El tratamiento de la documentación contable

Facturas, justificantes, contratos, recibos bancarios, nóminas, etc. son parte de los documentos contables que deben gestionarse diariamente de forma ordenada y cumpliendo con la normativa de conservación y privacidad.

El tratamiento de la documentación contable puede parecer una tarea puramente administrativa, pero de él dependen la calidad de la contabilidad, la agilidad de los cierres y la capacidad de tu empresa para responder ante cualquier auditoría o comprobación.

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En esta guía te explicamos qué incluye la documentación contable, cuáles son las fases que siguen desde su recepción hasta su eliminación y cómo la digitalización y la automatización te ayudan a trabajar con más seguridad, rapidez y control.

Índice:

• Qué es el tratamiento de la documentación contable
• Qué documentos forman parte de la documentación contable
• Cuáles son las fases del tratamiento de la documentación contable
• Qué problemas provoca un tratamiento manual o desorganizado
• Qué requisitos debe cumplir una correcta gestión de la documentación contable
• Cómo digitalizar y automatizar el tratamiento de la documentación contable
• Qué debe ofrecer un software para gestionar la documentación contable
• Cómo ayuda DocuWare a mejorar el tratamiento de la documentación contable
• Preguntas frecuentes sobre el tratamiento de la documentación contable
• Conclusión. Una gestión contable más rápida y segura.

Qué es el tratamiento de la documentación contable

El tratamiento documental contable es el conjunto de tareas, procesos técnicos y protocolos que permiten recibir, identificar, comprobar, aprobar, contabilizar, archivar y conservar los documentos relacionados con la actividad económica de una empresa. Su objetivo es conseguir que cada documento esté ordenado, correctamente vinculado a la operación que lo justifica y que se pueda localizar fácilmente cuando sea necesario.

Todo este proceso incluye tanto los documentos contables en papel como los archivos electrónicos recibidos por correo, plataformas de proveedores, sistemas de facturación u otras aplicaciones. El archivo contable también incluye los documentos generados internamente, los datos asociados y las evidencias de revisión o aprobación.

Por tanto, una buena gestión de la documentación contable no consiste únicamente en guardar facturas en una carpeta. Implica controlar todo el ciclo documental contable, aplicar criterios homogéneos y garantizar que la información llegue correctamente a los sistemas contables.

Diferencia entre documento contable y registro contable

Vamos a diferenciar estos dos términos antes de continuar profundizando:

• Un documento contable es la evidencia de una operación económica. Una factura, un albarán, un extracto bancario o una nota de gastos que permite justificar qué ocurrió, entre quiénes, cuándo y por qué importe.
• Los registros contables, en cambio, son las anotaciones realizadas en los libros o en el sistema de contabilidad para reflejar esas operaciones. Por ejemplo, la factura de un proveedor es el documento que acredita la compra, mientras que el asiento generado a partir de ella es su registro contable.

El asiento resume la operación mediante cuentas e importes; el documento conserva su evidencia y contexto. Una correcta gestión documental contable mantiene vinculados los dos para que sea posible pasar del asiento al justificante y del justificante al asiento sin iniciar una gran búsqueda entre correos y carpetas.

Qué documentos forman parte de la documentación contable

La organización de documentos contables es esencial porque gestiona información económica esencial para el buen funcionamiento de las empresas. La documentación financiera reúne documentos con los ingresos, gastos, cobros, pagos, activos, obligaciones y movimientos patrimoniales. Pero el tipo específico de archivos que maneja cada empresa depende de su tamaño y obligaciones fiscales y regulatorias.

Entre los principales documentos financieros de una empresa se encuentran:

• Las facturas emitidas y las facturas de proveedores, incluidas las rectificativas, simplificadas y electrónicas.
• Los pedidos, albaranes y documentos de recepción que permiten comprobar si una factura coincide con los productos adquiridos.
• Los extractos bancarios, justificantes de transferencias, recibos, adeudos y documentos de conciliación.
• Las notas de gastos, tickets, anticipos y liquidaciones de viajes de los empleados.
• Los contratos, presupuestos, nóminas, seguros y documentos vinculados a inversiones, préstamos o arrendamientos.
• Los libros contables, balances, cuentas anuales, declaraciones tributarias y justificantes de presentación o pago.
• Las aprobaciones, comunicaciones y demás evidencias que explican cómo se revisó y autorizó una operación.

Documentación externa e interna

La distinción entre documentación externa e interna ayuda en la organización y tratamiento documental contable, aunque no implica que deban gestionarse por separado, ya que una factura externa puede estar vinculada a un pedido interno, un albarán y varias aprobaciones. Por eso es importante contar con un repositorio central que facilite el acceso a la información del archivo digital contable.

• La documentación externa es la que procede de terceros, como clientes, proveedores, entidades financieras o administraciones. En este grupo se incluyen las facturas recibidas, extractos bancarios, contratos, comunicaciones tributarias o certificados.
• La documentación interna se genera dentro de la organización. Por ejemplo, solicitudes de compra, órdenes de pago, notas de gastos, informes presupuestarios, autorizaciones o documentos de conciliación.

Cuáles son las fases del tratamiento de la documentación contable

El procesamiento de documentación contable comienza cuando el documento entra en la organización y termina cuando vence su plazo de conservación. Aunque cada empresa puede adaptar el proceso según sus necesidades y complejidad, estas son sus fases habituales:

1. Recepción y captura de los documentos

Los documentos pueden llegar con diferentes formatos y desde diferentes canales: en papel, como archivos PDF, mediante correo electrónico, portales de proveedores, aplicaciones móviles o plataformas de facturación electrónica. La primera tarea consiste en reunirlos en un lugar común para evitar que queden repartidos entre bandejas de entrada y carpetas personales.

Con un software de automatización contable todo este proceso se puede realizar automáticamente, no solo capturando, sino también digitalizando, clasificando y archivando los documentos de modo automático. Por ejemplo, el procesamiento automático de facturas permite capturarlas desde distintos canales independientemente de su formato o procedencia.

2. Identificación, clasificación e indexación

Una vez recibido, el sistema debe identificar qué tipo de documento es y a qué operación pertenece. La clasificación de documentos contables puede basarse en criterios como proveedor, cliente, fecha, ejercicio, número de factura, centro de coste o tipo de gasto.

Los metadatos asociados a los documentos permiten clasificar sin depender de nombres de archivo o estructuras de carpetas demasiado complejas. Además, la indexación por contenido facilita las búsquedas posteriores.

3. Verificación y validación

Antes de registrar la información, es necesario comprobar que el documento está completo, que no se ha recibido anteriormente y que sus datos son correctos.

Las reglas de validación sirven para revisar importes, impuestos, fechas, proveedores, números de factura o datos bancarios. También pueden comparar una factura con el pedido y el albarán correspondientes. Si se detecta alguna diferencia, el documento se deriva para la corrección de errores o inconsistencias antes de continuar.

4. Revisión y aprobación

Algunos documentos tienen que ser revisados y aprobados por responsables de compras, otras personas encargadas de operaciones administrativas o incluso directores financieros. El flujo de aprobación debe indicar quién revisa cada operación según su importe, naturaleza, centro de coste o sociedad.

Las aprobaciones multinivel, los recordatorios y los escalados evitan que los documentos queden detenidos indefinidamente. Además, dejan constancia de quién tomó cada decisión y en qué momento.

5. Contabilización e integración con el ERP

Después de validar y aprobar el documento, sus datos se transfieren al ERP o a la aplicación contable para generar el asiento correspondiente.

Para tener un control total de todo el ciclo documental, integrar el gestor documental con el ERP permite combinar las capacidades financieras del ERP con funciones específicas de captura, workflow, búsqueda y archivo que ofrece un gestor documental, de este modo se tiene una visión total de todo el ciclo de vida de cada documento financiero.

6. Archivo y vinculación documental

El documento se guarda en un archivo digital contable junto con sus metadatos, versiones, aprobaciones y evidencias de procesamiento. También puede vincularse con otros elementos de la misma operación, como pedidos, contratos, albaranes o justificantes de pago.

Esta vinculación permite consultar un expediente completo desde una única búsqueda y mejora el control de la documentación contable.

7. Conservación, consulta y eliminación

Los documentos deben permanecer accesibles durante los plazos legales y empresariales aplicables. El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios conservarán durante seis años los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes relacionados con su negocio, contados desde el último asiento realizado en los libros. Este plazo mercantil debe coordinarse con los plazos tributarios y con las disposiciones especiales aplicables a determinados documentos u operaciones.

Una política de conservación de documentos contables debe indicar cuánto tiempo se mantiene cada categoría, quién puede consultarla y qué procedimiento se sigue cuando finaliza el plazo. La eliminación no debería depender de que alguien recuerde revisar una carpeta, sino de reglas documentadas, supervisadas y seguras.

Qué problemas provoca un tratamiento manual o desorganizado

Si el tratamiento de la documentación contable no está organizado, tiene un volumen grande que sigue manejándose de modo manual o no sigue unas reglas claras, los problemas que van a surgir pueden acabar afectando muy seriamente la actividad de la empresa. Estas son algunas de las alertas que pueden indicarte que vas a tener problemas:

• Documentos repartidos en diferentes canales: la información puede quedar en correos, archivadores, equipos locales o aplicaciones sin conexión entre sí, dificultando su localización.
• Errores y duplicidad de datos: la introducción manual aumenta el riesgo de registrar importes incorrectos, pagar dos veces una factura o asignarla al centro de coste equivocado.
• Falta de visibilidad: si no se tienen herramientas que muestren estados y permitan tareas centralizadas, es difícil saber qué documentos están pendientes, quién debe aprobarlos o dónde se ha detenido el proceso.
• Cierres contables más lentos: perder el tiempo en tareas como la búsqueda de justificantes, o la resolución tardía de incidencias retrasa los cierres.
• Dificultades en auditorías e inspecciones. Una documentación dispersa obliga a reconstruir operaciones y recopilar evidencias manualmente. Además, resulta más complejo recopilar datos fiables.
• Riesgo de pérdida o acceso indebido. Las carpetas sin permisos definidos dificultan la protección de la información y la trazabilidad completa de documentos sensibles.

Estos problemas afectan a la productividad, a la colaboración entre áreas y a la capacidad de los directores financieros para disponer de información actualizada y tomar decisiones estratégicas.

Qué requisitos debe cumplir una correcta gestión de la documentación contable

La calidad de tu archivo contable no se mide por la cantidad de carpetas que hayas creado, sino por la capacidad de garantizar que en tus procesos contables la documentación es fiable, accesible y está protegida. Apúntate estos criterios para evaluar si el tratamiento de la documentación contable de tu empresa va por buen camino y te facilita cumplir con las obligaciones legales:

• Integridad: el contenido de todos los documentos debe mantenerse completo y protegido frente a cambios no autorizados.
• Autenticidad: debe poder acreditarse el origen del documento y la identidad de su emisor cuando resulte necesario.
• Legibilidad: los documentos deben conservarse en formatos que permitan leerlos durante todo el período exigible.
• Accesibilidad y disponibilidad: la información debe localizarse y facilitarse sin demoras ante una consulta, auditoría o inspección.
• Trazabilidad: el sistema que utilices debe registrar accesos, modificaciones, validaciones, aprobaciones y demás acciones realizadas.
• Seguridad y control de acceso: los permisos por roles, los sistemas de control y los sistemas de encriptación ayudan a proteger la información frente a usos indebidos.
• Criterios homogéneos: las reglas de gestión de toda la documentación financiera deben aplicarse en toda la organización con los mismos criterios.
• Conservación conforme a los plazos aplicables: los documentos deben conservarse en los plazos que indique la Ley para cada caso. Por ejemplo, la obligación de conservar las facturas exige mantenerlas con su contenido original y garantizar la autenticidad de su origen, la integridad, la legibilidad y el acceso por parte de la Administración tributaria durante cuatro años, sin perjuicio de periodos superiores en determinados supuestos y del plazo mercantil de seis años.

Cómo digitalizar y automatizar el tratamiento de la documentación contable

La digitalización de documentación contable es el paso previo para lograr la automatización del tratamiento de la documentación, lo que va a permitir a tu empresa ejecutar validaciones, asignar tareas, transferir información y aplicar políticas de archivo de forma automática y sin intervención manual.

Estas son las principales fases que has de seguir para automatizar el tratamiento de documentación contable. Todo ello es muy sencillo de configurar siempre y cuando se cuente con la herramienta adecuada:

• Centraliza la entrada documental: para conseguirlo, configura un único entorno donde recibir los documentos que llegan desde diferentes canales como correo electrónico, escáneres, formularios, carpetas vigiladas, portales y otras aplicaciones empresariales.
• Extrae automáticamente los datos: gracias a tecnologías como OCR, que reconoce el texto de imágenes y documentos escaneados, o el IDP (procesamiento inteligente de documentos asistido por inteligencia artificial), podrás identificar automáticamente el tipo de documento, extraer campos relevantes, como proveedor, fecha, número de factura, base imponible o impuestos e indexar y clasificar el documento.
• Aplica reglas de validación: con una herramienta adecuada puedes aplicar reglas de validación automáticas y detectar duplicados, comprobar cálculos, contrastar datos maestros y comparar facturas con pedidos y albaranes. Aunque puedes automatizar todo el proceso, si se encuentran excepciones, se derivan a una persona para su revisión.
• Automatiza las aprobaciones: la automatización contable permite que procesos como las aprobaciones se hagan de forma automática. Un software de gestión documental para contabilidad asigna cada tarea al responsable adecuado, envía recordatorios y notifica plazos y vencimientos según reglas previamente definidas.
• Transfiere los datos al sistema contable: la integración de tu sistema de gestión documental con tu ERP o sistema contable evita la introducción duplicada y mantiene sincronizados documentos, estados y asientos. 
• Archiva el expediente completo: hay documentos que deben archivarse de modo conjunto. Por ejemplo, una factura, el pedido, el albarán, la aprobación y el justificante de pago deben permanecer relacionados, protegidos y disponibles desde una única consulta.

En definitiva, la automatización de documentos contables ofrece muchos beneficios para tu empresa, con una mejor experiencia para los empleados que no han de realizar tareas repetitivas de poco valor.

Qué debe ofrecer un software para gestionar la documentación contable

Si quieres mejorar el tratamiento de la documentación contable y automatizar aquellas operaciones y procesos que realmente faciliten el trabajo de los departamentos de contabilidad y finanzas, busca un software de gestión documental para contabilidad que te ofrezca este listado de funcionalidades que te compartimos:

• Captura desde distintos canales, aplicaciones y formatos.
• Clasificación e indexación automática mediante metadatos.
• Extracción inteligente de datos y reconocimiento de documentos.
• Búsqueda por metadatos, texto completo y contenido.
• Workflows configurables para diferentes procesos contables.
• Reglas automáticas de validación y detección de duplicados.
• Aprobaciones multinivel según importes, áreas o centros de coste.
• Alertas, recordatorios, sustituciones y escalados.
• Integración con ERP, software de automatización contable y otras aplicaciones empresariales.
• Relaciones entre facturas, pedidos, albaranes, contratos y pagos.
• Control de acceso por usuarios, grupos y funciones.
• Registro completo de acciones y decisiones.
• Archivo seguro y protección frente a cambios no autorizados.
• Acceso remoto y móvil para consultar o aprobar documentos.
• Escalabilidad para acompañar el crecimiento de la organización.
• Políticas de retención y eliminación documental.

Cómo ayuda DocuWare a mejorar el tratamiento de la documentación contable

DocuWare transforma la gestión de la documentación contable en un proceso más rápido, seguro y conectado. Su software para contabilidad financiera centraliza en un único entorno las facturas, los justificantes y el resto de los documentos financieros, automatizando su captura, clasificación, validación, aprobación y archivo. Además, se integra con el ERP y las aplicaciones contables de la empresa para evitar duplicidades, reducir las tareas manuales y mantener la información actualizada en todos los sistemas.

De este modo, los equipos de contabilidad pueden localizar cualquier documento en segundos, conocer el estado de cada operación y disponer de una trazabilidad completa para auditorías e inspecciones.

Te compartimos esta tabla con algunas de las capacidades con las que DocuWare ayuda a resolver los problemas más habituales del tratamiento de la documentación contable:

DocuWare conecta documentos, datos y procesos financieros en un único entorno de trabajo, proporcionando a tu equipo de contabilidad una mayor visibilidad sobre cada operación y un acceso inmediato a la información. En definitiva, una gestión más ágil, segura y preparada para responder con facilidad tanto a las necesidades diarias como a cualquier auditoría o inspección.

Preguntas frecuentes sobre el tratamiento de la documentación contable

Te resolvemos las dudas más frecuentes sobre el tratamiento de la documentación contable.

¿Qué diferencia existe entre documentación contable y documentación fiscal?

La documentación contable refleja y justifica las operaciones económicas registradas en la contabilidad. La documentación fiscal está relacionada específicamente con la liquidación, declaración y comprobación de impuestos.

Algunos documentos pertenecen a ambas categorías, por ejemplo, una factura justifica un asiento contable y, al mismo tiempo, acredita información relevante para el IVA.

¿Se pueden conservar los documentos contables únicamente en formato digital?

Sí, siempre que el formato y el procedimiento utilizados garanticen la autenticidad, integridad, legibilidad y disponibilidad de los documentos durante el plazo aplicable. También debe facilitarse el acceso completo y sin demora ante una comprobación.

La conservación de documentos contables en formato electrónico requiere controles de acceso, copias de seguridad, formatos adecuados y medidas que protejan los archivos frente a alteraciones o pérdidas.

¿Se puede destruir una factura en papel después de escanearla?

No en todos los casos. Para prescindir del original en papel con garantías fiscales debe seguirse un procedimiento de digitalización certificada que cumpla los requisitos establecidos en la normativa y utilice software homologado por la Agencia Tributaria.

Antes de destruir originales conviene comprobar también si existen otras obligaciones mercantiles, contractuales, sectoriales o probatorias que aconsejen conservarlos.

¿Quién debe tener acceso a la documentación contable?

En general, solo las personas que lo necesiten para realizar sus funciones. El acceso puede asignarse por departamento, función, sociedad, tipo de documento o nivel de responsabilidad.

Contabilidad, dirección financiera, auditoría o administración pueden requerir permisos diferentes, y el sistema debe registrar las consultas y acciones realizadas. Los permisos deben revisarse periódicamente y quedar registrados para proteger la confidencialidad.

¿Cómo debe prepararse la documentación contable para una auditoría?

La documentación debe estar completa, ordenada, vinculada a los asientos y disponible para su consulta. También es importante conservar las evidencias de validación y aprobación, el historial de cambios y los justificantes relacionados con cada operación.

Un repositorio central con índices homogéneos y registros de actividad evita tener que reconstruir manualmente los expedientes cuando comienza la auditoría.

¿Es suficiente un ERP para gestionar la documentación contable?

El ERP es fundamental para registrar operaciones, generar asientos y gestionar los datos financieros, pero no siempre ofrece funciones avanzadas de captura, clasificación, workflow, búsqueda o conservación documental.

Un sistema de gestión documental complementa al ERP al administrar los documentos que originan y justifican las transacciones. La integración entre ambos permite trabajar con datos y evidencias dentro de un proceso conectado.

Conclusión. Una gestión contable más rápida y segura.

Un buen tratamiento de la documentación contable controla todo el recorrido de los documentos, desde su recepción hasta su eliminación. Centralizar la información, aplicar criterios comunes, automatizar validaciones y mantener cada justificante vinculado a su registro permite reducir errores, acelerar los cierres y responder con mayor facilidad ante auditorías, inspecciones o consultas internas.

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