La elaboración de planes conceptuales es una aportación creativa para que la empresa prospere en campos de actividades incipientes. Por el contrario, el cobro de deudas pendientes, el pago de facturas o la recopilación de confirmaciones de pedidos son tareas rutinarias más bien tediosas, pero igualmente esenciales para el éxito empresarial. Los documentos creados en el marco de estas tareas sumamente dispares son tan importantes como las tareas propiamente dichas, y tienen que ser administrados y archivados.Esta gestión documental implica unos gastos, pero que en ningún caso están tallados en piedra – especialmente si se recurre a sistemas de gestión documental (DMS). Esta es una buena noticia para todos los empresarios y encargados de TI que buscan continuamente posibilidades de racionalización. Cualquier mejora que ayude a los empleados a encontrar más rápido los documentos hace la plantilla más eficiente y reduce de este modo los costes operativos. La gestión documental digital o gestión de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés) reduce los costes a largo plazo. Las tecnologías y métodos modernos aportan automatismos que eliminan o hacen más sencillas tareas de rutina engorrosas y que hacen perder tiempo. Esto contribuye a ahorrar gastos ante todo en las siguientes cinco partidas:
- Espacio de almacén: El traspaso de los procesos basados en papel a la gestión documental digital significa no tener que comprar más armarios de archivadores ni estanterías, y por lo tanto no desperdiciar espacio en los despachos y el archivo. Igualmente, desaparecen los costes en salas de archivo adicionales y material de oficina, como archivadores y clasificadores.
- Copias e impresión: Una vez suprimido el papel, ya no hay necesidad de confeccionar varias copias de un documento para entregarlo a diferentes departamentos o para archivarlo en distintas ubicaciones. Solamente hay una copia maestra electrónica del documento, que se guarda en el almacén central de documentos de la empresa y al que pueden acceder todos los empleados autorizados. Del mismo modo, tampoco es necesario realizar copias en papel ni archivar en la empresa documentos que han sido enviados a los clientes o proveedores. Esto ahorra tiempo y gastos de impresión.
- Tiempo de trabajo: La gestión documental digital mejora la eficiencia de forma sustancial, puesto que los empleados tienen que dedicar mucho menos tiempo al archivado de los documentos y a la búsqueda de información. En lugar de emplear minutos o incluso horas, con el ECM esto no supone más que segundos. Por otro lado, tampoco surgen incertidumbres respecto al estado actual de la información, como ocurre con las distintas versiones de un documento en papel.
- Tramitación de procesos: Los flujos de trabajo digitales que ofrecen los sistemas ECM aligeran y aceleran muchos procesos empresariales – por ejemplo en la contabilidad, las ventas y el servicio al cliente o en el departamento de recursos humanos. Dependiendo del departamento respectivo, estos flujos de trabajo pueden, por ejemplo, acelerar la entrada de pagos, reducir los costes de adquisición, incrementar la satisfacción de los clientes o mejorar la fidelidad de los empleados.
- Seguridad y prevención de catástrofes: La gestión documental digital incorpora copias de seguridad de forma sencilla y económica. Los documentos electrónicos se pueden guardar automáticamente en copias de seguridad que pueden almacenarse también en otras ubicaciones. Esto contribuye de forma decisiva a preservar la continuidad de la actividad empresarial, incluso en caso de catástrofes naturales o brechas profundas de seguridad. Con ello se elimina tanto la inversión en salas de archivo a prueba de catástrofes como el tiempo de espera a los documentos que deben ser recuperados de dicho archivo.
