Los sistemas informáticos importantes como una gestión de contenido empresarial (ECM) se suelen introducir de forma escalonada en las empresas. En el caso de algunas aplicaciones tecnológicas, resulta evidente por qué departamento o proyecto debe iniciarse la implantación. Ahora bien, ¿cómo debe priorizarse la introducción de la ECM de la que, al final, todos los departamentos de la empresa sacarán provecho?
La pregunta cobra mayor importancia porque uno de los motivos principales para implementar la ECM o la gestión documental electrónica es la eliminación del papel en la mesa de trabajo. Trabajar con papel es una carga costosa e ineficiente para toda empresa. Es un peso del que un sistema de ECM libera a todos los trabajadores, del director a los aprendices, de los vendedores a los ingenieros y especialistas, pasando por el personal de Recursos Humanos.
Existen razones de peso para introducir la solución de ECM en el departamento de Contabilidad en primer lugar. Es donde se amortiza más rápidamente la inversión en ECM, porque la introducción tiene lugar en el departamento que suele procesar más papel; sin olvidar que muchas facturas siguen llegando por correo ordinario. Además, a menudo, los contables crean las facturas en el ordenador, pero luego las imprimen y las envían por correo ordinario. Para acelerar el proceso, debería escanearse la factura y enviarse por correo electrónico. No obstante, eso sigue estando muy lejos de la gestión documental electrónica.
A todo ello, cabe añadir que el departamento de Contabilidad cuenta con procesos para informes y documentación que devoran papel en masa. Unos procesos que en formato digital serían más fáciles y rápidos, y quedarían más libres de errores.
Asimismo, la ECM responde muy bien a las necesidades específicas de Contabilidad: un trabajo coherente y claramente estructurado, a menudos con formularios y hojas de cálculo o con "contenido" definido legalmente. Determinadas autoridades como las fiscales y aduaneras, con las que interactúan los contables, especifican con toda claridad cuándo y cómo deben crearse, guardarse, actualizarse y presentarse determinados documentos. En cuanto al cumplimiento de plazos y vencimientos, la ECM también es de gran utilidad: nada se olvida ni se pasa por alto.
Para no incurrir en ningún incumplimiento, los contables deben garantizar la máxima seguridad de los datos y limitar el acceso a numerosos documentos para protegerlos frente a robo, falsificación o destrucción. Todo ello lo ofrece también la ECM casi de forma automática.
A esto hay que añadir que la ECM en Contabilidad ayuda a cumplir los plazos de descuentos, dado que las facturas entrantes se procesan mucho más deprisa. Gracias a una organización mejorada, también se evitan los excedentes de pagos, se optimiza la estructura de costes y se obtiene mayor liquidez. De esta manera, la introducción de la ECM en Contabilidad contribuye muy directamente a la rentabilidad de toda la empresa. Este es el mejor argumento para asignar la "pole position" al departamento de Contabilidad en la implantación gradual de la ECM: es aquí donde la ECM y la eliminación del papel aportan, lisa y llanamente, los mayores beneficios. No solo para los empleados de este departamento, sino también para el conjunto de la empresa.
