Proveedores y acreedores desempeñan papeles muy importantes en el ecosistema de las empresas, dotándolas de suministros y servicios. Sin embargo, son dos figuras con varias diferencias que es importante conocer.
¿Tienes dudas a la hora de diferenciar acreedores y proveedores? ¿Sabes cómo registrarlos en contabilidad?
Te ofrecemos esta guía para que aprendas a diferenciarlos y te contamos cómo Docuware puede ayudarte con su gestión contable.
Indice:
- Definición de proveedor
- Definición de acreedor
- Diferencias entre proveedor y acreedor
- Relación entre proveedores y acreedores en la contabilidad
- Cómo contabilizar movimientos de proveedores y acreedores
- Similitudes entre proveedor y acreedor
- Ejemplos de proveedores y acreedores
- Docuware y la gestión eficiente de proveedores y acreedores
- Conclusión
Definición de proveedor
Un proveedor es la persona o entidad que suministra a la empresa un producto o servicio relacionado directamente con la actividad de la misma. Son los encargados de abastecer los recursos necesarios para la operativa diaria.
Tipos de proveedor
Según su función podemos diferenciar distintos tipos de proveedores:
- Proveedores de bienes: son aquellos que suministran materias primas, productos terminados o herramientas necesarias para la producción.
- Proveedores de servicios: son los que ofrecen servicios como transporte, consultoría o tecnología.
- Proveedores de recursos: son los que facilitan los recursos económicos para poder continuar con la actividad productiva.
Los proveedores también se pueden clasificar según su procedencia (locales, nacionales, internacionales); según la regularidad de sus servicios (puntuales o recurrentes) o según el tipo de producto.
Definición de acreedor
Un acreedor es aquella persona, entidad o institución a la que una empresa debe dinero por bienes, servicios o financiación. Los acreedores no siempre están directamente relacionados con el núcleo de la actividad productiva de la empresa, pero sus servicios o suministros son esenciales para su operativa global.
Algunos ejemplos pueden ser: el alquiler del local donde se desarrolla el negocio, los servicios de publicidad, servicios bancarios o financieros, servicios de limpieza y mantenimiento, etc.
Tipos de acreedor
Los acreedores pueden clasificarse de diversas maneras, en función del tipo de deuda y de su relación con la empresa.
Según la garantía del crédito pueden ser:
- Acreedores personales: personas físicas que conceden un préstamo o crédito, normalmente no documentado. Por ejemplo, los préstamos entre familiares y amigos.
- Acreedores reales: son aquellos en los que la deuda se garantiza con un contrato donde figuran los términos y condiciones de ambas partes. Por ejemplo, una hipoteca.
- Acreedores pignoraticios: son los que piden un bien como garantía de la devolución de la deuda. El acreedor conserva “la prenda” y en caso de impago puede vender o subastar el bien, que ha de devolver en caso de saldarse la deuda.
Diferencias entre proveedor y acreedor
Como hemos ido adelantando, aunque ambas figuras doten de suministros o servicios a una empresa, tienen diferencias sustanciales. La principal radica en si estos servicios o suministros están o no relacionados directamente con la actividad principal de la empresa.
Los proveedores están directamente relacionados con la actividad principal de la empresa. Suministran la mercancía o servicio que se va a comercializar, o la materia prima necesaria para ello. Sin embargo, a los acreedores se les compran productos o servicios que, aunque son necesarios para el funcionamiento de la empresa, no están relacionados con su actividad principal.
Otra diferencia es que con los proveedores, las deudas suelen surgir de operaciones comerciales regulares. En cambio, los acreedores incluyen tanto operaciones comerciales como financieras.
Además acreedores y proveedores se registran de diferente manera en contabilidad.
En resumen, mientras los proveedores son clave en la producción y venta de bienes o servicios, los acreedores cumplen un papel de soporte financiero o funcional, facilitando el funcionamiento general de la empresa.
Relación entre proveedores y acreedores en la contabilidad
Desde el punto de vista contable, es también muy importante diferenciar acreedores y proveedores, ya que han de registrarse y abonarse de manera diferente.
El acreedor en contabilidad es aquella empresa o persona que suministra un servicio o producto que no está relacionado directamente con la actividad principal de la empresa, pero es necesario para que esta funcione. Esto genera una deuda y el acreedor, como sujeto activo, tiene derecho a reclamar el pago según las condiciones pactadas.
A los proveedores, en cambio, se les abona el importe del suministro de manera inmediata o en plazos de 30, 60 o 90 días, dependiendo de lo acordado. Al contabilizar los suministros, es fundamental llevar un registro ordenado de inventario, pedidos, facturas y cualquier otra información relacionada con el proveedor.
Una correcta clasificación facilita el control financiero y evita errores en los balances de la empresa.
Cómo contabilizar movimientos de proveedores y acreedores
Según el Plan General Contable (PGC) los movimientos de acreedores y proveedores deben registrarse de manera diferente. Dependiendo de a qué grupo pertenezca cada gasto, se reflejará en el nivel contable correspondiente.
Los proveedores se registran como compras de bienes o servicios en los libros contables, mientras que los acreedores, dependiendo de la naturaleza de la operación, se contabilizan como gastos financieros u operativos.
Las cuentas contables del grupo 4
Como señala el PGC, en el Grupo 4 (Acreedores y Deudores por operaciones de tráfico), se reflejan los derechos y obligaciones de la empresa originados por su actividad, así como sus obligaciones fiscales y sociales.
Dentro del Grupo 4, acreedores y proveedores han de registrarse de diferente modo:
- Proveedores: sus facturas se encuadran en la cuenta contable 400
- Acreedores: sus facturas se encuadran en la cuenta contable 410
El Grupo 4 es fundamental para gestionar las cuentas a corto plazo y garantizar un registro adecuado de las operaciones comerciales y obligaciones financieras.
Similitudes entre proveedor y acreedor
Acreedores y proveedores comparten también similitudes.
- Ambos pueden ser empresas o personas físicas
- Ambos tienen una relación comercial con la empresa, ya que esta les compra un producto o servicio.
- Ambos cuentan con una gestión contable específica dentro del Grupo 4 del PGC, aunque se registran en cuentas distintas.
Ejemplos de proveedores y acreedores
Vamos a ver algunos ejemplos prácticos de ambos para entender aún con más claridad sus respectivos roles:
Proveedores:
- Una empresa que vende los equipos informáticos a una oficina.
- Una empresa que proporciona las telas a una fábrica de ropa.
- Un autónomo que vende sus ilustraciones a una galería de arte.
- Una distribuidora de café que proporciona el café a una cadena de cafeterías.
Acreedores:
- Las entidades que suministran los servicios de electricidad, agua o telefonía a una oficina, fábrica o negocio.
- Los asistentes jurídicos o asesores de cualquier empresa.
- Los servicios de limpieza o vigilancia de cualquier empresa, local o comercio.
- Una entidad financiera que concede un crédito para comprar maquinaria.
Docuware y la gestión eficiente de proveedores y acreedores
Un software como DocuWare simplifica la gestión de registros al organizar, administrar y archivar documentos clave, como contratos y facturas. Además, su integración con sistemas ERP y CRM permite centralizar información crítica relacionada con proveedores y acreedores.
Por ejemplo, la solución de procesamiento de facturas de DocuWare automatiza la validación, el cotejo y el registro de documentos, como pedidos, entregas y facturas.
Además, DocuWare facilita la colaboración con los proveedores mediante:
- Reducción de tiempos de respuesta en la aprobación de pagos.
- Registro rápido y validación de nuevos proveedores.
- Análisis centralizado de costes y procesos.
Gracias a estas funcionalidades, DocuWare no solo agiliza los procesos contables, sino que también optimiza la relación con proveedores y acreedores, aportando mayor transparencia y control a las empresas.
Conclusión
Saber diferenciar proveedores y acreedores no solo te facilita la gestión financiera, sino que también te permite tomar decisiones más acertadas y eficientes. Los proveedores impulsan la actividad principal con bienes y servicios, mientras que los acreedores aportan recursos cruciales para que todo siga en marcha.
No olvides que DocuWare te ayuda a organizar, registrar y optimizar las relaciones con acreedores y proveedores, permitiendo flujos de trabajo más ágiles y garantizando un registro impecable de todos los movimientos. ¿Necesitas ayuda? ¡Contáctanos!
