) a la bandeja. Si solamente se recibe un enlace para descargar una factura, se puede descargar el documento del lugar donde está almacenado y proceder del mismo modo.
Si se trabaja con el Windows Explorer Client, basta con habilitar una bandeja central de facturas para todos los empleados, en cuyo caso las facturas se arrastran simplemente con el ratón.
El paso al archivador
En la bandeja se asignan a las facturas a través del servicio Intelligent Indexing de DocuWare palabras clave, y con esta indexación se depositan en el archivador. También es posible guardar las facturas directamente en el archivador. Si se han definido previamente criterios para el archivado, Connect to Mail puede incluso indexar los correos electrónicos directamente.
Igualmente, se puede indicar que el anexo del correo sea el documento principal, de forma que al acceder al documento se muestre en la primera página la factura y a continuación el mensaje del correo electrónico.