A veces, para una empresa basta con instalar un software de gestión documental muy sencillo en un solo puesto de trabajo. Por otro lado, hay sistemas en los que varios miles de usuarios de diferentes filiales de un grupo empresarial procesan millones de documentos. Para que el DMS responda con el rendimiento necesario en los próximos años a las exigencias que cambian constantemente en la empresa deben considerarse cinco factores:- Interfaces gráficas de usuario modernas, basadas en web y móviles: Ya se trate de un sistema Mac o un PC Windows, de una tableta o un smartphone, el acceso a todos los documentos debe ser posible independientemente del equipo terminal. Un DMS limitado a una plataforma de cliente ralentiza la productividad de los empleados y es un obstáculo para la empresa a la hora de diseñar el futuro puesto de trabajo digital. La máxima flexibilidad se alcanza con un DMS compatible con todos los exploradores estándar, y más concretamente, con el actual estándar HTML5. Esta arquitectura facilita el acceso a los documentos desde cualquier dispositivo que esté conectado a Internet y disponga de un explorador. Además, con esta arquitectura resulta más sencillo seguir el ritmo del desarrollo dinámico de los terminales. Si está prevista una expansión de la aplicación móvil del DMS, también conviene contar con compatibilidad para aplicaciones iOS y Android nativas.
- Estándares de comunicación abiertos: Para contar con garantía de futuro, las interfaces del DMS deben posibilitar la comunicación con programas Windows, clientes web HTML5 y aplicaciones nativas en los dispositivos móviles. Así pues, tanto los estándares de comunicación abiertos como los protocolos estándar HTTP/HTTPS en combinación con REST (Representational State Transfer) son absolutamente imprescindibles.
- Compatibilidad con soluciones en la nube así como con servidores instalados in situ: Al adquirir un DMS también debe tenerse en cuenta que sea compatible con los principales servidores de base de datos; en especial con las versiones actuales de Windows y los sistemas de base de datos Microsoft SQL, MySQL y Oracle. Aunque no esté previsto todavía un traslado de los documentos a la nube, debería elegirse un producto DMS que además de funcionar en una amplia gama de servidores locales diferentes, también lo haga como solución SaaS genuina en la nube.
- La tenencia múltiple es un aspecto importante de la arquitectura de DMS siempre que esté previsto que varias organizaciones trabajen con el DMS. La tenencia múltiple es una condición indispensable para un DMS utilizado en modo de software como servicio (SaaS) o como solución en la nube, pero también es importante cuando el DMS se utiliza en una empresa con varias filiales o divisiones independientes. La tenencia múltiple hace posible una utilización más eficiente de los recursos, puesto se comparten, pero mantiene claramente separados los recursos del sistema que utilizan los distintos clientes. De este modo están garantizadas la seguridad de datos y la facturación transparente. Cada cliente dispone de sus propios archivadores, usuarios y derechos de acceso, y trabaja con sus flujos de trabajo específicos, configuraciones del sistema y prioridades, sin que ello afecte en modo alguno a los otros clientes.
- Escalabilidad: Un buen DMS permite empezar con la gestión documental digital a un nivel moderado. Una vez que se ha conseguido implantar la solución con pocos usuarios en un primer departamento, la aplicación del DMS se puede ir ampliando gradualmente a otros departamentos sin que la creciente comunidad de usuarios ni el aumento del volumen del archivo afecten al rendimiento. Esta flexibilidad es posible gracias a una arquitectura de DMS en la que todos los accesos a los documentos y las acciones de los usuarios se ejecutan a través de servicios.
En definitiva, una arquitectura del DMS con tenencia múltiple verdadera, estructura orientada a servicios e interfaces directas para aplicaciones web y móviles es la condición decisiva para una inversión con garantía de futuro en una gestión documental sólida y de alto rendimiento. Sin importar a qué velocidad crece la empresa, el DMS es capaz de mantener su ritmo y de adaptarse a nuevas exigencias sin inconvenientes. Sin inconvenientes significa: sin modificaciones que acarrean grandes gastos y sin medidas de capacitación que hagan perder tiempo.
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