Hasta hace no mucho tiempo, la gestión de documentos resultaba un engorro sobre todo para los empleados de servicio externo. Para cada intervención in situ tenían que buscar la información, imprimirla, copiarla y llevarla a cuestas. Si algo faltaba, no quedaba más remedio que llamar durante la visita a los compañeros de la oficina para consultar los datos necesarios. Y hasta que se recibían en el despacho los informes y formularios relativos a la intervención podían pasar varios días. Por suerte, ahora esto ha cambiado: en combinación con terminales móviles, DocuWare facilita a los empleados del servicio externo enormemente su trabajo cotidiano.
Smartphone en lugar de pilas de papel
Los empleados del servicio externo pueden acceder ahora cómodamente a sus documentos a través de una aplicación del smartphone o de un navegador en su tableta. Por ejemplo, la empresa de Frank Kauferstein, especializada en equipamiento para edificios y de energía, ha equipado a todos sus técnicos de montaje con terminales móviles de modo que, cuando trabajan en el emplazamiento de un cliente o en una obra, pueden acceder en todo momento a los datos técnicos de las instalaciones y los protocolos de medida a través de DocuWare. Además, los técnicos de montaje pueden editar ahora sus informes de intervención directamente en la tableta.
Frank Kauferstein lo resume así: «En muy poco tiempo, estas medidas han mejorado notablemente tanto la calidad como la celeridad de los procesos en el servicio externo».
Sorprenda a sus clientes con una excelente preparación
Para Michael Belz, propietario de la empresa constructora BelzBau, el acceso móvil a DocuWare abre nuevas posibilidades para reaccionar con rapidez y de forma espontánea. «Sin necesidad de preparar cada mañana los documentos oportunos en papel para cada obra y cargar con ellos, en caso de surgir dudas puedo mostrar al cliente directamente los detalles de la planificación en los propios planos, discutirlos de inmediato y adoptar decisiones. Nuestros clientes se sorprenden cada vez al comprobar con qué rapidez podemos aportar la documentación necesaria a través del iPad, incluso tratándose de citas improvisadas».
Interconexión directa con la central
La aplicación móvil de DocuWare, sin embargo, no significa solamente tener siempre a mano los documentos correctos sin cargar pesados maletines. También contribuye a redefinir la colaboración con los compañeros en las oficinas centrales, ya que los empleados del servicio externo no solo están localizables a través de su smartphone, sino también plenamente integrados en todos los procesos de la documentación. Todo el tiempo improductivo de esperas o desplazamientos se puede dedicar ahora a evaluar y aprobar nuevos contratos, facturas o pedidos, que se reciben automáticamente a través de un flujo de trabajo digital. De este modo se elimina el eterno ir y venir de correos electrónicos con montones de archivos adjuntos, y el tiempo de espera y tramitación de los empleados de la central se reduce a un mínimo.
Integración en los flujos de trabajo a través de una aplicación móvil: autorización de facturas a través del smartphone
De la obra al archivo
Para alcanzar la máxima eficiencia en la gestión documental «sobre ruedas» es importante que los empleados en servicio externo puedan poner en marcha procesos documentales por sí mismos cuando se encuentran fuera de la empresa, y así, por ejemplo, preparar protocolos sobre visitas o pedidos rellenando un formulario digital en su tableta, firmarlos y guardarlos en DocuWare con una simple pulsación del dedo.
Con la aplicación PaperScan, el smartphone se convierte incluso en un escáner móvil, lo que permite guardar inmediatamente en el archivo digital borradores hechos a mano o mind maps. Esta función es también muy práctica para facturas de taxis, gasolineras u hoteles: una vez escaneadas en la aplicación y guardadas en DocuWare, ya no hay peligro de que se pierda ningún recibo, y el flujo de trabajo para el reembolso de gastos de viaje se inicia directamente.